Polyvalent administratief medewerker (m/v/x)

Federaal agentschap voor beroepsrisico's

Selectiecode

CNG20181

Taal

Nederlands

Diploma

Lager secundair of geen diploma

Contracttype

Contractueel

Functieniveau

D

Type aanwerving

Niet van toepassing

Duur

Niet van toepassing

Voltijds/deeltijds

Niet van toepassing

Jobinhoud

Afhankelijk van de planning word je ingezet in het archief of bij de scanning.
Je springt bij waar nodig.

Als scanoperator:

  • Je staat in voor het scannen van nieuwe aanvragen, dossiers en briefwisseling volgens de vastgelegde scanprocessen.
  • Je indexeert de gescande documenten en voert een kwaliteitscontrole uit op de gescande stukken (leesbaarheid, volledigheid, …).
  • Je tracht ook de technische kant van de apparatuur onder de knie te krijgen, zodat je technische defecten of tekorten zoveel mogelijk kan voorkomen.

Als archiefmedewerker:

  • Je klasseert de dossiers volgens de vooropgestelde methodologie.
  • Je gaat naar het Rijksarchief in Leuven om de gevraagde dossiers op te halen (je draagt de dozen met de dossiers) en je brengt die naar Brussel om ze in te scannen en ter beschikking te stellen van de personeelsleden. Je kent de organisatie van het archief als je broekzak en weet onmiddellijk de opgevraagde dossiers terug te vinden.
  • Je maakt de dossiers klaar voor digitale verzending naar de interne klanten. 
  • Daarnaast behoren ook algemene administratieve taken tot jouw opdracht zoals ingeven van gegevens, bijhouden van de planning, agendabeheer, opmaken van verslagen van vergaderingen, controle van documenten,...
  • Je bent het aanspreekpunt voor de interne klanten: opzoeken en doorgeven van informatie, verslagen die opgemaakt worden over de problemen bij de uitvoering van het werk,…

! Je moet manueel archiefdozen dragen, dit is fysiek zwaar werk.


Meer info over de jobinhoud?
Elly BEKE - Afdeling HR
Contactpersoon FEDRIS
Tel.: 02/272.25.22
E-mail: elly.beke@fedris.be

Werkgever

Er is 1 plaats als Polyvalent administratief medewerker bij de 'Documentenbeheer', van het Federaal agentschap voor beroepsrisico's - FEDRIS (Sterrenkundelaan  1, 1210 Brussel)

Je maakt deel uit van het team scanning & archief.
Dit tweetalig team bestaat uit een 10-tal personen en staat in voor zowel het klasseren en sorteren van dossiers, als voor het digitaliseren van bestaande en nieuwe aanvragen.
Dit team maakt deel uit van de dienst « documentbeheer » die ook instaat voor de briefwisseling, de verzending van de aangetekende brieven en het klassement.

Je werkt bij het Federaal agentschap voor beroepsrisico's (Fedris) te Brussel.
Het Agentschap voor beroepsrisico's is een instelling van Sociale Zekerheid die instaat voor de bescherming van de rechten van personen getroffen door een arbeidsongeval of beroepsziekte. Fedris herneemt alle missies van het vroegere Fonds voor Arbeidsongevallen en Fonds voor Beroepsziekten.

Deelnemingsvoorwaarden

Competenties


Gedragsgerichte competenties

  • Je zoekt en verwerkt correct grote hoeveelheden gegevens binnen de beschikbare tijd.
  • Je gebruikt de beschikbare hulpmiddelen en voert zelfstandig, correct en systematisch eenvoudige en repetitieve taken uit.
  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.  
  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competentie

  • Het vermogen om administratieve gegevens te controleren en te ordenen.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competenties in het vet worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.
De competentie "in team werken" en je motivatie wegen harder door in de eindscore.

Niet vereist, wel een troef

  • Je kan vlot overweg met technische apparatuur (scanner, kopieermachine).
  • Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
  • Je hebt een basiskennis van het Frans.


Deelnemingsvoorwaarden


1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

Ben je begonnen met de middelbare school of de basisschool? Gelieve je rapport, aanwezigheidsattest of inschrijvingsattest te uploaden in je online account zodat we je taalrol kunnen bepalen. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Hoe nog deelnemen qua diploma?
 

  • Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
  • Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
    • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
      • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
      • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
    • Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
      Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').


2. Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Aanbod

Arbeidsvoorwaarden


Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur als administratief assistent (niveau D) met de bijhorende weddeschaal.
 

Loon
Minimum aanvangswedde: 22.549,43 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).


Voordelen 

  • mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
  • uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • kinderopvang tijdens de schoolvakantie
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • werken in een aangename omgeving
  • 26 dagen verlof per jaar.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.


Procedure

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet

  • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
  • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
  • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
  • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
  • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.


Selectietesten




1. Screening van deelnemingsvoorwaarden



Screening van deelnemingsvoorwaarden.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.



2. Functiespecifieke screening


2.1. Event 1: Computergestuurde proef (+/- 55 min.)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de screening van deelnemingsvoorwaarden.
Via een geïnformatiseerde test wordt de volgende technische competentie gemeten: het vermogen om administratieve gegevens te controleren en te ordenen.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 15 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal plaatsvinden rond midden februari 2021 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


2.2. Event 2: Interview + casus (+/- 50 min. + 60 min. voorbereidingstijd):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om die voor te bereiden. Die gevalstudie wordt besproken tijdens je interview.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond midden februari 2021 indien Event 2.1 niet plaatsvindt en rond de eerste week van maart 2021 indien Event 2.1 wel plaatsvindt (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?


Meer info over de selectieprocedure?

Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

  • redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).

    Procedure:
    • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
    • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
    • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
    • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.


    Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)

  • als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

  • Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
    Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?


Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?


Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening interview + casus.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 15 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren

Solliciteren kan tot en met 29/01/2021.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen

Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Extra info

Contactpersoon Selor
Jona Veeckman - assistant HR Services
Tel.: 02/788.66.48
E-mail: jona.veeckman@selor.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving

Ontmoet je toekomstige collega's

Al onze getuigenissen

  • Portret Patricia Lopez
    Ik heb het gevoel dat mijn werk zinvol is en een echte impact heeft in het leven van de rechthebbenden.
    Patricia Lopez
    Arts-inspecteur
    -
    Federaal agentschap voor beroepsrisico's
    More about Patricia Lopez
  • Portret Jean-Christophe Pizzolon
    Het contact met bedrijven maakt ons werk bijzonder concreet en zorgt ervoor dat je je meer betrokken voelt bij je werk.
    Jean-Christophe Pizzolon
    Chemicus - preventiedeskundige chemische agentia
    -
    Federaal agentschap voor beroepsrisico's
    More about Jean-Christophe Pizzolon