ALLROUND ADMINISTRATIEF & HR MEDEWERKER (m/v/x)
Centrale Toezichtsraad voor het Gevangeniswezen
XNC21002
XNC21002
- Contractueel
- Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)
Samen met een collega en onder leiding van de ‘verantwoordelijke van de administratie’ sta je in voor het organisatiebeheer van de CTRG in uiteenlopende domeinen:
1. Administratieve HR-taken
Je ondersteunt de verantwoordelijke van de administratieve dienst bij het implementeren en opvolgen van het HR-beleid binnen de CTRG: aanwervingen, stage, loopbaanontwikkeling, sociale dienst (verzekeringen en andere voordelen), vormingsbeleid, …
Je staat de verantwoordelijke van de administratieve dienst bij in het beheer van de administratieve aspecten van het personeelsbeheer: arbeidsovereenkomsten, verloning, afwezigheden en verloven…
Je denkt mee na over manieren waarop de dienstverlening verder kan geoptimaliseerd worden, al dan niet onder de vorm van geautomatiseerde processen. Je creëert procedures en templates voor de administratieve processen die worden in plaats gezet.
2. Administratie en Secretariaat
Je verzorgt samen met je collega de eerstelijnstelefonie en het onthaal van bezoekers.
Je staat in voor het organiseren en opvolgen van vergaderingen.
Je beheert het klassement van alle administratieve stukken.
Je staat de verantwoordelijke van de administratieve dienst bij in de realisatie van het aankoopbeleid en in het voorbereiden, afsluiten en opvolgen van de contracten voor werken, leveringen en diensten.
3. Externe partners beheren
Je onderhoudt samen met het diensthoofd de contacten met de private partners van de CTRG die instaan voor de uitbouw en opvolging van de ICT-infrastructuur van de organisatie.
4. Vertalingen
Je zal documenten vertalen van het Frans naar het Nederlands en omgekeerd.
Centrale Toezichtsraad voor het Gevangeniswezen
De Centrale Toezichtsraad voor het Gevangeniswezen (hierna: CTRG) organiseert een selectie voor de aanwerving van één voltijdse Nederlandstalige ‘administratief medewerker’ (contract van onbepaalde duur, goede kennis van de tweede landstaal, standplaats Brussel en voor spoedige indiensttreding).
De CTRG is een onafhankelijke, onpartijdige, collaterale instelling van het Parlement die waakt over het respect voor de grondrechten en de waardigheid van personen in detentie. Voor meer informatie : www.ctrg.belgium.be.
De CTRG is samengesteld uit een centrale administratie van een 20-tal personen. Daarnaast ondersteunt de CTRG ruim 500 mandaathouders in 33 lokale Commissies van Toezicht die verspreid zijn over het hele land.
Waarom kiezen voor de CTRG ?
Wij zijn een jonge organisatie (een start-up) waarvan de structuur en de werkprocessen nog verder moeten worden uitgetekend. Hierdoor kan jij met jouw bijdrage een stempel drukken op onze organisatie.
Wij zijn een kleine organisatie op mensenmaat met direct contact tussen alle medewerkers. Je maakt deel uit van het administratieve team (3 personen) en komt in dagelijks contact met de 4 Bureauleden van onze organisatie.
Wij zijn gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Het is 8 minuten stappen van het Centraal Station in Brussel tot aan onze kantoren aan de achterzijde van het Federaal Parlement. Er stopt een bus op 50 meter van onze voordeur en we zijn gelegen vlakbij het metrostation “Park”.
Vacatures
De ideale kandidaat beschikt over de volgende competenties en attitudes:
Je werkt zeer vlot met de courante software binnen MS Office/Windows: Word, Powerpoint en Excel. Kennis van andere informaticatools is een troef.
Je functioneert vlot in een tweetalige omgeving: wij verwachten een minimale kennis B2 voor Frans – ook geschreven
Je hebt kennis van en vaardigheden inzake human resources (bij voorkeur in de overheidscontext)
Je bent super georganiseerd en werkt zeer nauwkeurig
Je bent leergierig en je streeft voortdurende verbetering van jouw werk na, na zelf-evaluatie van dat werk.
Je bent stressbestendig en flexibel in de organisatie van jouw werk.
Je handelt integer waarbij je denkt in “oplossingen” i.p.v. “problemen”
Je kan zelfstandig problemen oplossen.
Deelnemingsvoorwaarden
1. Vereist diploma op 31 januari 2021
je beschikt over een ‘professionele bachelor’-diploma (Hoger onderwijs korte type) in een van de volgende domeinen: office management, personeelswerk, boekhouding, ICT, rechtspraktijk.
2. Vereiste ervaring op 31 januari 2021
je hebt ten minste 1 jaar aantoonbare ‘nuttige professionele ervaring’.
3. Uittreksel uit Strafregister
je legt een recent (van 2021) en blanco ‘uittreksel uit het strafregister’ voor.
Niveau
Je wordt voltijds aangeworven met een contract van onbepaalde duur als ‘administratief medewerker’ met de bijhorende weddenschaal 6 van de CTRG. Voor het bepalen van jouw loon wordt er rekening gehouden met jouw nuttige beroepservaring.
Loonschaal 6 van het salarissysteem van de CTRG impliceert een maandelijks brutoloon aan 100% tewerkstelling (index 1/4/2020) tussen 2.501,89 € en 3.792,04 €.
Extra voordelen: pensioenplan, maaltijdcheques, volledige terugbetaling van de woon-werk verplaatsing via het openbaar vervoer en/of fietsvergoeding.
Jaarlijkse vakantiedagen: 36 dagen (meteen bij indiensttreding, pro rata bij indiensttreding in het jaar).
Contract: Contractueel
Werkregime: Voltijds
Selectieprocedure
Opgelet: elk onderdeel van de selectieprocedure is eliminerend en voor het vervolg van de procedure wordt geen rekening meer gehouden met jouw kandidatuur als je voor een onderdeel afwezig bent.
1. Screening van de deelnemingsvoorwaarden
Enkel indien je beschikt over het vereiste diploma en de vereiste nuttige professionele ervaring, word je tot de selectie toegelaten. De screening van de relevante professionele ervaring gebeurt enkel op basis van de CV’s, motivatiebrieven en diploma’s/attesten zoals ontvangen op de uiterste inschrijvingsdatum. Beschrijf daarom zo volledig mogelijk jouw ervaring per functie met begin- en einddata, met telkens de taken en verantwoordelijkheden.
De 3 kandidaten die het best beantwoorden aan het vooropgestelde profiel en die de deelnemingsvoorwaarden het best vervullen, worden geselecteerd voor het tweede onderdeel van de selectieprocedure.
2. Interview met de Directeur en de Verantwoordelijke Administratie CTRG
Tijdens het interview worden niet alleen jouw technische en gedragsgerichte competenties in overeenstemming met de functievereisten geëvalueerd maar ook jouw motivatie en affiniteit met het werkterrein. Ook jouw spreek- en schrijfvaardigheid in het Frans wordt hier nog getest.
De leden van de jury stellen op basis van dit interview de uiteindelijke laureaat ter finale goedkeuring voor aan het Bureau van de CTRG.
Feedback: na het ontvangen van jouw eindresultaat kan je binnen de maand schriftelijk feedback vragen bij de CTRG, Leuvenseweg 48 bus 2, 1000 Brussel of via vacature@ctrg.belgium.be
Solliciteren
Solliciteren kan tot 22 januari 2021 middernacht bij voorkeur via e-mail: vacature@ctrg.belgium.be en je vermeldt hierbij duidelijk de volgende referentie: ADMMED-NL-040121.
Sollicitatie per post (met vermelding van de referentie) tot 22 januari 2021 middernacht (de datum van de poststempel geldt als bewijs). Je stuurt jouw CV, motivatiebrief en een kopie van jouw diploma(‘s), attesten en certificaten naar:
Centrale Toezichtsraad voor het Gevangeniswezen
T.a.v. Secretariaat
Leuvenseweg 48, bus 2
1000 Brussel
De CTRG voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selectie voor al wie solliciteert.
Kandidaten met een handicap, leerstoornis of ziekte kunnen een redelijke aanpassing vragen aan de selectieprocedure. Gelieve ons hierover voorafgaandelijk te contacteren om aan te geven welke aanpassingen jou hierbij kunnen helpen. Stuur ons tijdig jouw attest door indien je hierover beschikt.