Gestionnaire administratif de dossiers de subventions (m/f/x)

En votre qualité de Gestionnaire administratif de dossiers de subventions au sein de la cellule Stratégie & Contrôle du service Aide urgente de la Direction générale Soins de santé, vous êtes responsable de l'organisation quotidienne des moyens de l'aide médicale urgente.
Vous améliorez la bonne coopération entre les différents acteurs du secteur de l'aide médicale urgente.
En concertation avec les collaborateurs au niveau central de l'équipe Incident and Crisis Management (ICM), vous vous chargez de la coordination des projets transversaux, comme les inspections, l'analyse de risques d'événements de masse dans le cadre de la mise en place d'un dispositif médical préventif et adéquat.

Exemples de tâches concrètes

• Traiter, gérer et analyser des demandes de financements et de subventions des services ambulanciers;
• A la demande de l'administration centrale, effectuer des contrôles, rédiger des rapports et assurer le suivi ;
• Compiler et gérer la documentation, les données pour le service, et vérifier et mettre à jour les informations ;
• A l'aide d'un feed-back du terrain, de rapports, de tableaux de bord... transmettre les informations à l'administration centrale afin que des actions stratégiques ou politiques puissent être prises si nécessaire ;
• Aider à élaborer/développer des systèmes de gestion de données au sein du service ;
• Tenir à jour la/les banque(s) de données du service en introduisant des données nouvelles ou modifiées de façon régulière ou à des moments convenus ;
• Demander des informations & gérer et traiter les plaintes de clients internes ou externes ;
• Mettre en œuvre les procédures/méthodes imposées au niveau fédéral et proposer des améliorations aux procédures/méthodes utilisées.

Plus d'info sur la fonction ?

Marcel Van der Auwera - Chef de service Aide Urgente
Correspondant SPF Santé Publique, Sécurité de la chaine Alimentaire et Environnement
Tél. : 02/524.92.20.
Email :  marcel.vanderauwera@health.fgov.be

Il y a 1 poste vacant au sein du service Aide urgente, du Directorat General Soins de Santé, du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement (bâtiment Eurostation - Place Victor Horta 40, boîte 10 à 1060 Bruxelles).

Par le développement d'une vision claire et des compétences nécessaires, le service d'aide urgente entend se profiler comme un partenaire fiable et efficace dans le secteur de l'aide urgente. Le service comprend deux cellules : la Cellule Stratégie et Contrôle et la Cellule Opérations, dotées certes d'une mission spécifique, mais en forte interaction. La collaboration avec les parties prenantes et le service à la population sont au centre des préoccupations de chacune de ces cellules. Le défi consiste à maintenir l'interaction et à faire en sorte que les missions concrètes s'accomplissent dans une synergie maximale, également avec les autres services liés aux hôpitaux de la Direction générale Soins de santé.

Avec une équipe multidisciplinaire compétente et motivée, la DG Soins de santé entend contribuer à une meilleure politique des soins de santé. À cette fin, elle utilise des données et des avis d'experts, de façon à assurer en permanence des soins de qualité, financièrement et géographiquement accessibles à tous. La DG Soins de santé vise à garantir au citoyen, aux institutions et à ses partenaires internationaux une offre médicale individualisée de grande qualité. Elle est ainsi responsable de la réglementation et de l'organisation de l'offre médicale.

Le SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement entend être le promoteur belge du principe « One World, One Health », en mettant la santé et toutes ses composantes au centre de ses préoccupations et de ses missions, autant la santé humaine, la santé de la planète, la santé animale et végétale que l'alimentation. Le SPF entend être un point de référence dans le domaine de la santé, un département d'appui stratégique transversal « Health and Environment in all policies » et une organisation en réseau qui garantit une excellence opérationnelle dans l'exécution de tâches avec valeur ajoutée, avec l'ambition de protéger et d'améliorer la santé des citoyens.

Pour y parvenir, le SPF entend être une organisation responsable, cohérente, apprenante et créative qui s'appuie sur des collaborateurs compétents et autonomes, ayant le sens des responsabilités et qui développent leur expertise et leurs talents.


Pour en savoir plus : Découvrez notre SPF sur son site internet ou sur YouTube.

Compétences

Compétences comportementales

• Vous établissez des liens entre diverses données, concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates.
• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises. Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.

Compétences techniques

• Vous avez de bonnes capacités de communication orale

Une bonne motivation est également importante.

Attention ! Les compétences en gras sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction. Elles ont une valeur plus importante dans le score final (x2).

Atouts

• Une expérience en comptabilité ou avec les chiffres;
• L'utilisation aisée de différents programmes informatiques (suite Microsoft office -XLS, outlook, word, ...);
• L'équipe est bilingue, une connaissance du néerlandais est un atout également.

Conditions de participation

1. Diplôme requis à la date limite d'inscription :

• diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, p.ex. : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
• diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d'au moins deux années d'études
• certificats attestant la réussite des deux premières années d'études de l'Ecole royale militaire
• diplôme de l'enseignement maritime de cycle supérieur ou de l'enseignement artistique ou technique supérieur du 3e, 2e ou 1er degré de plein exercice
• diplôme de géomètre expert immobilier, de géomètre des mines ou diplôme d'ingénieur technicien. 

Téléchargez votre diplôme dans le C.V. en ligne de votre compte ‘Mon Selor' au moment de l'inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Quelles sont les autres possibilités de participation en matière de diplôme ?

• Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l'un des diplômes précités.
• Vous participez sous réserve lorsque :
  • vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique :
    Vous n'avez pas encore obtenu l'équivalence de votre diplôme ? Adressez-vous dès maintenant (la procédure étant relativement longue) auprès du Ministère de la Communauté française (02/690.80.00) et envoyez-la à Selor.

  
  

  • vous avez obtenu votre diplôme dans une langue autre que le français :
    En fonction de votre situation, vous devrez peut-être obtenir un certificat linguistique chez Selor pour attester de votre connaissance du français. Pour ce faire, vous devez vous inscrire en ligne.

Vous n'êtes pas certain que votre diplôme vous donne accès à la sélection ou vous ne savez pas si vous devez passer un test linguistique ?
Informez-vous auprès la personne de contact de Selor avant la date limite d'inscription (voir « Données de contact Selor »).

2. Expérience requise à la date limite d'inscription :
Une expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la gestion de dossiers de minimum une année dans laquelle vous accomplissiez au moins une des tâches reprises ci-dessous :

• Suivi et mises à jour de bases de données dans des tableaux XLS
• Traitement et suivi de dossiers
• Contrôle ou analyse de factures ou pièces justificatives

Complétez votre C.V. en ligne de la manière la plus complète (tâches de l'expérience), en français et en tenant compte de la « Vérification des conditions de participation » sous la rubrique « Procédure de sélection » et ce avant la date limite d'inscription.

Conditions de travail

Vous serez engagé dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée dans le grade de d'expert administratif (niveau B), avec l'échelle de traitement correspondante.
 

Rémunération
Traitement de départ minimum : 29 725,834 EUR (salaire annuel brut, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non comprises, une année d'ancienneté déjà comprise).

Avantages

• possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
• nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
• assurance hospitalisation avantageuse
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• avantages et offres intéressantes grâce à la carte carte Fed+
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• divers avantages sociaux
• mise à disposition d'un ordinateur portable + frais mensuels internet et abonnement GSM avantageux
• accessibilité aisée via les transports en commun
• restaurant d'entreprise pratiquant des prix démocratiques
• possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
• horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine.

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l'administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Important

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening' de votre compte en ligne Mon Selor afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d'inscription mentionnée dans l'onglet ‘Mes procédures de screening'. Passé ce délai, si vous n'êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d'organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l'épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne de contact mentionnée dans la rubrique « Données de contact Selor » le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.

Tests de sélection

1. Vérification des conditions de participation. 

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer des diplômes requis et de posséder l'expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. en ligne tel qu'il aura été complété dans « Mon Selor » à la date limite d'inscription.

A quoi devez-vous être attentif ?
Complétez votre C.V. dans la langue de l'emploi pour lequel vous postulez. 

Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience est requise, nous vous conseillons d'accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

Vous manquez de place dans le champ ‘tâches et responsabilités' ? Ajoutez les informations supplémentaires dans les champs « Décrivez ce que vous avez appris dans cette fonction » et « Pourquoi changer d'emploi ? » avec le titre : « Suite des tâches et responsabilités ». Mentionnez le nom du champ dans lequel vous avez tapé les informations supplémentaires au bas du champ ‘tâches et responsabilités‘.

2. Screening spécifique à la fonction

2.1. Event 1: Épreuve informatisée (2h)

Les compétences  suivantes seront mesurées à l'aide d'une épreuve informatisée : analyser l'information, résoudre des problèmes, travailler en équipe.

Tenant compte du nombre d'emplois à pourvoir, seuls les 12 premiers lauréats seront conviés à l'épreuve suivante. En cas d'égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.  

Cette épreuve se déroulera dans la première moitié de mars 2021 (sous réserve).  Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l'épreuve informatisée. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous répondez aux conditions de participation. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.


2.2. Event 2: Entretien (+/- 1h30) 

Ce test sera éventuellement organisé à distance. Pour les modalités pratiques, vous serez contacté par l'un de nos collaborateurs qui vous expliquera la marche à suivre.

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences') répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera à partir de fin mars 2021 (sous réserve).   Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l'épreuve. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Plus d'infos concernant la procédure de sélection ?
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Compte rendu
Après réception de votre résultat à une épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d'informations sur www.selor.be, rubrique Contact.

Et après la procédure de sélection ?

Si vous êtes lauréat ?
Vous serez repris sur la liste des lauréats si vous avez réussi le screening spécifique à la fonction - Entretien.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu'une place se libère à nouveau pour cette fonction.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?
Une liste reprenant tous les lauréats, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l'attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Si vous n'êtes pas lauréat ?
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes :

• demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection, via ‘Mon Selor', dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles'. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).
  
  Procédure
  Etape 1 : cochez l'option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
  Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
  Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l'adresse suivante : diversity@bosa.fgov.be
  Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.
  
  Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue)
  
  
• être classé si vous le demandez dans la liste de recrutement spécifique pour des lauréats présentant un handicap en cas de réussite aux sélections statutaires fédérales. Les services publics qui atteignent moins de 3% de leur quota sont obligés de consulter les candidats de ces réserves en priorité.
• Demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l'engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n'en sera pas informé automatiquement.
  Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d'adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l'envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap au moment de l'inscription à la sélection.

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?

Par exemple : vous avez besoin d'un local à part pour une pause d'allaitement ?
Prenez contact avec diversity@bosa.fgov.be (au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 23 février 2021 (à minuit au plus tard) inclus.

Vous devez poser votre candidature en ligne via 'Mon Selor'. Nous procédons au screening du C.V. tel qu'il se trouve dans 'Mon Selor' à la date limite d'inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l'inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d'inscription) dans l'un des formats suivants : PDF, DOC, DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact chez Selor (voir la rubrique ‘Données de contact Selor') en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Correspondant Selor 
Ulysse Meert - Assistant HRS
Tél. : 02/740.80.72
E-mail : ulysse.meert@bosa.fgov.be

Adresse et coordonnées générales
Selor
WTC III - Bld. Simon Bolivar, 30
1000 Bruxelles
Site web : www.selor.be/fr/contact

Comment arriver chez Selor ?
Description du trajet