Administratief assistent voor de Nationale Veiligheidsoverheid (m/v/x)

Voor deze functie zoeken wij een medewerker die zal werken voor het Secretariaat van de Nationale Veiligheidsoverheid (NVO) van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Je bent verantwoordelijk voor de volgende taken:

•  Beheer van de facturaties aan externe firma’s in het kader van de retributie voor de veiligheidsverificaties. Dit omvat de voorbereiding, opstart en nabewerking (beheer betalingen, opmaak creditnota’s) van facturaties, rekening houdend met de wettelijke bepalingen en interne afspraken. Hiervoor zal je gebruikmaken van het facturatiesysteem Winbooks Logistics. 
•  Je staat in voor de telefonische en/of schriftelijke contacten met externe firma’s die vragen hebben rond hun facturatie.
• Je staat mee in voor diverse administratieve taken (archivering van brieven en dossiers, opmaak en verzending brieven, …).

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Om de functie te kunnen uitoefenen dient u daarenboven te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau geheim of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Het bekomen van deze machtiging is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen.

•    In eerste instantie, een veiligheidsverificatie om een veiligheidsattest te bekomen. Omwille van redenen van openbare orde, veiligheid of de bescherming van de fysieke integriteit van de aanwezige personen wordt de toegang tot de lokalen, gebouwen of terreinen van de Nationale Veiligheidsoverheid immers afhankelijk gesteld van het bezit van dergelijk attest. 

•    In tweede instantie, een veiligheidsonderzoek om een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM te bekomen. Het bekomen van beide documenten is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het niet bekomen of het verliezen van de veiligheidsmachtiging of het veiligheidsattest leidt automatisch tot beëindiging van de tewerkstelling of stopzetting van de aanwervingsprocedure.
 

Er is 1 vacante plaats bij het Secretariaat van de Nationale Veiligheidsoverheid (NVO) van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).

Het secretariaat van de Nationale Veiligheidsoverheid (NVO) vervult een belangrijke administratief ondersteunende en beleidscoördinerende functie tussen de diensten van de verschillende departementen van de collegiale overheid. 
Deze dienst behandelt aanvragen van rechtspersonen, administraties en hun werknemers die toegang nodig hebben tot geclassificeerde informatie. Na een beslissing van de Nationale Veiligheidsoverheid levert de dienst al dan niet een veiligheidsmachtiging af. 

Voor toegang tot bepaalde beroepen, gebouwen of evenementen kan een administratieve overheid een veiligheidsverificatie (“screening”) opleggen. Afhankelijk van de context (zie Wet 11.12.1998 artikelen 22 bis en quinquies (https://www.nvoans.be/nl/documenten/wetgevend-kader) kan dergelijke verificatie leiden tot de afgifte van een veiligheidsattest of een veiligheidsadvies door de het secretariaat van de NVO. 

De Cel Veiligheidsverificaties binnen het Secretariaat van de NVO beheert het administratieve proces van aanvragen tot veiligheidsverificaties voor de toegang tot gevoelige beroepen, gebouwen of evenementen. Het team bestaat uit 4 jonge, gemotiveerde medewerkers die regelmatig nauw met elkaar dienen samen te werken en elkaar de nodige ondersteuning bieden. 

De Nationale Veiligheidsoverheid (NVO) is de collegiale overheid die bevoegd is voor de afgifte of de intrekking van veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen conform de Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen. 
De NVO is bovendien verantwoordelijk voor het beheer van en het toezicht op de goede beveiliging van de geclassificeerde informatie in België. De NVO is samengesteld uit vertegenwoordigers van verschillende federale overheden. Het voorzitterschap wordt bekleed door de FOD Buitenlandse Zaken, waar ook het secretariaat is ondergebracht. 
 

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

https://diplomatie.belgium.be/nl

Niveau: C 

Taal: NL 

Ervaring

• geen ervaring vereist
   

Diploma
 

• Hoger secundair onderwijs

   

Competenties
 

Wij zijn op zoek naar iemand die de volgende competenties bezit:
 

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen. Je draagt bij aan de oplossing van conflicten tussen collega’s.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier. Je levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken. Je neemt de verantwoordelijkheid op voor de correctheid van je acties. 

Troeven
 

De volgende vaardigheden zijn voor ons een troef:
 

• Je hebt interesse in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, haar missies en haar taken.  
• Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,…).
• Je zal werken in een tweetalige/meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans/ en het Engels, zowel actief als passief, is dan ook een pluspunt.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.

Je krijgt een startbaanovereenkomst aangeboden, in de graad van niveau C met de bijhorende weddenschaal C1. We bieden een contract van bepaalde duur aan tot en met 31 december 2023.

Minimum aanvangswedde: € 28.546,57 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 

Voorwaarden startbaanovereenkomst 

Gezien de aard van het contract (startbaanovereenkomst - Rosetta) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. 

Voordelen
•    Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie.
•    Uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werk-uren).
•    Voordelige hospitalisatie-verzekering.
•    Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer op Belgisch grondgebied.
•    Voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
•    Mogelijkheid voor een fietsvergoeding.
•    Allerlei sociale voordelen.
•    Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.
•    Bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.
•    Flexibele werkuren in een 38-uren week.
•    Kinderdagverblijf.
•    26 dagen verlof per jaar.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.
 

Stel je kandidaat door voor 20 februari 2023 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

Toon aan de hand van extracurriculum activiteiten, academische keuzes enz. aan waarom jij een geschikte kandidaat bent voor deze functie. Beperk je hiervoor tot maximum één A4 blad.

Indien we je kandidatuur weerhouden, zullen we je uitnodigen voor een interview.

Het interview evalueert of je over de hierboven vermelde competenties beschikt.

Daarnaast polsen we ook naar je motivatie en je voeling met het werkterrein. 

Meer informatie over de functies of de selectie? jobs@diplobel.fed.be 

Meer informatie over de FOD? http://www.diplomatie.belgium.be

Stel je kandidaat door voor 20 februari 2023 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

https://career2.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareer?jobId=4105&company=fodbuitenl

De federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
De selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.