Administratief deskundige documentalist (m/v/x)

Er is 1 statutaire plaats, als administratief deskundige documentalist (m/v/x), vacant bij de Infotheek van het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK) (Jubelpark 1, 1000 Brussel), dat gelieerd is aan de POD Wetenschapsbeleid (BELSPO).

Het Instituut stelt een indrukwekkende Infotheek ter beschikking van het publiek.  Deze dienst bestaat uit een bibliotheek, een fototheek en een dossiers- en archiefdienst.

De Infotheek staat in voor het verwerken, beheren, bewaren, preserveren (digitalisering), verrijken, valoriseren en ter raadpleging aanbieden, in een eigen leeszaal, van de verschillende verzamelingen van het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK).

Het fotoarchief van het KIK is het visuele geheugen van België. Een ware schatkamer, met meer dan een miljoen foto’s van ons cultureel erfgoed. Die verzameling groeit nog elke dag aan. Het grootste deel is digitaal beschikbaar via de online database BALaT. De volledige collectie kunt u raadplegen in de leeszaal van het KIK. Concreet bewaart de afdeling in die open leeszaal ook ongeveer een 60.000-tal monografieën, 1.600 titels van tijdschriften en 2.000 veilingcatalogi (waarvan 1.890 opgenomen in de digitale catalogus).

Op afspraak zijn ook afgedrukte foto’s (van ongeveer 1.000.000 negatieven) beschikbaar en de consultatie van bijna 20.000 restauratie- en conservatiedossiers.

Het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium (KIK) is een federale wetenschappelijke instelling die belast is met de documentatie, de studie en de conservatie-restauratie van het culturele en artistieke erfgoed van ons land. Kunsthistorici, fotografen, scheikundigen, archeologen, ingenieurs en restauratoren verrichten interdisciplinair en baanbrekend onderzoek naar materialen en technieken en naar methoden voor de conservering en restauratie van kunstwerken. Het KIK is een uniek instrument voor de verspreiding van wetenschappelijke, fotografische en technische documentatie op deze gebieden.

De POD Wetenschapsbeleid (BELSPO) is een federale administratie die verantwoordelijk is voor het ontwerpen en uitvoeren van onderzoeksprogramma's, het beheer van de Belgische deelname aan het Europees Ruimteagentschap (ESA), het stimuleren van de deelname van de Belgische wetenschappelijke en technische wereld aan internationale onderzoeksnetwerken en in het bijzonder de Europese Onderzoeksruimte (ERA) om het wetenschappelijk en cultureel erfgoed in de 10 wetenschappelijke instellingen te behouden en te verbeteren.

BELSPO zorgt ook voor de coördinatie en het overleg met federale departementen en gefedereerde entiteiten op het gebied van wetenschapsbeleid.

De POD Wetenschapsbeleid bestaat daarnaast ook uit enkele ondersteunende diensten waaronder 'Personeel & Organisatie', 'Begroting & Beheerscontrole', 'Informatie & Communicatietechnologie' en 'Communicatie & Valorisatie'.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch. (informatie analyseren)
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit. (problemen oplossen)
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. (in team werken)
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten. (servicegericht handelen)
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid. (betrouwbaarheid tonen)
• Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. (zichzelf ontwikkelen)
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties. (objectieven behalen)

Technische competenties

• Je hebt een goede kennis van documentaire databanken i.v.m. cultureel erfgoed (databanken & digitale kennis, indexeren van documenten).
• Je hebt een goede kennis van documentbeheer en standaarden (documentbeheer, standaarden & best practices).
• Je hebt een goede kennis van de kunstgeschiedenis in België / Europa en het onderzoek naar kunstwerken (kunstgeschiedenis, technisch onderzoek naar kunstwerken).

Een goede “motivatie” is eveneens belangrijk. Opgelet! De “motivatie” wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Indien het totaal van de technische competenties niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je niet slagen voor stap 3 “functiespecifieke screening - PC-proef” (cut-off).

De "motivatie" weegt harder door (X2) in de score voor stap 4 “functiespecifieke screening - interview” en dus ook in de eindscore van deze selectieprocedure. 

Indien de “motivatie” niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je niet slagen voor stap 4 “functiespecifieke screening - interview”, niet slagen voor deze selectie en niet in de lijst van geslaagden opgenomen worden (cut-off). 

Pluspunten

• Je drukt je mondeling en schriftelijk op een duidelijke en begrijpelijke manier uit in het Frans. (gezien de tweetalige werkomgeving)
• Je drukt je mondeling en schriftelijk op een duidelijke en begrijpelijke manier uit in het Engels. (gezien de multiculturele werkomgeving)
  
   

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

Optie 1 – Je bent in het bezit van één van onderstaande diploma's:

• diploma  van het hoger onderwijs (b.v. graduaat, professionele bachelor, kandidaat, academische bachelor) uitgereikt door een Belgische universiteit of een hogeschool na tenminste 2 of 3 jaar studie in een afdeling geschiedenis, kunstwetenschappen en Archeologie, Taal-en letterkunde of bibliotheekwezen en documentaire informatiekunde.
   

Optie 2 - Je bent in het bezit van één van onderstaande diploma's gecombineerd met een diploma 'postgraduaat in de bibliotheekwetenschappen' of diploma ‘postgraduaat informatiemanagement’:

• diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Dossier' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Hoe nog deelnemen qua diploma? 

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
  • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
    • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
    • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
  • je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
    Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

2. Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven als administratief deskundige documentalist (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: 30.438,76 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voordelen 

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart en de Belspo-kaart
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• aangename en groene werkomgeving
• allerlei sociale voordelen
• 26 verlofdagen per volledig kalenderjaar.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.
 

Aanstellingsvoorwaarden

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum: 

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Je wordt benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld. 

Opgelet 

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online-account ‘Mijn Dossier’ om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via elektronische weg) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor’. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

 

Selectiestappen
 

Screening van deelnemingsvoorwaarden

Stap 1: screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma . De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en op basis van de informatie in je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Dossier’ op de uiterste inschrijvingsdatum. . 

Stap 2: screening van postgraduaat (in geval van algemeen diploma)

Indien je behoort tot optie 2 (zie deelnemingsvoorwaarden: diploma) dien je bijkomstig te beschikken over een diploma 'postgraduaat in de bibliotheekwetenschappen' of diploma ‘postgraduaat informatiemanagement’. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) en op basis van de informatie in je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Dossier’ op de uiterste inschrijvingsdatum. 
 

Functiespecifieke screening

Stap 3: Functiespecifieke screening - PC-proef (+/- 2u05) 

Deze functiespecifieke screening - PC-proef is opgedeeld in een meerkeuzevragenlijst (75min.) en situationele beoordelingstest (50min.)

Via een 1ste deel van de geïnformatiseerde pc-proef (meerkeuzevragenlijst) (75min.) worden volgende technische competenties gemeten: 

• Je hebt een goede kennis van documentaire databanken i.v.m. cultureel erfgoed (databanken & digitale kennis, indexeren van documenten).
• Je hebt een goede kennis van documentbeheer en standaarden (documentbeheer, standaarden & best practices).
• Je hebt een goede kennis van de kunstgeschiedenis in België / Europa en het onderzoek naar kunstwerken (kunstgeschiedenis, technisch onderzoek naar kunstwerken).

Via een 2de deel van de geïnformatiseerde pc-proef (situationele beoordelingstest) (50min.) worden volgende generieke competenties gemeten:

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch. (informatie analyseren)
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit. (problemen oplossen)
   

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt op het totaal van deze "functiespecifieke screening - PC-proef" EN je daarenboven ten minste 25 punten op 50 behaalt op de meerkeuzevragenlijst (cut-off).

Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden, op basis van de behaalde score op het totaal van de “functiespecifieke screening - PC-proef”, toegelaten tot de volgende stap. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal voor alle kandidaten op dezelfde dag plaatsvinden en dit op 14 april 2022 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Dossier kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Je wacht beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is. Er is eveneens geen ander moment mogelijk. Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 4: Functiespecifieke screening - interview (+/- 1u45)

Om praktische redenen kan deze proef vanop afstand (online) georganiseerd worden. In dat geval zal je gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. 

Je online-cv in 'Mijn Dossier' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt EN je daarenboven geslaagd bent voor de “motivatie” (cut-off).

Deze proef zal plaatsvinden midden mei 2022 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Dossier kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Dossier’. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden. 
Wil je je resultaten beter begrijpen? Ontdek onze evaluatiemethoden voor de PC-tests.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.


 

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Dossier', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
• als je slaagt voor federale statutaire selecties, kan je als je dit vraagt ook gerangschikt worden op de bijzondere wervingslijst voor laureaten met een handicap. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.
  
   
• Wat moet je concreet doen als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht.
  Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren. 
 

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

 

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van de functiespecifieke screening (stap 4 - functiespecifieke screening - interview). Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor de “motivatie” voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, krijgt de persoon met het hoogst aantal punten voor de gedragsgerichte competentie “in team werken” voorrang. Als er ook voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.
Andere organisaties kunnen, voor gelijkaardige functies, ook een beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je rangschikking, word je uitgenodigd voor een bijkomende proef (Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.) Deze proef bestaat vaak uit een interview. 

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Aparte lijst voor personen met een handicap
Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap' (zie ook ‘Personen met een Handicap'). 

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren kan tot en met 23 maart 2022.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Dossier'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Dossier’ zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving. 

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job. 

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.

Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?
Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure’ om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).

Meer info over ons diversiteitsbeleid?
Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Contactpersoon Selor
Ilse Jannes - Selectiedeskundige POD Wetenschapsbeleid
Tel.: 02/238.34.23
E-mail: ilse.jannes@belspo.be  


Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving