Administratief assistent Boekhouding (m/v/x)

Er zijn twee administratief - boekhoudkundige functies vacant bij twee verschillende diensten van het Afrikamuseum. In elke dienst maken de volgende algemene activiteiten in meerdere of mindere mate deel uit van je takenpakket:

Je helpt bij het correct voeren van de boekhouding: 
• Behandeling en boeking van in- en uitgaande facturen en financiële verrichtingen
• Registreren, verzenden en opvolgen van uitgaande bestellingen 
• Binnenkomende betalingen van klanten in ons computersysteem opvolgen en de desbetreffende diensten informeren 
• Aanmaningen naar klanten sturen 
• Verwerken van onkostenstaten van de personeelsleden en desgevallend van Afrikaanse wetenschappers op studiebezoek
• Nakijken van financiële rapporten van Afrikaanse partnerinstellingen in het ontwikkelingssamenwerkingsprogramma

Je biedt ondersteuning en verleent informatie aan collega's: 
• Beantwoorden van (telefonisch en schriftelijk) de vragen van derden, klanten en andere administraties (bijvoorbeeld collega's, Afrikaanse partners, gidsen,…)
• Onderhouden van de communicatie met Afrikaanse wetenschappers die op studiebezoek komen naar het Afrikamuseum in verband met de logistieke organisatie van hun reis en verblijf.



Meer info over de jobinhoud?
Yves Geens - Attaché A2
Tel.: 02/769.52.13
E-mail:yves.geens@africamuseum.be


Eva November - Assistent SW1
Tel.: 02/769.57.76
E-mail:eva.november@africamuseum.be
 

Er is één vacature bij de dienst Ontwikkelingssamenwerking
Als wetenschappelijke instelling gericht op Afrika, werkt het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika (KMMA) nauw samen met de DG Ontwikkelingssamenwerking van de FOD Buitenlandse Zaken om via, onder andere, wetenschappelijke samenwerking met Afrikaanse partners in de domeinen biologie, aardwetenschappen of menswetenschappen en de organisatie van studiebezoeken voor Afrikaanse partners, bij te dragen aan de duurzame ontwikkelingsdoelen.
De dienst Ontwikkelingssamenwerking (OS) van het KMMA staat in voor de algemene coördinatie en de administratieve opvolging van de projecten en activiteiten van de ontwikkelingssamenwerking die gefinancierd worden via het Samenwerkingsprotocol met de Belgische Ontwikkelingssamenwerking (DGD). 
De nadruk zal vooral liggen op maken van bestelbonnen, het nakijken van financiële rapporten en ondersteunen van de studiebezoeken.


Er is één vacature bij de dienst Financiën en Organisatie
Deze dienst staat in voor het beheer van de financiële processen van de instelling die werd opgericht als staatsdienst met afzonderlijk beheer. Dit omvat alle financiële aspecten van de volgende processen:

• aankoopproces: van bestelling tot betaling
• verkoopproces: van vaststelling van de rechten tot de inning
• rapporteringsproces: van de opmaak van de begroting tot de uitvoering ervan, inclusief  jaarlijkse en tussentijdse afsluitingen.

De afdeling is verantwoordelijk voor de correcte registratie van alle transacties m.b.t. deze processen in de begrotings-, algemene en analytische boekhouding. Zij zorgt tevens voor de installatie van de nodige interne beheersmaatregelen m.b.t. deze processen en de controle op de naleving ervan.
De nadruk zal vooral liggen op boekhoudkundige activiteiten, opvolging van betalingen en verwerken van onkostenstaten.

Het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika (KMMA) is een wereldcentrum voor onderzoek en voor de verspreiding van kennis inzake het verleden en heden van samenlevingen en natuurlijke milieus in Afrika, met de nadruk op Midden-Afrika. Het creëert een beter begrip over en meer interesse in Afrika bij het grote publiek en de wetenschappelijke wereld. Door middel van samenwerkingsverbanden draagt het wezenlijk bij tot duurzame ontwikkeling.

Met als roepnaam AfricaMuseum is het een herinneringsplaats van het koloniaal verleden. Het positioneert zich tevens als een dynamisch platform voor ontmoeting en dialoog met mensen van verschillende generaties en culturen.
 

Competenties

Gedragsgerichte competenties
 

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties
 

• Je hebt een basiskennis boekhouding en de toepassing ervan in excel
• Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.


Opgelet! Je motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore (X2). 


Niet vereist, wel een troef
 

• Je bent vertrouwd met het praktische gebruik van de computer, het internet en de programma's van MS-Office (Word,…)
• Je hebt een sterke affiniteit met cijfers
• Je hebt een goede kennis van het Frans en het Engels
  
   

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

 

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan
• Getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
• diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Hoe nog deelnemen qua diploma?

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
  • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
    • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
    • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
  • Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
    Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum: 

Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur als administratief assistent boekhouding (niveau C) met de bijhorende weddeschaal.

Contract van bepaalde duur (12 maanden) met kans op verlenging in functie van evaluaties en budgetten. 


Loon
Minimum aanvangswedde:25.855,92 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen). 



Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• glijdende werkuren in een 38-uren week.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op ">FedWeb, het portaal van het federale personeel.


 

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet 

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectietesten

1. Screening van de deelnemingsvoorwaarden

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt. De screening van je diploma gebeurt op basis van de opgeladen documenten, zoals ze op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘mijn selor' zitten.

 

2. Functiespecifieke screening

2.1. Event 1: Computergestuurde proef (+/- 45') 


Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de screening van de deelnemingsvoorwaarden. Via een geïnformatiseerde test worden volgende competenties gemeten: informatie analyseren en problemen oplossen.

Er is geen minimumscore vereist om te slagen op deze test. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 12 best gerangschikte kandidaten toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Indien deze proef wordt georganiseerd, dan zal deze plaatsvinden rond eind mei/befgin juni 2022. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor deze proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

2.2. Event 2: Interview (1u + 1u voorbereiding):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. 

Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om die voor te bereiden. Die gevalstudie wordt besproken tijdens je interview.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. 

Indien de vorige proef niet doorgaat, dan zal deze proef plaatsvinden rond midden mei 2022. Indien de vorige proef wel doorgaat, dan zal deze proef plaatsvinden rond einde mei 2022. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in teschrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

 

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden. 

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

 

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
• als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.
• Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren. 
 

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.
 

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening event 2.2 - interview.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. 

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 12 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd. 

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren kan tot en met 05/05/2022.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail. 

Diploma opladen

Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Contactpersoon Selor
Ellen Noynaert - Assistent HR Services
Tel.: +3227407792
E-mail: ellen.noynaert@bosa.fgov.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving