Attaché dossierbeheerder - Dienst Nationaal Register (m/v/x)

Je analyseert, behandelt en volgt de dossiers op in verband met de opdrachten van de dienst Nationaal register voor gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken  (aanvraag tot opname, aanvraag tot erkenning van een opleiding, aanvraag tot toekenning van een vrijstelling voor een opleiding, klachten, ....). Je ondersteunt het diensthoofd in zijn opdracht om het personeel te coachen en te begeleiden om bij te dragen aan de goede werking van het nationaal register van gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken, te zorgen voor een correcte behandeling van de dossiers en voor een besluitvorming die overeenkomt met de geldende regelgeving.

Als analist - dossierbeheerder analyseer en superviseer je aanvragen tot inschrijving in het nationaal register om de besluitvorming te ondersteunen en toe te zien op een correcte toepassing van de wetgeving.

Voorbeelden van taken:

• de inhoud van de dossiers controleren, nagaan of alle bewijsstukken verstrekt zijn
• nagaan of aan de opnamevoorwaarden is voldaan overeenkomstig de geldende regelgeving
• ontbrekende gegevens in kaart brengen en aanvullende informatie achterhalen
• de problematische aspecten van de dossiers proactief opsporen
• de dossiers volgens de geldende procedure klasseren en de dossiers voor de erkenningscommissie voorbereiden

Als analist-dossierbeheerder analyseer je de dossiers inzake aanvragen tot erkenning van een opleiding en tot toekenning van een vrijstelling voor een opleiding, ondersteun je de besluitvorming en zie je toe op een correcte toepassing van de wetgeving.

Voorbeelden van taken:

• nagaan of alle bewijsstukken zijn verstrekt
• nagaan of aan de voorwaarden voor de toekenning van een vrijstelling of de erkenning van een opleiding is voldaan overeenkomstig de geldende regelgeving
• ontbrekende gegevens in kaart brengen en aanvullende informatie achterhalen
• de problematische aspecten van de dossiers proactief opsporen
• de dossiers die aan de erkenningscommissie moeten worden voorgelegd, identificeren en de dossiers voor de erkenningscommissie voorbereiden
• de beslissingen tot toekenning van een vrijstelling of tot erkenning van een opleiding voorbereiden

Als analist - dossierbeheerder ontvang en analyseer je klachten en verzoeken die aan de dienst worden gericht, zie je toe op de naleving van de regels inzake de opname in het register en op de naleving van de deontologische regels.

Voorbeelden van taken:

• de brieven in ontvangst nemen
• de inhoud van de klachten analyseren en de wettelijke problemen in verband met de naleving van de opnamevoorwaarden of van de deontologische regels in kaart brengen
• de ontbrekende informatie achterhalen 
• de adviseur een advies bezorgen over de gevolgen die aan de klachten moeten worden gegeven en over de behandelingsprocedure
• de dossiers die aan de erkenningscommissie moeten worden voorgelegd, voorbereiden
• de beslissingen volgen

Als dossierbeheerder superviseer je en/of doe je de voorbereiding van de aan de Nederlandstalige kamer van de erkenningscommissie voorgelegde dossiers, om de commissie er toe in staat te stellen een uitvoerig advies te formuleren in de dossiers die haar worden voorgelegd en de minister van Justitie of de door hem gemachtigde ambtenaar ertoe in staat te stellen in deze dossiers een gemotiveerde beslissing te nemen.

Voorbeelden van taken:

• de documenten opstellen en de stukken en informatie die de erkenningscommissie nodig heeft, verzamelen (of de inhoud van de door de dienst opgestelde dossiers controleren)
• de dossiers volgens de geldende procedure klasseren
• de door de erkenningscommissie uitgebrachte adviezen volgen
• de documenten die ter ondertekening aan de gemachtigde ambtenaar moeten worden voorgelegd, voorbereiden 
• de ministeriële besluiten voorbereiden

Als contactpersoon beantwoord je een brede waaier aan vragen van interne of externe klanten over opnameprocedures en de toepassing van de wet inzake het Nationaal Register voor gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers, tolken en vertalers-tolken om antwoorden te geven die op de situatie van de betrokkene en op de wet zijn afgestemd.

Voorbeelden van taken:

• het ontvangen van vragen, het onderzoeken van de aard ervan en het verzamelen van aanvullende de vragen, de aard ervan onderzoeken en aanvullende informatie inwinnen
• de aanvragen volgens de vastgestelde procedures of regels behandelen
• de betrokkenen op de hoogte brengen van de voortgang van hun dossier en de ter zake genomen beslissing
• de bij de opnameprocedure ondervonden informaticaproblemen in kaart brengen en die problemen bij de bevoegde personen aankaarten

Als administratieve ondersteuning bied je de hiërarchische meerderen administratieve en organisatorische ondersteuning met oog op de goede uitvoering van de administratieve of operationele taken van het register en de organisatie van de erkenningscommissie, om het werk van de hiërarchische meerdere te verlichten en toe te zien op een correct gebruik van de informaticatoepassing.

Voorbeelden van taken:

• antwoorden op de vragen van medewerkers inzake de toepassing van de wet en de door de medewerkers opgestelde en aan de klanten gegeven antwoorden onderzoeken
• oplossingen vinden voor de problemen die de medewerkers niet zelf kunnen oplossen
• toezien op de correcte uitvoering van de taken en zorgen voor een goede toepassing van de geldende procedures en reglementen
• brieven of documenten opstellen voor de hiërarchische meerdere(n) en voor de dienst
• de notulen van de vergaderingen opstellen
• het gebruik van de gegevensbank volgen
• toezien op de goede samenstelling van de informaticadossiers