Teamchef (A1) personeelsadministratie (m/v/x) voor de dienst HR Gerechtspersoneel

In de functie van leidinggevende van een klein team (5 à 10 dossierbeheerders) verdeel je de activiteiten/taken en volg je deze van een aantal dossierbeheerders van de personeelsadministratie op. Zo geef je bijvoorbeeld instructies, bepaal je de prioriteiten, verdeel je de taken/dossiers. Je controleert en volgt de kwaliteit op, alsook de gevolgde procedures en de termijnen van de dossiers.

Je hebt een belangrijke rol als aanspreekpunt voor de verschillende betrokkenen in de organisatie. Je rapporteert en verleent hen advies. Je rapporteert over de stand van zaken inzake afhandeling van dossiers aan de hiërarchie. Ook beantwoord je vragen van personeelsleden ivm de afhandeling van hun dossier.

Je bent coach en verleent daarbij advies, alsook sta je in voor de individuele begeleiding en de ontwikkeling van de medewerkers in het kader van de evaluatiecycli. Je identificeert sterke, zwakke en verbeterpunten op medewerker –en teamniveau. Ook ondersteun je medewerkers bij de afhandeling van complexe dossiers.

Je specialiseert je in de evoluties inzake het administratief en geldelijk statuut en de arbeidsvoorwaarden. Je volgt wijzigingen in de reglementering op en vertaalt deze naar concrete procedures voor het behandelen van dossiers. Je brengt ook de medewerkers op de hoogte van dergelijke wijzigingen.


Meer info over de jobinhoud?

Vander Sande Sarah
Attaché – FOD Justitie (DGRO)
Tel.: 02 552 28 55
E-mail: sarah.vandersande@just.fgov.be

Er is 1 vacature bij de dienst HR Gerechtspersoneel van het DG Rechterlijke Organisatie van de FOD Justitie (Waterloolaan 80, 1000 Brussel).

De dienst HR Gerechtspersoneel beheert de individuele dossiers van het gerechtspersoneel, inzonderheid parketjuristen, referendarissen, griffiers, secretarissen en administratief personeel van griffies en parketsecretariaten: (benoemingsbesluiten, arbeidsovereenkomsten, loonbeheer,..).
De dienst staat in voor de invulling van de vacante betrekkingen, met de hulp van de HR-attachés op het niveau van het rechtsgebied en ze waakt over collectieve en individuele competenties die nodig zijn voor het bereiken van de doelstellingen van de Rechterlijke Organisatie alsook de individuele loopbaandoelstellingen, door de nodige ontwikkelingsinitiatieven te ondersteunen en op te volgen.

De dienst HR Gerechtspersoneel van de directie P&O van het DGRO bestaat uit drie secties:
- de sectie administratief en financieel beheer die instaat voor het beheer van de personeelsdossiers van het gerechtspersoneel
- de sectie selecties en personeelsbewegingen die samenwerkt met de attachés HRM die gedecentraliseerd werken voor de organisatie van de selecties en die samenwerkt met Selor voor de organisatie van vergelijkende selecties en taalexamens
- de sectie competentiemanagement die instaat voor de standaardopleidingen voor het gerechtspersoneel en de evaluatiecycli coördineert.

Als teamchef personeelsadministratie kom je terecht binnen de sectie administratief en financieel beheer.
De dienst wordt momenteel hervormd: Je bent 1 van de 4 teamchefs (2 Nederlandstaligen, 2 Franstaligen) waarbij je in duo werkt met je Franstalige collega.

De FOD Justitie is onderverdeeld in drie Directoraten-Generaal, waaronder het Directoraat-Generaal Rechterlijke Organisatie (DGRO). Doordat het DGRO concepten levert voor de modernisering van de Rechterlijke orde, werkt het mee aan en ondersteunt het dit proces zodat het nieuwe gerechtelijke landschap wordt gedefinieerd en ten uitvoer wordt gelegd.

Het DGRO ondersteunt de werkzaamheden van de Rechterlijke orde op alle gebieden die noodzakelijk zijn voor de werking ervan: de organieke wetgeving betreffende de rechterlijke macht, personeel, ICT, gebouwen, materieel, gerechtskosten en centraal strafregister.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je erkent de kwaliteiten van de medewerkers, stimuleert hen in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en past de eigen leiderschapsstijl aan hen aan
• Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties

Technische competenties

• Je beschikt over goede mondelinge communicatieve vaardigheden

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Niet vereist, wel een troef

• Je werkt in een tweetalige omgeving, de kennis van het Frans is een pluspunt
• Ervaring in een leidinggevende functie
• Ervaring in een administratieve functie

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste benoemingsbesluit en anciënniteit op de uiterste inschrijvingsdatum (enkel voor de federale ambtenaren):

Je bent een Nederlandstalig statutair ambtenaar en je werkt niet voor de rechterlijke orde. Om deel te nemen aan deze selectie moet je benoemd zijn bij:

• een federale overheidsdienst, een programmatorische federale overheidsdienst, alsook de diensten die ervan afhangen, het Ministerie van Landsverdediging, alsook de diensten die ervan afhangen, of één van de rechtspersonen bedoeld in artikel 1, 3° van de wet van 22 juli 1993 houdende bepaalde maatregelen inzake ambtenarenzaken (het personeel van NMBS en federale politie maken geen deel uit van het
toepassingsgebied van de intrafederale mobiliteit).

Deze functie betreft een vacante functie in de klasse A1. Je moet voldoen aan:
- behoren tot de klasse A1

Als je geslaagd bent in het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau A1 en je bent opgenomen in de lijst van geslaagden, kan je op  basis van dit slagen deelnemen aan deze selectie.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (A1) (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job.

Als dit bewijs van benoeming (bij Werkervaring, Mijn huidige werksituatie) of van slagen (bij Diploma's en certificaten) al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, moet je dit niet opnieuw doen.


Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en doe dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum. 

Je online-cv moet volledig ingevuld zijn. Hierin vul je je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job.


Indien je ten laatste op 08/04/2021 niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Arbeidsvoorwaarden

Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• mogelijkheid tot telewerk

Je wordt ingeschaald in de nieuwe loopbaan volgens de bepalingen van het koninklijk besluit van 25 april 2017 betreffende de intrafederale mobiliteit van de personeelsleden van de federale diensten naar de diensten die de rechterlijke macht terzijde staan.


Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.


Aanstellingsvoorwaarden

Als je geslaagd bent voor deze selectie moet je - om benoemd te worden - op de aanstellingsdatum:
• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
• een indiensttreding is uitgesloten wanneer uit uw strafregister blijkt dat u een correctionele of criminele veroordeling al dan niet met uitstel heeft opgelopen waarvoor nog geen eerherstel werd verkregen (zie art. 287quinquies §3 Ger. Wetboek)

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via elektronische weg) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectiestappen:

Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de volgende deelnemingsvoorwaarden op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Je bent in het bezit van het vereiste benoemingsbesluit

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Functiespecifieke screening

Interview (+/- 45 minuten):

De interviews worden face-to-face georganiseerd, behalve in het geval van specifieke situaties waarin het interview online georganiseerd zal worden. Indien dit het geval is, zal je tijdig gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.


Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden eind april 2021 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  

• Wat moet je concreet doen als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht.
  Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening (= het interview).
Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Een indiensttreding is uitgesloten wanneer uit uw strafregister blijkt dat u een correctionele of criminele veroordeling al dan niet met uitstel heeft opgelopen waarvoor nog geen eerherstel werd verkregen (zie art. 287quinquies §3 Ger. Wetboek).

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst opgesteld die 1 jaar geldig blijft.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je uiterlijk op 08/04/2021:

• je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
• je benoemingsbesluit oplaadt
• én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Contactpersoon Selor
Lien De Lombaert - HR consultant
Tel.: 03/257 87 38
E-mail: werving.selor@just.fgov.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact


Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving