Administratief assistent onthaal-telefonie

Afhankelijk van de noden van de dienst ontvang je mensen aan het onthaal en/of behandel je telefonische oproepen:

Telefonisch onthaal
Je beantwoordt telefonische oproepen, verstrekt inlichtingen en verwijst de klanten door naar de betrokken personen of diensten.

Onthaal

• Je onthaalt bezoekers en firma's, registreert hen en bezorgt hen de correcte toegangsbadges.
• Je neemt contact op met de betrokken personen of diensten en begeleidt de bezoekers naar de coffeecorners.
• Je verstrekt inlichtingen of verwijst de bezoekers door naar de juiste personen.
• s' Ochtends en 's avonds open en sluit je de deuren. Je bedient ook de ingang voor de bezoekers met een handicap.
• Je leent fietsen en steps uit aan de medewerkers. Je neemt onder andere goederen, pakjes en delivery maaltijden in ontvangst.
• Bij brandalarm stel je de lijsten van de aanwezige personeelsleden ter beschikking. Je capteert de alarmsignalen en verwittigt de huisbewaarder indien nodig.

Je werkt in een meertalige omgeving (Nederlands, Frans, Engels).


Meer info over de jobinhoud?
Cathérine De Geyter - diensthoofd
Contactpersoon FOD Mobiliteit en Vervoer
E-mail: catherine.degeyter@mobilit.fgov.be  
Tel.: 02 277 46 37


Indien je voor jezelf nog een beter beeld van de functie wil vormen, ga dan via deze link naar een aantal getuigenissen van jouw toekomstige collega's.

Er is 1 vacature bij de stafdienst Budget, Beheerscontrole & Logistiek van de FOD Mobiliteit en Vervoer (Vooruitgangstraat 56, 1210 Brussel).

De FOD Mobiliteit en Vervoer doet bewegen. Op de weg, op het water, op het spoor of in de lucht, wij zorgen ervoor dat iedereen zich kan verplaatsen. Onze hoofdopdracht bestaat erin een bijdrage te leveren aan de veiligheid, het milieu en de economie van het vervoer.

In een wereld waarin het noodzakelijk is om zich in alle richtingen te kunnen verplaatsen, kiezen wij voor functies die ook u de mogelijkheid geven om elke richting uit te gaan en om zo samen te werken aan de verbetering van het dagelijkse leven van de burgers. Want dit is wat ons dichter bij elkaar brengt.

Hou België dus in beweging en geef ook uzelf de kans vooruit te gaan! De FOD Mobiliteit en Vervoer zet zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing, ... We streven er ook naar om onze missie als overheidsdienst te vervullen in overeenstemming met het kader van de integriteit.

Meer info over de dienst?
Cathérine De Geyter - diensthoofd
Contactpersoon FOD Mobiliteit en Vervoer
E-mail: catherine.degeyter@mobilit.fgov.be
Tel.: 02 277 46 37

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je kan zelfstandig omgaan met problemen, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier te begeleiden , hen een persoonlijke dienstverlening te leveren en constructieve contacten te onderhouden.
• Je gaat op een resultaatsgerichte manier om met stress, controleert je emoties en reageert constructief op kritiek.

Technische competenties

• Je kan je mondeling vlot en duidelijk uitdrukken.

Vaardigheden

• Administratieve vaardigheden

 Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competentie in het vet en de motivatie worden als erg belangrijk voor de job beschouwd. Deze wegen zwaarder (X2) door in de eindscore.

Niet vereist, wel een troef

• Kennis van het Frans en het Engels is een belangrijke troef, rekening houdend met de meertalige werkomgeving.
• Vertrouwd zijn met Excel en Word is eveneens een pluspunt.
  

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste benoemingsbesluit en anciënniteit op de uiterste inschrijvingsdatum (enkel voor de federale ambtenaren)

Je bent een Nederlandstalig statutair ambtenaar en je werkt niet voor de rekruterende instelling. Om deel te nemen aan deze selectie moet je benoemd zijn bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit)
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

De vacante functie is een functie van administratief medewerker (niveau C). Je moet tot het niveau C behoren.

Als je geslaagd bent in het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau C en je bent opgenomen in de lijst van geslaagden, kan je op basis van dit slagen deelnemen aan deze selectie.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (niveau C) (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. 

Als dit bewijs van benoeming (bij Werkervaring, Mijn huidige werksituatie) of van slagen (bij Diploma's en certificaten) al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, moet je dit niet opnieuw doen. 

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven als administratief assistent (niveau C) met bijhorende weddeschaal.

Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart en Benefits at work
• na 2 maanden in dienst heb je recht op een aantal gratis treintickets voor privégebruik door jou en jouw gezinsleden, eventueel in te wisselen voor tickets voor Thalys en Eurostar
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• mogelijkheid tot opname van overuren
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• mogelijkheid tot telewerk met een maandelijkse vergoeding van 20€ als tussenkomst in de internetkosten.

Ontdek alle informatie (extra premies Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

1. Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de volgende deelnemingsvoorwaarden op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Je bent in het bezit van het vereiste benoemingsbesluit.

2. Functiespecifieke screening

Specifieke screening - PC proef (+/- 1u)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal ingeschreven kandidaten. Via een geïnformatiseerde test worden je administratieve vaardigheden gemeten.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 6 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal plaatsvinden in september (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor deze proef. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Specifieke screening - interview (+/- 1u )

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond september (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige proef. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Syndicale vertegenwoordiging
Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  

• Wat moet je concreet doen als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht.
  Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening - interview.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 6 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je uiterlijk op 7 september 2020:

• je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
• je benoemingsbesluit oplaadt
• én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Contactpersoon Selor
Patricia Dalemans - administratief deskundige
E-mail: jobs@mobilit.fgov.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving