Agent d'accueil et de secrétariat (m/f/x)

Il y a 2 postes vacants au sein du Service logistique du SPP Politique scientifique (Belspo), situé boulevard Simon Bolivar 30 à 1000 Bruxelles.

La Politique scientifique fédérale (Belspo) avec près de 3000 employés et un budget annuel d'environ 530 millions d'euros est le quatrième plus grand Service Public Fédéral.

Belspo a pour missions la préparation, la mise en œuvre et l'évaluation de la Politique scientifique Fédérale et dans ce contexte est responsable de : 

• la mise en œuvre de programmes de recherche, des activités et des réseaux en Belgique et au niveau international; 
• la gestion de la participation belge aux programmes et activités au sein de l'Agence spatiale européenne (ESA) et d'autres organisations nationales et internationales, responsables de services de recherche et scientifiques; 
• la gestion administrative, financière et matérielle, ainsi que de la coordination des activités de recherche et des services scientifiques des Etablissements Scientifiques Fédéraux (ESF) qui font partie du Département;
• la coordination de la politique scientifique au niveau fédéral, interfédéral et international;
• le développement et l'analyse des indicateurs en Recherche et Développement (R&D) ainsi que de leur introduction dans des banques de données internationales.

A travers les 10 Institutions scientifiques fédérales qui font partie du SPP Politique scientifique, la gestion et la promotion du patrimoine scientifique et culturel est estimée à 6,5 milliards €.

Le Service logistique veille au bon déroulement des processus liés aux activités d'achats, à la gestion des étages occupés par Belspo au WTC3, à la logistique et à la maintenance, à la gestion du parc automobile, à l'organisation d'événements et à l'accueil des visiteurs.

Compétences

Compétences comportementales

• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Vous réagissez aux stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
  

Compétence technique

• Vous disposez d'une bonne capacité de communication orale. Vous vous exprimez de manière claire et concise.

Une bonne motivation, reprenant une vision correcte du SPP Politique scientifique, de ses établissements scientifiques, du service et contenu de la fonction est essentielle.
Celle-ci, ainsi que la compétence technique (bonne capacité de communication orale) ont une valeur qui compte double dans le score final.

Si votre motivation ne répond pas aux exigences de cette fonction, vous ne pourrez pas réussir cette sélection et ne serez pas repris dans la liste des lauréats.

Atouts

• Vous avez une bonne connaissance du néerlandais et de l’anglais étant donné le milieu bilingue de la fonction.
• Vous avez une bonne orthographe et disposez de bonnes capacités rédactionnelles.

 

Conditions de participation

1. Diplôme requis à la date limite d’inscription :

• Certificat délivré suite à la réussite avec fruit de la sixième année de l'enseignement secondaire ou certificat de qualification de cette sixième année;
• Certificat de l'enseignement secondaire supérieur ou diplôme d'aptitude à accéder à l'enseignement supérieur;
• Diplôme délivré suite à la réussite de l'examen visé à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques;
• Diplôme ou certificat de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins sept cent cinquante périodes de cours.

Téléchargez votre diplôme dans le C.V. en ligne de votre compte ‘Mon Selor’ au moment de l’inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Quelles sont les autres possibilités de participation en matière de diplôme ?
Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l’un des diplômes précités.

• Vous participez sous réserve lorsque :
  • vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique :
    Vous n’avez pas encore obtenu l’équivalence de votre diplôme ? Adressez-vous dès maintenant (la procédure étant relativement longue) auprès du Ministère de la Communauté française (02/690.80.00) et envoyez-la à Selor.
    
    
  • vous avez obtenu votre diplôme dans une langue autre que le français :
    En fonction de votre situation, vous devrez peut-être obtenir un certificat linguistique chez Selor pour attester de votre connaissance du français. Pour ce faire, vous devez vous inscrire en ligne.

Vous n’êtes pas certain que votre diplôme vous donne accès à la sélection ou vous ne savez pas si vous devez passer un test linguistique ?
Informez-vous auprès la personne de contact de Selor avant la date limite d’inscription (voir « Données de contact Selor »).


2. Expérience requise à la date limite d’inscription :
Une expérience professionnelle pertinente de minimum une année dans le domaine de l'accueil et du secrétariat répartie dans les 3 tâches suivantes :

• Accueil et orientation des visiteurs internes et externes. 
• Gestion des appels téléphonique entrants et sortants et transferts des communications.
• Gestion de tâches administratives (rédaction de lettres/emails, classement papier/électronique, encodage de données, gestion des agendas).

Complétez votre C.V. en ligne de la manière la plus complète en tenant compte de la « Vérification des conditions de participation » sous la rubrique « Procédure de sélection » et ce avant la date limite d’inscription.

Conditions de travail

Vous serez engagé dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée, dans le grade d'assistant administratif (niveau C) avec le barème de traitement correspondant (C1). 

Rémunération
Traitement de départ minimum : 24.851,03 EUR (salaire annuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises).

Avantages

• possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
• nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
• assurance hospitalisation avantageuse
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• avantages et offres intéressantes grâce à la carte Fed+
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• divers avantages sociaux
• accessibilité aisée via les transports en commun
• possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
• horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
• 26 jours de congés par année.

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l’administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.

Important

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening’ de votre compte en ligne Mon Selor afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d’inscription mentionnée dans l’onglet ‘Mes procédures de screening’. Passé ce délai, si vous n’êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d’organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l’épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne de contact mentionnée dans la rubrique « Données de contact Selor » le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.

Tests de sélection

Exceptionnellement, aucun screening générique n'est organisé dans cette sélection. Toutes les compétences de base sont mesurées à l'aide du screening spécifique à la fonction.
Vous ne pouvez pas obtenir de dispenses pour d'autres procédures de sélection.
Si vous remplissez les conditions de participation, vous serez directement invité à l'épreuve de screening spécifique.


1. Vérification des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection à condition de disposer des diplômes requis et de posséder l’expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. en ligne tel qu’il aura été complété dans « Mon Selor » à la date limite d’inscription.

A quoi devez-vous être attentif ?
Complétez votre C.V. dans la langue de l’emploi pour lequel vous postulez.

Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience est requise, nous vous conseillons d’accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

2. Screening spécifique à la fonction

2.1. Event 1: Épreuve informatisée (1h35)

Cette épreuve sera organisée en présentiel à Selor (Salle test PC).

Les compétences suivantes seront mesurées à l’aide d’une épreuve informatisée (test de jugement situationnel) : 

• Analyser l'information; 
• Résoudre des problèmes; 
• Travailler en équipe; 
• Faire preuve de fiabilité; 
• Atteindre les objectifs.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.
Tenant compte du nombre d’emplois à pourvoir, seuls les 10 premiers lauréats seront conviés à l’épreuve suivante. En cas d’égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Cette épreuve se déroulera à partir du 24.02.2021 (date sous réserve).
Dès le 20.02.2021 (date sous réserve), via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l’épreuve informatisée. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'étape précédente (Vérification des conditions de participation).
Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne votre date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles.
Cependant, n’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.


2.2. Event 2: Entretien (1h00)

Ce test sera organisé à distance ou en présentiel selon le contexte.
Pour les modalités pratiques, vous serez contacté par l'un de nos collaborateurs qui vous expliquera la marche à suivre.

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et la compétence technique (bonne capacité de communication orale, voir rubrique ‘Compétences’) répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.
Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l’entretien.
Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera à partir du 29.03.2021 (date sous réserve).
Dès le 11.03.2021 (date sous réserve), via l’onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l’épreuve orale "Entretien".
Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi le screening de l’étape précédente (Event 2.1.: Epreuve informatisée) et que vous êtes classé dans les 10 premiers.
Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne votre date et heure de passation d’épreuve parmi les choix disponibles.
Cependant, n’attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Plus d’infos concernant la procédure de sélection ?
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Compte rendu
Après réception de votre résultat à une épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d’informations sur www.selor.be, rubrique Contact.

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes :

• demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l’inscription à la sélection, via ‘Mon Selor’, dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles’. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).
  
  Procédure
  Etape 1 : cochez l’option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
  Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
  Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l’adresse suivante : diversity@bosa.fgov.be
  Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.
  
  Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue)
  
  
• être classé si vous le demandez dans la liste de recrutement spécifique pour des lauréats présentant un handicap en cas de réussite aux sélections statutaires fédérales. Les services publics qui atteignent moins de 3% de leur quota sont obligés de consulter les candidats de ces réserves en priorité.
• Demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l’engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n’en sera pas informé automatiquement.
  Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d’adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l’envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap au moment de l’inscription à la sélection.

Plus d’information sur notre gestion de la diversité ?
Vous trouverez davantage d’informations à propos de notre politique d’égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?

Par exemple : vous avez besoin d’un local à part pour une pause d'allaitement ?
Prenez contact avec diversity@bosa.fgov.be (au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.

Et après la procédure de sélection ?

Si vous êtes lauréat ?
Vous serez repris sur la liste des lauréats si vous avez réussi le screening spécifique à la fonction : "2.2. Event 2: Entretien".
Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu’une place se libère à nouveau pour cette fonction.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?
Une liste de 10 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l’attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Si vous n’êtes pas lauréat ?
La procédure prend fin et vous n’êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 09.02.2021 inclus.

Vous devez poser votre candidature en ligne via 'Mon Selor'. Nous procédons au screening du C.V. tel qu’il se trouve dans 'Mon Selor' à la date limite d’inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l’inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d’inscription) dans l’un des formats suivants : PDF, DOC, DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact chez Selor (voir la rubrique ‘Données de contact Selor’) en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats.
Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l’égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d’outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l’évaluation de vos compétences.

Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s’adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.

Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?
Consultez la rubrique ‘procédure de sélection’ de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).

Plus d’information sur notre gestion de la diversité ?
Vous trouverez davantage d’informations à propos de notre politique d’égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Correspondant Selor 
Mohamed Laarbaui - Consultant R&S
Tél. : 02 238 35 68
E-mail : laar@belspo.be

Aurélie Hessel - Consultant R&S
Tél. : 02 238 35 10
E-mail : aurelie.hessel@belspo.be

Adresse et coordonnées générales
Selor
WTC III - Bd. Simon Bolivar  30
1000 Bruxelles
Site web : www.selor.be/fr/contact

Comment arriver chez Selor ?
Description du trajet