Payroll Officer (ANG23003) (m/v/x)

Wil je actief meewerken aan het beheer van de loon- en personeelsadministratie van meerdere federale organisaties? Wil je de medewerkers van klanten graag verder helpen met deze administratie? Dan is dit een job voor jou, we zijn namelijk op zoek naar Payroll Officers.

Je beheert samen met je collega’s binnen jouw team een portefeuille van loon- en personeelsadministratiedossiers voor een klant of een groep klanten. Je staat in voor het zorgvuldig, efficiënt beheer van de loon- en personeelsadministratie voor de medewerkers van jouw klanten en ziet er op toe dat dit alles gebeurt conform de geldende regelgeving.

Dit houdt onder meer de volgende taken in:

• Je staat in voor het administratief beheer van het volledige loon- en personeelsdossier van de personeelsleden binnen jouw portefeuille.
• Je adviseert het personeelslid bij alle vragen omtrent loon- en personeelsadministratie: verloven, wedde, vergoedingen ...
• Op vraag van de personeelsdienst voer je in- en uitdiensttredingen, promoties, detacheringen ... in in het personeelsbeheersysteem en zorg je voor de opmaak van de nodige documenten. 
• Je bent verantwoordelijk voor de datakwaliteit: je garandeert een foutloze maandelijkse payroll en een correct en volledig personeelsdossier.

De personeelsleden en medewerkers van de personeelsdienst contacteren je telefonisch of via een ticketing tool. 

Je staat mee in voor de continue verbetering van zowel de interne werking en processen als de dienstverlening naar de klanten toe.

Je werkt actief mee aan het kennisbeheer en de kennisdeling binnen jouw team en je neemt ook verantwoordelijkheid voor het bijspijkeren en up to date houden van je eigen kennis.

Je kan naargelang van je interesses en competenties ook andere rollen opnemen binnen PersoPoint, zoals opleider voor materies waar je een bepaalde expertise in hebt, projectmedewerker, expert voor specifieke materies.

Wanneer je Payroll Officer wordt bij PersoPoint, verwachten we niet dat je een expert bent in human resources.

• Je krijgt bij de start enkele weken training in een kleine groep. Zo leer je de regelgeving, procedures en personeelsadministratie kennen en maak je kennis met de programma’s die wij gebruiken.
• Menselijke hulpbronnen veranderen voortdurend en jij ook! Wij bieden het hele jaar door trainingen aan om op de hoogte te blijven van het werk. Daarnaast kan je, als je dat wilt of nodig hebt, ook opleidingen volgen in taal, kantoor en een heleboel andere nuttige gebieden.
• Bij Persopoint ben je nooit alleen, je krijgt veel steun van collega's en managers.

Maar dat is niet alles!

Als je wilt, kan je jezelf natuurlijk ontwikkelen. Je start bij ons als "junior" op C-niveau (CESS-niveau). Nadien heb je de mogelijkheid om een toelatingstest voor niveau B (bachelorniveau) af te leggen. Indien je deze test succesvol volbrengt, kan je doorstromen naar een tussenpositie. Eenmaal je een bepaalde deskundigheid hebt verworven, kan je je bovendien ook in een bepaald gebied specialiseren en doorgroeien naar een functie van senior, expert, analist …

Aarzel dus zeker niet om de sprong te wagen!

Heb je vragen over de jobinhoud? 

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er zijn 15 plaatsen bij PersoPoint, van de FOD Beleid en Ondersteuning (WTC III Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel).

Als Federaal Sociaal Secretariaat verzorgt DG PersoPoint de loon- en personeelsadministratie van meerdere federale organisaties. PersoPoint biedt aan zijn klanten een dienstencatalogus aan inzake loonadministratie, personeelsadministratie, digitaal personeelsdossier, juridisch advies en rapportage.

De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (FOD BOSA) staat de regering bij en ondersteunt de federale organisaties in verschillende domeinen: IT, HR, organisatiebeheersing en integriteitsbeleid, begroting, boekhouding en overheidsopdrachten.

Meer informatie vindt u op FOD Beleid & Onder­steuning | BOSA (belgium.be).

Gedragsgerichte competenties

• Informatie Analyseren: Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Problemen Oplossen: Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit

• In Team Werken: Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht Handelen: Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Betrouwbaarheid Tonen: Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.

Technische competenties

• Je kan de reglementering en wetgeving die van toepassing is op de medewerkers van de federale overheid toepassen. 

Dit wordt getest tijdens een PC-test waarop je je kan voorbereiden, voorkennis is niet vereist (zie 'Procedure - Stap 3: Specifieke screening - PC').

Een goede motivatie is eveneens belangrijk en weegt harder door in de eindscore (x2). 

Niet vereist, wel een troef

• Vermits je in een tweetalige omgeving werkt is de kennis van het Frans een pluspunt.
• Kennis van de processen en de procedures die eigen zijn aan de behandeling van personeelsdossiers.
• Kennis van en kunnen werken met interne (informatica)tools en systemen en de basisbureauticatoepassingen (Word en Excel).
• Je kan je mondeling en schriftelijk vlot uitdrukken. 

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
• Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Hoe nog deelnemen qua diploma? 

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.
• Als je jouw diploma behaald in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan hier de opties voor deelname.
• Je kan ook deelnemen als je jouw diploma hebt behaald in een van de 27 lidstaten van de Europese Unie of, IJsland, Noorwegen, Liechtenstein of Zwitserland en je hebt je gelijkwaardigheidsattest van je diploma bij de Vlaamse Overheid niet verkregen. 

Laad je diploma op in het gedeelte “CV” in van je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Ben je vastbenoemd Nederlandstalig ambtenaar?

Dan kan je deelnemen op basis van mobiliteit, mits je benoemd bent bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit), of
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

Aangezien de openstaande functie een functie is van niveau C kan je enkel deelnemen indien:

• je benoemd bent op niveau C
• of je geslaagd bent voor het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau C en je opgenomen bent in de laureatenlijst.

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden. 

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming of van slagen al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, hoef je dit niet opnieuw te doen.

Als je al werkt voor de rekruterende instelling, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

Ben je Nederlandstalig beroepsmilitair?

De openstaande functie is van niveau C. Je moet dus:

• je attest van je carrière als beroepsmilitair opladen in het onderdeel ‘Diploma’ in jouw online account.
• vanaf je inschrijving de persoon contacteren die vermeld wordt in de rubriek ‘contactpersoon procedure’, om je gelijkwaardigheid van niveau te bepalen

In dit geval hoef je niet te voldoen aan de diplomavoorwaarden of ervaringsvereisten.

Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

Een relevante professionele ervaring van minstens één jaar in het domein van administratie, verdeeld over ten minste twee van onderstaande taken:

• zelfstandig beheren van eigen dossiers (b.v. autonoom een dossier verwerken conform bepaalde procedures, reglementering …)

• organiseren van vergaderingen (b.v. agenda van een vergadering bepalen, de vergadering leiden, een verslag opmaken …)

• als contactpersoon optreden voor interne en externe klanten/burgers/personeelsleden (b.v. mensen informeren over hun dossier, vragen beantwoorden, klachten behandelen …)

• beheren van inkomende en uitgaande briefwisseling

• opstellen van brieven/processen-verbaal/verslagen/presentaties/nota's/sociale documenten/decreten

• archiveren van verschillende documenten (b.v. verzamelen en opslaan van documenten op een gestructureerde wijze …)

Vul je cv volledig in in het Nederlands in de rubriek "CV" van jouw online account, voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als HR Officer niveau C met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 28.546,57 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
  • mogelijkheid tot telewerk
  • glijdende werkuren in een 40-uren week
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid tot telewerk
  • 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
  • 12 dagen recup (ter compensatie van 40u)

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
  • uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)

• Financiële voordelen
  • mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+ kaart
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Als je deelneemt op basis van jouw diploma, wordt je benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Als je deelneemt op basis van mobiliteit, hoef je geen stage meer te doen.

Als je benoemd bent bij een andere organisatie dan de rekruterende en je in dienst treedt via mobiliteit, start een proefperiode van 3 maanden waarin jij en de organisatie kunnen beslissen of er een match is. Indien jij of de rekruterende organisatie hiervan niet overtuigd zijn, keer je terug naar je vroegere werkgever. Klikt het van bij de start, dan kunnen jullie onderling sneller beslissen om de definitieve overstap te maken.

Als je reeds benoemd bent bij de rekruterende dienst in het niveau van de selectie, treed je in dienst via de principes van interne mutatie.

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.   

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen en arbeidspostaanpassingen voor meer info.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk aanpassingen krijgen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: screening van diploma en/of benoemingsbesluit

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma en/of benoemingsbesluit. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en de informatie ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Screening van vereiste ervaring

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je over de vereiste relevante professionele ervaring beschikt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je cv zoals het is ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum. We houden bij deze screening geen rekening met eventuele documenten die opgeladen zijn in het gedeelte “mijn extras” van jouw online account.

Waarop moet je letten?

Vul het cv in in het Nederlands. Cv’s in andere talen worden niet gescreend.
Besteed voldoende aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

Stap 3: Specifieke screening - PC (+/- 2.30u)

Via een situationele beoordelingstest (sjt) en meerkeuzevragenlijst (MKV) worden de volgende generieke competenties en één technische competentie gemeten, namelijk informatie integreren, problemen oplossen en “ Je kan de reglementering en wetgeving die van toepassing is op de medewerkers van de federale overheid toepassen.”

Voor de meerkeuzevragenlijst kan je je voorbereiden door volgende reglementering op voorhand grondig door te nemen. Deze twee teksten zullen tijdens de test ook online beschikbaar zijn: 

• Koninklijk besluit van 19 november 1998 betreffende de verloven en afwezigheden toegestaan aan de personeelsleden van de rijksbesturen
• Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten

Gezien de aard van test wordt er slechts één testmoment voorzien, namelijk op 17 februari 2023 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.
Pas op: er wordt voor deze proef maar één mogelijk testmoment voorzien. Je wacht dus best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt (voor het totaal op deze twee testen en een minimum van 50/100 behaalt voor de MKV). Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 75 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat. 

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 4: Specifieke screening - Interview (+/- 1u)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.
Deze proef zal plaatsvinden in de eerste twee weken van maart 2023 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van Stap 4: Specifieke screening - interview. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte motivatie voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte technische competentie (MKV) voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst van maximum 75 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap. Meer informatie vind je op onze pagina hierover.

Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina hierover.

Je kan solliciteren tot en met 30 januari 2023.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma en/of benoemingsbesluit dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma en/of benoemingsbesluit opladen
Je kan je diploma en/of benoemingsbesluit in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen’). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de procedurecode van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Vragen rond de testen en scoring?

Meer uitleg over de scoring van onze testen vind je via deze link.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.

Contact

Meer info over de jobinhoud?
Krista Berghs - Business Unit Manager
Contactpersoon FOD Bosa
Tel.: 02/740.72.09
E-mail: krista.berghs@bosa.fgov.be

Meer info over de selectieprocedure?
Ellen Noynaert - HR-assistent
Contactpersoon Werkenvoor.be
Tel.: 02/740.77.92
E-mail: ellen.noynaert@bosa.fgov.be

Adres en algemene contactgegevens
FOD BOSA – Werkenvoor.be
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.werkenvoor.be/NL/contact

Hoe ons bereiken?
Wegbeschrijving