Administratief assistent (administratie en digitalisering) - Startbaanovereenkomst(m/v/x)

De FOD Justitie zoekt administratief assistenten (niveau C) voor verschillende diensten.
Momenteel zijn er 5 vacante plaatsen enerzijds voor administratieve ondersteuning, anderzijds om mee te werken aan de digitalisering.

De FOD Justitie werkt volop aan de automatisering van de verschillende diensten. Wij zijn op zoek naar medewerkers om mee te werken aan deze digitalisering!
Je werkt mee aan de digitalisering van papieren dossiers en archieven. Je voert gegevens in en ordent dossiers optimaal zodat de betrokken diensten hier nu en later makkelijk toegang toe hebben. Er zijn verschillende functies bij IACSSO en bij onze personeelsdienst.

• Je volgt administratieve procedure op m.b.t. de ordening.
• Je zoekt dossiers op en vergelijkt deze met bestaande lijsten.
• Je leest de dossiers/gegevens en interpreteert deze zodat je ze verder correct kunt verwerken.
• Je scant dossiers en documenten in en bewaart ze in daartoe bestemde databanken.
• Je identificeert mogelijke dubbels en onregelmatigheden in de databank voor archivering om deze te corrigeren.
• Je voert op de ingescande dossiers een kwalititeitscontrole uit.
• Je koppelt de ingescande dossiers aan de gegevens die beschikbaar zijn in het eigen programma.
• Je voert de gegevens binnen de termijn in.
• Je verwerkt de beelden en digitale bestanden om een goede digitale bewaring van de objecten te garanderen. 
• Je voert verschillende administratieve en logistieke taken uit om de lijnverantwoordelijke te ondersteunen en de goede werking van de afdeling te verzekeren.
  
  

Onze personeelsdienst heeft nood aan administratieve ondersteuning!

• Je verzorgt administratieve, organisatorische en faciliterende taken voor een interne of externe klant of dienst om optimaal bij te dragen tot de dienstverlening.
• Je behandelt informatie uit verschillende bronnen, die zich binnen één (deelgebied van een) kennisdomein situeert.
• Je maakt documenten op of past deze aan waarvoor een beperkte analyse van de inhoud van de informatie vereist is. Je gaat na of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften.
• Je neemt verschillende taken op bij de praktische activiteiten of evenementen. Je past je aan bij onverwachte situaties.
• Je volgt de mogelijkheden die binnen de procedures of voorschriften zijn bepaald en kiest tussen de bestaande alternatieven.
• Je stelt concrete verbeteringen van de gehanteerde procedures en methodes voor.
• Je beantwoordt vragen of klachten op basis van een keuze tussen bestaande alternatieven. Je verwijst door bij vragen of klachten wanneer het antwoord niet kan worden afgeleid uit de beschikbare alternatieven.
• Je beantwoordt concrete vragen van de interne of externe klachten door hen correcte informatie en adviezen te geven.

Meer info over de jobinhoud?
Hester Wijnant - selectieassistente
E-mail: hester.wijnant@just.fgov.be

Er zijn 5 vacante plaatsen bij verschillende diensten binnen de FOD Justitie: één bij de Stafdienst P&O (Willebroekkaai 33, 1000 Brussel), één bij het Centraal Strafregister (Waterloolaan 80, 1000 Brussel) en 2 bij IACSSO (Informatie- en Adviescentrum inzake de schadelijke sektarische organisaties) (Hoogstraat 139, 1000 Brussel).

Het IACSSO is samengesteld uit:

• enerzijds 8 ‘leden' (en 8 ‘plaatsvervangende leden') die voor een eenmaal hernieuwbaar termijn van zes jaar door de Kamer van Volksvertegenwoordigers worden aangewezen; de zogenaamde ‘leden' vormen een ‘raad van bestuur' en vergaderen ongeveer een keer per maand om kwesties zoals de activiteiten van het Centrum, de adviezen aan de autoriteiten, principeproblemen, etc. te bespreken
• anderzijds, een vaste dienst (door de wet « secretariaat » genoemd) die de dagelijkse taken van het Centrum verwezenlijkt en uitvoert onder leiding van het diensthoofd.

Het Centrum is belast met de volgende opdrachten :

• het verschijnsel van schadelijke sektarische organisaties in België en hun internationale bindingen bestuderen;
• een voor het publiek toegankelijk documentatiecentrum organiseren;
• zorgen voor het onthaal en de informatie van het publiek en ieder persoon die een vraag tot het Centrum richt, inlichten over zijn rechten en plichten en over de wijze waarop hij zijn rechten kan laten gelden;
• hetzij uit eigen beweging, hetzij op verzoek van elk openbaar bestuur, adviezen en aanbevelingen uitbrengen over het verschijnsel van de schadelijke sektarische organisaties en in het bijzonder over het beleid inzake de strijd tegen deze organisaties;

Het IACSSO is een onafhankelijk centrum dat werd opgericht bij de Federale Overheidsdienst Justitie, het personeel staat onder het rechtstreeks gezag van de voorzitter van het Centrum.


De FOD Justitie biedt zijn 23 000 medewerkers een aangename werkomgeving en een bedrijfscultuur die gericht is op de burger maar ook op de eigen medewerkers.
Samen zetten we ons elke dag in voor een rechtvaardige samenleving.

De verscheidenheid aan jobs, de uitdagingen en de talrijke loopbaanperspectieven dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Onze organisatie legt de nadruk op kennis uitwisselen, talenten
ontwikkelen en ideeën verzilveren, om samen onze doelstellingen te bereiken.
Maatschappelijk engagement is voor ons belangrijk. De FOD Justitie wil een open en moderne organisatie zijn die meegaat met zijn tijd en inspeelt op veranderingen in de maatschappij.

Competenties

Gedragsgerichte competenties 

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit. Je behaalt hierbij je deadlines en voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van je werk.

Een goede motivatie, een correcte visie op de FOD justie en de functieinhoud zijn eveneens belangrijk!

Niet vereist, wel een troef

• Aangezien je ook documenten in een andere taal zal verwerken is het een troef als je kennis van het Frans, Engels en/of Duits (voor de functies bij IACSSO).

Voor de functies bij IACSSO zal er een veiligheidsmachtiging gevraagd worden.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Hoe nog deelnemen qua diploma? 

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
  
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
• je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
• in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
  Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon (zie 'Contactgegevens').



Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.



3. Voorwaarden startbaanovereenkomst


Gezien de aard van het contract ( startbaanovereenkomst - Rosetta ) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar.

Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt.

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur als administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.
 

Loon
Minimum aanvangswedde: 24.851,03 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).



Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• glijdende werkuren in een 38-uren week.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Selectietesten

1. Screening van deelnemingsvoorwaarden.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma en hebt en gezien de aard van het contract (startbaanovereenkomst - rosetta) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar.

De screening gebeurt op basis van je cv en diploma zoals je die hebt aangegeven in het sollicitatieformulier (zie rubriek "Solliciteren").

Een eerste selectie wordt gemaakt op basis van het sollicitatieformulier (CV en motivatie). Kandidaten met de meest interessante profielen voor de functie worden uitgenodigd voor het interview.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

2. Functiespecifieke screening

Interview (ongeveer 30 minuten):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.


Je bent geslaagd als je ten minste 12 punten op 20 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden in augustus (onder voorbehoud). Je zal hiervoor tijdig een uitnodiging ontvangen via mail.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon (zie 'Contactgegevens').

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar de organisator van de selectieprocedure.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  
• als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.




• Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt voor het interview.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met  geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

De federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

De selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over diversiteit?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Solliciteren kan tot en met 10 augustus 2020.

Stuur het  sollicitatieformulier (voor een startbaanovereenkomst (of rosettacontract) bij de FOD Justitie) naar infojob@just.fgov.be . Vermeld “administratief assistent- CNG20156” in het onderwerp van je mail.

Een eerste selectie wordt gemaakt op basis van het sollicitatieformulier (CV en motivatie). Kandidaten met de meest interessante profielen voor deze functie worden uitgenodigd voor het interview.

Contactgegevens

Hester Wijnant - Selectieassistent
E-mail: hester.wijnant@just.fgov.be