Management assistant (m/v/x)

Je coördineert het directiesecretariaat van de administrateur-generaal van de Veiligheid van de Staat:

• Je streeft naar een efficiënt agendabeheer en speelt vlot in op veranderende omstandigheden. Je legt afspraken vast in functie van de prioriteiten. 
• Je organiseert vergaderingen en biedt logistieke ondersteuning. 
• Je verzorgt de correspondentie/het e-mailverkeer in drie talen (Nederlands, Frans en Engels). 
• Je bereidt documenten/presentaties voor, neemt notities tijdens vergaderingen en stelt verslagen op. 
• Je bent de eerste toegang tot de algemene directie; zowel telefonisch als persoonlijk. Je ontvangt bezoekers. 
• Je ontvangt en filtert telefoons en zorgt voor een degelijke meertalige informatiedoorstroming. 
• Je vangt allerhande vragen/klachten van interne en externe klanten op, helpt hen verder of verwijst door. 
• Je zorgt voor een feilloos en toegankelijk klassement van alle relevante dossiers en documentatie en waarborgt een strikte vertrouwelijkheid. 
• Je denkt actief mee, lost dagelijkse problemen op en doet verbeteringsvoorstellen betreffende de werking van het secretariaat. 
• Je springt in bij de andere directiesecretariaten wanneer nodig.

Meer info over de jobinhoud?

E-mail: job@vsse.be
Website Veiligheid van de Staat

Er is 1 vacature bij het directiesecretariaat van de Veiligheid van de Staat (Koning Albert II-laan 6, 1000 Brussel).

De Veiligheid van de Staat waakt over de bescherming van de fundamentele waarden en belangen van het land tegenover dreigingen zoals terrorisme, extremisme, spionage, inmenging door buitenlandse mogendheden en proliferatie van massavernietigingswapens. De dienst verzamelt informatie over deze activiteiten en deelt ze, na analyse, mee aan ministers, administraties, politie, gerecht en buitenlandse partners voor zover hun kennisname noodzakelijk is. De Veiligheid van de Staat voert ook veiligheidsonderzoeken en veiligheidsverificaties met het oog op de toekenning van een veiligheidsmachtiging, -attest of –advies.

Meer informatie over de opdrachten en bevoegheden van de Veiligheid van de Staat vind je op de website www.vsse.be  

Personeelsleden van de Veiligheid van de Staat hebben toegang tot geclassificeerde informatie en moeten daarom over een veiligheidsmachtiging beschikken (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Dergelijke machtiging wordt afgeleverd na een veiligheidsonderzoek. In een veiligheidsonderzoek wordt discreet onderzocht of jij en je eventuele meerderjarige huisgenoten over voldoende discretie, integriteit en loyauteit beschikken. Dit onderzoek wordt voor medewerkers minimum elke vijf jaar geactualiseerd.

Indien je je kandidaat stelt voor een functie bij de Veiligheid van de Staat vragen we je om discretie aan de dag te leggen en je communicatie hierover binnen je omgeving te beperken.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Je blijft kalm in stresserende situaties, blijft doelgericht werken en weet om te gaan met kritiek.

Technische competentie

• Je beschikt over uitstekende mondelinge communicatievaardigheden.

Een goede motivatie en een correcte en realistische visie over de Veiligheid van de Staat en over de functie zijn zeer belangrijk.

Opgelet! De competentie in het vet wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.
Je motivatie en de competentie ‘betrouwbaarheid tonen' wegen dan ook harder door in de eindscore (X2).

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt een praktische kennis van het Frans, aangezien je in een tweetalige omgeving werkt.
• Je drukt je vlot uit in het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een goede kennis van bureauticatoepassingen (Officepakket: Outlook, Word, Excel, Powerpoint).
  

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste benoemingsbesluit en anciënniteit op de uiterste inschrijvingsdatum (enkel voor de federale ambtenaren)

Je bent een Nederlandstalig statutair ambtenaar en je werkt niet voor de rekruterende instelling. Om deel te nemen aan deze selectie moet je benoemd zijn bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit)
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

De vacante functie is een functie van niveau B. Je moet voldoen aan:

• tot het niveau B behoren

Als je geslaagd bent in het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau B (niveau van de selectie) en je bent opgenomen in de lijst van geslaagden, kan je op basis van dit slagen deelnemen aan deze selectie.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (niveau B) (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als opladen echt niet mogelijk is, neem dan contact op met het selectieteam via mail naar job@vsse.be  

Als dit bewijs van benoeming (bij Werkervaring, Mijn huidige werksituatie) of van slagen (bij Diploma's en certificaten) al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, moet je dit niet opnieuw doen. 

2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

Een relevante professionele ervaring van minstens twee jaar in een administratieve functie, verdeeld over ten minste twee van onderstaande taken:

• Secretariaat van een directielid (agendabeheer)
• Onthaal/front office
• Organiseren van vergaderingen/evenementen/bezoeken/zendingen  

Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en doe dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum. 

Je online-cv moet volledig ingevuld zijn. Hierin vul je je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job.
Indien je ten laatste op 17/08/2020 (uiterste inschrijvingsdatum) niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Arbeidsvoorwaarden

Voordelen 

• glijdende werkuren in een 38-uren week
• minimum 26 dagen verlof (aangevuld met de week tussen Kerstmis en Nieuwjaar)
• de mogelijkheid om overuren te recupereren
• een uitgebreid opleidingsaanbod
• de mogelijkheid om een tweetaligheidpremie te behalen
• mogelijkheid om nuttige beroepservaring te laten meetellen in de geldelijke anciënniteit
• een gratis abonnement voor het openbaar vervoer
• een fietsvergoeding
• een tussenkomst in de hospitalisatieverzekering
• een Fed+-kaart met interessante aanbiedingen en voordelen
• andere sociale voordelen
• in het gebouw van de Veiligheid van de Staat bevindt zich een goed uitgeruste fitnessruimte waar je groepslessen kan volgen (o.a. zelfverdediging, krachttraining en uithouding) of waar je samen met de sportcoach een persoonlijk trainingsschema kan uitwerken. 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Door de vertrouwelijke aard van de informatie die binnen de Veiligheid van de Staat behandeld wordt, is structureel telewerk niet mogelijk.

Aanstellingsvoorwaarden

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om in dienst te kunnen treden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking
• houder zijn van een geldige veiligheidsmachtiging conform de wet van 11.12.1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen.

Als ambtenaar op hetzelfde niveau als de selectie (niveau B) en nog niet werkende voor de rekruterende instelling, moet je geen stage meer doen.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

1. Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de volgende deelnemingsvoorwaarden op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Je bent in het bezit van het vereiste benoemingsbesluit
• Je hebt de vereiste relevante professionele ervaring. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

2. Functiespecifieke screening

Specifieke screening - interview met postbakoefening (+/- 1u15 + 1u voorbereidingstijd)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten.
Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een postbakoefening en voldoende tijd om die voor te bereiden. Die oefening wordt besproken tijdens je interview.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden op 11 en/of 14 september 2020 (data onder voorbehoud).
Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je vanaf 26/08/2020 zelf online inschrijven voor het interview (onder voorbehoud). Je kan alleen maar inschrijven als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden.
Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dag geen plaats meer is.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Syndicale vertegenwoordiging
Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  

• Wat moet je concreet doen als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht.
  Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening (interview met postbakoefening).
Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 8 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.
Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je uiterlijk op 17/08/2020:

• je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
• je benoemingsbesluit oplaadt
• én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Contactpersoon Selor
Selectieteam VSSE
E-mail: job@vsse.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving