Vous intégrez une équipe de 10 collaborateurs au sein de laquelle vous participez au bon fonctionnement administratif et au bon déroulement des assemblées de la vie politique de la Ville de Bruxelles (Conseil communal et Collège). Vous assurer la confection, la mise à disposition et l’archivage des ordres du jour et des procès-verbaux de même que l’organisation des séances du collège et du conseil communal. Vous êtes assisté de collaborateurs administratifs, dont vous supervisez le travail, pour réaliser cette mission. Vous travaillez en collaboration avec l’ensemble des départements de la Ville de Bruxelles et êtes en contact régulier avec les mandataires politiques et les cabinets d’échevins.

Tâches

  • Vous assistez le Secrétaire communal et votre direction dans la préparation des séances du Collège et du Conseil, dans le suivi des décisions prises et la gestion d’autres matières en lien avec le service
  • Vous êtes responsable de la préparation de l’ordre du jour des séances du Collège et du Conseil
    • Vous effectuez une relecture des points introduits à l’ordre du jour
    • Vous contrôlez l’application de disposition de la Nouvelle Loi Communale ou autre règlement
    • Vous vérifiez que les dossiers soumis à l’ordre du jour soient complets
    • Vous faites corriger/compléter les points ou documents proposés pour l’ordre du jour
    • Vous finalisez et mettez à disposition l’ordre du jour du Collège et du Conseil, de même que les extraits et procès verbaux des décisions
  • Vous collectez auprès des départements et cabinets échevinaux concernés les infos utiles à l’organisation des séances et la présentation des dossiers aux organes de décision
  • Vous organisez les modalités pratiques des séances du Collège et du Conseil (calendrier / échéancier des séances, invitations, réservation de salles … )
  • Vous rédigez, dans les deux langues nationales, et assurez des traductions, des rapports, des projets de délibération, des courriers, des ordres de service, …
  • Vous organisez et coordonnez les tâches récurrentes des collaborateurs administratifs, les assister dans la réalisation de leurs tâches et contrôler les documents produits
  • Vous recevez les visiteurs conviés aux séances du Collège et du Conseil et traitez les demandes de renseignements provenant de services internes, cabinets d’échevins, mandataires politiques, citoyens, avocats, …

Ville de Bruxelles

Avec environ 3900 membres du personnel et un réseau d’enseignement étendu, la Ville de Bruxelles est l'un des plus importants employeurs de la Région bruxelloise.

Le Département de l’Organisation est en charge de la tutelle exercée par la Ville sur divers organismes publics, du fonctionnement des assemblées communales, des sanctions administratives mais aussi des relations publiques.

Le Secrétariat des Assemblées assure sous la direction fonctionnelle du Secrétaire communal, le secrétariat du Conseil communal et du Collège des Bourgmestre et Echevins. Il gère l’organisation des séances, la préparation, la diffusion et l’archivage des ordres du jour et procès-verbaux, la consultation des pièces par les mandataires et les dossiers personnels des mandataires. Il met également son expertise juridique et administrative au service des autres départements et est régulièrement consulté pour dispenser des conseils ou pour rédiger des instructions quant à la rédaction d’actes administratifs et aux procédures à respecter


Postes vacants

  • Nombre (1) - 1000 Bruxelles

https://www.bruxelles.be/

  • Être titulaire d’un diplôme de master en sciences politiques, administration publique, sciences administratives, droit ou sciences sociales

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’étranger, sauf exceptions, une déclaration d’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles est obligatoire (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=travaillerenbelgique )

Ou remplir les conditions d’une mobilité interne dans le grade de secrétaire d’administration

  • Vous montrez un intérêt pour le fonctionnement institutionnel et politique d’une commune
  • De bonnes connaissances en matière de droit communal et de droit administratif sont un atout
  • Vous travaillez de façon structurée et avec précision en prenant en compte les délais impartis
  • Vous disposez d’un esprit d’analyse développé focalisé sur la recherche de solutions pour l’ensemble des dossiers au sein du service
  • Vous êtes capable de donner priorité aux intérêts de l’institution et de la défendre en toute circonstance
  • Vous pouvez être flexible dans vos horaires pour assurer le préparation des assemblées et être présent lors de celles-ci lorsque nécessaire (au-delà de 18h certains jours)
  • Vous êtes capable de développer des contacts professionnels avec divers partenaires en vue d’optimaliser la collaboration
  • Vous faites preuve d'esprit de synthèse et d'excellentes capacités rédactionnelles
  • Vous maîtrisez la suite MS Office
  • Vous faites preuve d’une excellente connaissance écrite et orale du néerlandais

Niveau

  • Master (diplôme universitaire ou enseignement supérieur de type long)

  • Un contrat à durée indéterminée à temps plein
  • Salaire mensuel brut : minimum 3375,52 euros (qui peut être supérieur compte tenu de la valorisation des expériences professionnelles antérieures, de la situation familiale ainsi que de la réussite de l’examen linguistique). Vous pouvez obtenir une estimation de votre salaire via notre outil de calcul de salaire en ligne.
  • Avantages extra-légaux : Chèques repas, abonnement gratuit de la STIB et une intervention dans les frais de transport (SNCB, De Lijn, TEC, vélo), possibilité d’une assurance hospitalisation, plan de pension pour les collaborateurs à hauteur de 3% du traitement brut
  • Possibilités de télétravail et des formations régulières
  • La prise en charge du ticket modérateur par la Ville pour les soins médicaux, pour vous et votre famille au CHU Brugmann, au CHU Saint-Pierre, à l'Institut Jules Bordet et à l'HUDERF (Hôpital universitaire des Enfants Reine Fabiola).

Contrat: Contractuel

Régime de travail: À plein temps

Une première sélection sera réalisée sur base du cv et de la lettre de motivation. Les candidats correspondant au profil seront conviés par téléphone à des tests de sélection informatisés et à un entretien de sélection. Celui-ci se déroulera devant un comité de sélection et portera sur la motivation, les compétences comportementales et les compétences techniques.

PROCÉDURE DE SÉLECTION

Envoyez-nous votre candidature pour le 15/08/2022 au plus tard (curriculum vitae + lettre de motivation + copie du diplôme requis). Les candidatures incomplètes (n’incluant pas tous les documents requis) ne seront pas prises en considération.

https://jobs.bruxelles.be/fr/vacature/74949/charge-de-dossiers-h-f-x-pour-le-secretariat-des-assemblees/

La Ville de Bruxelles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

Loeckx - Expert RH
P: 02 279 24 24
E: thomas.loeckx@brucity.be

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