Davina Leysen

Davina Leysen

Project Management Assistant

Een dag uit het leven van een Project Management Assistant bij Belnet

"Ik had het geluk om mee aan de start van het project management departement te staan. Drie jaar later zijn zowel het departement als de organisatie enorm gegroeid. Ik kijk ernaar uit om Belnet in de toekomst nog verder te zien evolueren en mijn steentje hieraan bij te dragen".

De Project Management Office (PMO) unit van Belnet zorgt ervoor dat grote, transversale projecten in goede banen worden geleid. Dat gebeurt volgens de principes van Prince2, een gestructureerde projectmanagement methode. Daarbij komt ook heel wat opvolging kijken. Davina werkt als Project Management Assistent en neemt daarnaast ook zelf geregeld de rol van project manager op. Lees mee hoe haar werkdag eruit ziet.

8.30 u. - Aankomst op kantoor

De trein had geen vertraging en mijn collega’s sijpelen één voor één binnen.

9 u. - Voorbereiding meeting met het projectteam

Deze namiddag zit ik samen met het projectteam voor één van de projecten die ik momenteel beheer. Ter voorbereiding bekijk ik nog even met de aankoopcel of de oplevering van onze bestelling correct verlopen is. Ik beantwoord ook nog enkele mails.

10 u. - Project Board

Elke week hebben we Project Board met het management, de programmanager en de projectmanagers (PM’s) die een topic aanbrachten. Dit overleg is belangrijk voor de goede opvolging van alle lopende projecten binnen Belnet. Ik zorg voor het verslag van de meeting, die deze week goed gevuld is.

We starten met de bespreking van een nieuw project binnen Belnet. Daarna komen twee collega’s een update geven over de vordering binnen hun project en hun PID (project initiation document) voorstellen om naar een volgende fase in hun project te kunnen gaan. Eén projectmanager heeft een change request aangevraagd: door onvoorziene omstandigheden is er namelijk een verhoging van het budget nodig. Na overleg wordt er besloten dat de projectmanager zijn business case moet herwerken met zijn stakeholders, zodat we kunnen beslissen of het project al dan niet rendabel zal blijven.

12.30 u. - Lunch

Samen met enkele collega’s ga ik vandaag eten in het Fedorest restaurant van de FOD Financiën dat zich aan de overkant van de straat bevindt.

13.30 u. - Resource forecast aanvullen

We vragen al onze collega’s om maandelijks hun persoonlijke timesheets voor projecten in te vullen. Gisteren was de deadline daarvoor en vandaag consolideer ik alle data. Ons ICT-Logistics team heeft een tool ontwikkeld waardoor ik dat vlot en snel kan doen.

Daarna leg ik deze documenten naast de project resource forecast en mail ik de gegevens naar de verschillende projectmanagers. Zo kunnen zij bij problemen aftoetsen met hun stakeholders en hun resource forecast voor de komende weken indien nodig aanpassen. We proberen er steeds naar te streven om een resource forecast voor de komende 3 maanden beschikbaar te hebben.

15 u. - Tijd voor een koffie

Ik neem een korte break en ga een koffie halen.

15.15 u. - Project meeting

In het kader van een project heeft een van onze klanten een capaciteitsverhoging aangevraagd. Nu de installatie door onze leverancier correct verlopen is, kunnen we deze upgrade uitvoeren. Ik neem deel aan een vergadering om de aanpak te bespreken. We werken ook het migratieplan uit samen met ons Networks team, de accountmanager en de betrokken klant.

16.20 u. - Mails

Enkele projectmanagers hebben me alvast hun highlight report bezorgd. Dit is een 2-wekelijks overzicht van het verloop van hun project. Ik lees deze documenten na en indien nodig, rapporteer ik risico’s of problemen aan de programmanager.

Vooraleer ik vertrek, bekijk ik nog snel mijn agenda voor morgen. In de voormiddag staat er een training gepland voor het gebruik van ons nieuwe Self Service Portal. De uitrol hiervan werd door één van mijn collega-projectmanagers op zich genomen. Verschillende processen zullen door dit project geautomatiseerd en papiervrij gemaakt worden.

16.50 u. - Naar huis

Einde van mijn werkdag.