Administratief assistent secretariaat (m/v/x)

De POD Wetenschapsbeleid zoekt 1 contractueel administratief assistent voor de secretariaten van de dienst Onderzoeksprogramma's en de Sociale dienst.

Je zal deel uitmaken van beide secretariaten en deze ondersteunen in hun dagelijkse werking:

• Je volgt interne en externe vragen op en stuurt ze indien nodig door naar betrokken medewerkers;
• Je volgt op of externe partners tijdig rapporteren;
• Je verzorgt de lay-out van projectverslagen en andere interne en externe documenten;
• Je ben verantwoordelijk voor het opstellen en versturen van mailings;
• Je stelt verslagen van vergaderingen op;
• Je fungeert als back-up voor het onthaal van de POD Wetenschapsbeleid.

Meer info over de jobinhoud?
VANCAUWENBERGHE Maaike - Adviseur dienst Onderzoeksprogramma's
Contactpersoon POD Wetenschapsbeleid
Tel.: 02/238 36 78
E-mail: maaike.vancauwenberghe@belspo.be

GERONNEZ Diane – Verantwoordelijke Sociale Dienst
Contactpersoon POD Wetenschapsbeleid
Tel.: 02/238 35 27
E-mail: diane.geronnez@belspo.be

RUYSSEVELDT Steven – Verantwoordelijke Logistieke Dienst
Contactpersoon POD Wetenschapsbeleid
Tel.: 02/238 35 30
E-mail: steven.ruysseveldt@belspo.be

 

Er is 1 contractuele plaats van onbepaalde duur vacant als Administratief assistent secretariaat (m/v/x) bij de dienst Onderzoeksprogramma's en de Sociale dienst van de POD Wetenschapsbeleid (WTCIII, Simon Bolivarlaan 30 bus 7, 1000 Brussel)

De dienst Onderzoeksprogramma's van de POD Wetenschapsbeleid (BELSPO) staat in voor de voorbereiding en de evaluatie van het federale wetenschapsbeleid en aanverwante aangelegenheden, in het bijzonder de tenuitvoerlegging in opdracht van de regering, van wetenschappelijke en technische middelen ter ondersteuning van de bevoegdheden van de federale overheid en de uitbouw van een permanente algemene expertise ten dienste van de federale overheid in de wetenschappelijke en technische gebieden (KB 12/02/2002).

Hiertoe zet de dienst meerjarige onderzoeksprogramma's op het getouw met als referentiekader internationale beslissingen en -overeenkomsten of regerings-en ministeriële verklaringen. Via deze multidisciplinaire onderzoeksprogramma's en de ondersteuning van nationale en internationale onderzoeksinfrastructuren biedt de dienst een aanzienlijke bijdrage aan het wetenschappelijke onderzoek en de tewerkstelling van jonge onderzoekers.

De Sociale dienst van de POD Wetenschapsbeleid (BELSPO) biedt individuele en collectie hulpverlening aan de actieve en gepensioneerde personeelsleden van BELSPO en de wetenschappelijke instellingen. De partners en de kinderen van de personeelsleden zijn ook begunstigden van de sociale dienst.

Op het vlak van individuele hulpverlening, zijn de belangrijkste opdrachten van de dienst:

• Psychosociale bijstand
• Financiële tegemoetkomingen
• Juridische rechtsbijstand

Op het vlak van collectieve bijstand gaat het onder meer om:

• De aansluiting bij de collectieve hospitalisatieverzekering
• De tussenkomst in medische en optiekkosten
• De tegemoetkoming in de cultuur- en sportactiviteiten
• De tussenkomst in de kinderopvang
• De toekenning van geboortepremies
• De organisatie van het Sinterklaasfeest

De POD Wetenschapsbeleid (BELSPO) is met bijna 3000 medewerkers de vierde grootste Federale Overheidsdienst. BELSPO heeft als opdrachten de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het federaal wetenschapsbeleid en is in die context onder meer belast met:

• De uitvoering van onderzoeksprogramma's, -activiteiten en -netwerken op Belgisch en internationaal niveau, met inbegrip van de Interuniversitaire Attractiepolen (IUAP);
• Het beheer van de Belgische deelname aan de programma's en activiteiten binnen de Europese Ruimtevaartorganisatie (ESA) en andere nationale en internationale organisaties verantwoordelijk voor onderzoek en wetenschappelijke dienstverlening;
• Het administratief, financieel en materieel beheer van de Federale Wetenschappelijke Instellingen (FWI's) die deel uitmaken van het Departement, alsook de coördinatie van hun onderzoeksactiviteiten en wetenschappelijke dienstverlening;
• De coördinatie van het wetenschapsbeleid op federaal, interfederaal en internationaal vlak;
• De ontwikkeling en analyse van indicatoren voor Onderzoek en Ontwikkeling (O&O), evenals met de invoer ervan in internationale databanken.

Via de 10 federale wetenschappelijke instellingen die deel uitmaken van de POD Wetenschapsbeleid staat BELSPO in voor de studie, het beheer en de valorisatie van een wetenschappelijk en cultureel erfgoed.

Competenties

Gedragsgerichte competenties
 

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.
Opgelet! De competenties in het vet worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.


De competenties “objectieven behalen” en “in team werken” wegen harder door in de eindscore (X2).
Niet vereist, wel een troef
 

• Je hebt een goede kennis van het Frans en Engels gezien de meertalige werkomgeving.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
• Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Hoe nog deelnemen qua diploma? 

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
   
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
  • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
    • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
    • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
  • Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
    Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum: 

Je hebt minimum 1 jaar professionele ervaring in secretariaatswerk of administratieve ondersteuning, waarbij je minstens 2 van onderstaande taken uitvoerde:

• Het gebruik van MS Office-toepassingen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, …);
• Het mondeling en schriftelijk te woord staan van interne en externe klanten;
• Het opstellen van documenten volgens geldende richtlijnen (brieven, verslagen, …);
• Het archiveren van documenten volgens geldende richtlijnen.

Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum. 
 

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven via een contract van onbepaalde duur als Administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.


Loon
Minimum aanvangswedde: 26 899,35 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).


Voordelen 

• Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• Uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• Voordelige hospitalisatieverzekering
• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• Voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• Gratis toegang tot de federale musea met de Belspo-kaart
• Mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• Allerlei sociale voordelen
• Beschikken over een laptop
• Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• Bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• Mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• Glijdende werkuren in een 38-uren week
• Minimum 26 verlofdagen per jaar.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op ">FedWeb, het portaal van het federale personeel.

 

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet 

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectietesten

1. Screening van deelnemingsvoorwaarden. 

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma en de vereiste relevante professionele ervaring hebt.
De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

 

2. Functiespecifieke screening

2.1. Event 1: Computergestuurde proef (1u25) 

Via een postbaktest worden volgende gedragsgerichte competenties gemeten: 

• Informatie analyseren
• Problemen oplossen

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 0 punten op 100 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.
Deze proef zal plaatsvinden tussen 17/8/2022 en 24/8/2022 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


2.2. Event 2: Interview (1u10):

Omwille van praktische redenen kan deze proef op afstand worden georganiseerd. In dat geval zal je gecontacteerd worden door één van onze medewerkers, die je de procedure hiervoor uitlegt.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond de tweede helft van september (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Deze proef zal plaatsvinden bij de POD Wetenschapsbeleid of vanop afstand (online).
 

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden. 

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

 

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
• als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.
• Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren. 
 

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.
 

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening (2.2 Interview). 

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. 

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd. 

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren kan tot en met 25/7/2022.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail. 

Diploma opladen

Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Contactpersoon Selor
Joni D'haeseleer – HR-consultant
Tel.: 02/238.36.13
E-mail: joni.dhaeseleer@belspo.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving