Dans le cadre de cette fonction, vous serez chargé(e) d'assurer le secrétariat du directeur général adjoint afin qu'il puisse travailler dans des conditions optimales.

Concrètement :

Vous gérez l'agenda du directeur général adjoint de manière cohérente, en respectant ses disponibilités et ses priorités :

Vous organisez les rendez-vous et réunions à sa demande, d'autres entités de BPS ou de personnes externes en fonction des disponibilités des deux parties et des priorités du directeur général adjoint.

Vous assurez un accueil professionnel et chaleureux des interlocuteurs externes :

Vous assurez l'accueil téléphonique et la gestion du suivi, afin de garantir le transfert efficace des appels ou, le cas échéant, de l'information au directeur général adjoint et à l'interlocuteur externe.

Vous gérez le courrier papier et électronique de sorte que l'information puisse être retrouvée facilement :

Vous réceptionnez le courrier entrant et le distribuez aux personnes concernées ;
Vous répondez à certains courriers papier ou électroniques à la demande du directeur général adjoint ;
Vous tenez un listing du courrier entrant et sortant ;
Vous classez le courrier électronique et papier.

Vous organisez des réunions en faisant en sorte que tout soit mis en œuvre pour le bon déroulement de celle-ci :

Vous réservez la salle de réunion, transmettez les commandes à la logistique pour le catering, vous assurez de la présence et du bon fonctionnement du matériel nécessaire, ainsi que de la bonne tenue de la salle de réunion ;
Vous invitez les participants, effectuez le suivi des invitations et leur faites part de l'ordre du jour ;
Vous préparez les documents nécessaires pour l'ensemble des participants.

Vous organisez des évènements, voyages en faisant en sorte que tout soit mis en œuvre pour le bon déroulement de ceux-ci :

Vous effectuez les réservations de salle, restaurants, hôtel, transports en fonction des demandes du directeur général adjoint;
Vous invitez les participants aux évènements et effectuez le suivi des invitations ;
Vous collaborez avec la logistique pour le catering et la préparation des salles pour les évènements organisés en interne ;
Vous recherchez et sélectionnez des traiteurs dans le respect des règles des marchés publics.

Vous vous assurez d'avoir dans les délais les documents nécessaires à la bonne tenue des dossiers en rapport avec les projets du directeur général adjoint:

Vous récoltez les informations, documents nécessaires à la préparation ou au suivi des dossiers ;
Vous suivez le respect des délais des dossiers ;
Vous préparez les documents nécessaires pour des réunions internes et externes.

Vous rédigez ou relisez des notes, PV, présentations, documents en vue de la bonne tenue des dossiers en rapport avec les projets en cours du directeur général adjoint:

Bruxelles Prévention & Sécurité

Plus qu'une simple baseline ou un slogan, « Vivre Bruxelles en toute sécurité » est la ligne directrice de toutes les actions menées par Bruxelles Prévention et Sécurité. Elle traduit la volonté des équipes de BPS, en collaboration avec leurs nombreux partenaires, d'assurer pour la Région bruxelloise et les personnes qui la font vivre - navetteurs, touristes et habitants - un cadre de vie sûr et serein. Au quotidien, cette promesse se décline par le développement et le soutien de nombreux projets, la coordination de réseaux de collaboration ainsi que l'examen approfondi et le monitoring constant de l'état de la sécurité.

Bruxelles Prévention et Sécurité (BPS) a pour mission de coordonner les politiques de prévention et de sécurité afin d'assurer la tranquillité et la sécurité des personnes et des propriétés en Région bruxelloise. Ainsi, BPS occupe une place centrale dans la coordination des différents opérateurs de la chaîne de prévention et de sécurité à l'échelle de la Région bruxelloise. Il assure cohérence et complémentarité en les mettant en relation dans des domaines d'action aussi vastes que la prévention des incivilités et de la criminalité dans l'espace public, la gestion de crise ou encore le soutien à la formation dans les métiers de la sécurité. En collaboration avec les niveaux fédéraux et locaux, BPS définit en outre la stratégie en matière de cybersécurité et de cybercriminalité. Son rôle n'est pas de se substituer aux instances existantes mais d'apporter une plus-value au niveau supra local et régional.

L'objectif de Bruxelles Prévention et Sécurité est de devenir, à court et moyen terme, un organisme de référence dans son domaine, et de jouer un rôle central dans la coordination des acteurs de la chaîne de prévention et de sécurité en Région bruxelloise. Pour ce faire, depuis les prémices, la stratégie de BPS se caractérise par une approche partenariale et transversale. Une stratégie qui se décline et se concrétise à travers différents projets développés en collaboration avec les acteurs de la chaîne de prévention et de sécurité ou des acteurs associatifs présents dans la Région bruxelloise. Dans sa première phase de travail, visant à concevoir une nouvelle architecture de la sécurité pour l'ensemble du secteur et développer une stratégie globale, BPS s'est attaché à construire les outils capables de répondre aux défis singuliers de la sécurité en Région bruxelloise. Notre volonté est de travailler avec l'ensemble des acteurs de manière globale, sur le plan répressif mais aussi et surtout préventif.

Pilier fondamental de l'organisation, les valeurs de BPS ont été définies et choisies par un groupe de travail interne comme suit :

intégrité,
respect,
amélioration continue,
solidarité,
loyauté.

BPS est structuré en 4 directions. Vous intégrerez la direction générale.

Postes vacants

Nombre (1) - 1000 Bruxelles

https://bps-bpv.brussels/

Diplôme exigé :

Attestation de réussite de la 6ème année d'enseignement secondaire de plein exercice (ou)
Certificat d'enseignement secondaire supérieur (CESS) ou diplôme d'aptitude à l'enseignement supérieur (ou)
Diplôme délivré après réussite de l'examen prévu à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques (ou)
Diplôme ou certificat d'une section de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins 750 périodes

Expérience professionnelle :

Une expérience professionnelle de 2 ans dans une fonction de secrétariat est exigée.

Compétences techniques :

Vous maitrisez les techniques de secrétariat (rédaction de courriers, méthodes de mise en forme des documents, méthodes de classement, règles d'orthographe, de grammaire) ;
Vous maitrisez la suite Office et notamment les fonctionnalités avancées de Word (publipostage, création de formulaires avec contrôle de contenu, utilisation des styles, révision de document,..) et Outlook.

Compétences fonctionnelles :

Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
Vous montrez, transmettez et partagez vos connaissances, vos idées et vos méthodes de travail.
Vous vous exprimez, tant par écrit qu'oralement, de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.
Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
Vous adoptez une attitude souple face aux changements, et vous adaptez aux circonstances changeantes et à des situations variées.
Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
Vous réagissez aux stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique.
Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Niveau

Secondaire supérieur

Attention: il s'agit d'un contrat de remplacement à durée indéterminée !

Echelle de traitement : C1.01

Traitement de départ (salaire mensuel brut, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non comprises) : 2.224,85€

L'ensemble de l'expérience jugée utile à la fonction pourra faire l'objet d'une valorisation pécuniaire (sous réserve de justificatifs).

Avantages complémentaires :

35 jours de congés par an
Possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme (600€, 2400€ ou 3200€ par an, non-indexé)
Chèque repas d'une valeur de 8 euros/jour presté
Offre de formation étendue
Abonnement STIB offert
Prise en charge totale dans l'abonnement train et TEC/DeLijn
Accessibilité aisée via les transports en commun
Assurance hospitalisation et divers avantages sociaux via l'asbl Service social Coupole
Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo (24 centimes/km)
Prime de fin d'année

Contrat: Contractuel

Régime de travail: À plein temps

Pour cette offre d'emploi, l'employeur a confié son processus de recrutement à Actiris. Pour postuler, utilisez My Actiris ou passez dans une de nos antennes.

Référence Actiris : 1369486

Pour cette offre d'emploi, l'employeur a confié son processus de recrutement à Actiris. Pour postuler, utilisez My Actiris ou passez dans une de nos antennes.

Référence Actiris : 1369486

https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/detail-offre-d-emploi/?reference=1369486&type=Internal

Bruxelles Prévention & Sécurité mène une politique d’Egalité des chances et de diversité. Dans ce cadre, nous veillons à garantir l’égalité des chances, de traitement et d’accès à nos procédures de sélection aux candidats avec handicap/trouble/maladie, en proposant des aménagements raisonnables leur permettant d’être testés sur leurs compétences, dans des conditions qui ne les défavorisent pas par rapport aux autres candidats.

Lien vers le formulaire de demande d’aménagement raisonnable de la procédure de sélection

Secrétaire de direction (remplacement) (m/f/x)