Polyvalent administratief medewerker (m/v/x) voor Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse

FOD Binnenlandse Zaken

Selectiecode

MNG17121

Taal

Nederlands

Diploma

Bachelor

Contracttype

Statutair

Functieniveau

B

Type aanwerving

Niet van toepassing

Duur

Niet van toepassing

Voltijds/deeltijds

Niet van toepassing

Jobinhoud

Enerzijds ondersteun je de directeur en verschillende afdelingshoofden met de organisatie en opvolging van de administratieve taken binnen hun verantwoordelijkheidsdomein. Dit uit zich onder meer in volgende concrete taken : 

  • Je beantwoordt en schrijft inkomende en uitgaande post, mails en brieven. Heel af en toe sta je ook in voor de distributie van brieven naar verschillende ondersteunende diensten  
  • Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderingen en buitenlandse missies (betrokken personen contacteren, zaal reserveren, de nodige IT – voorzieningen, maaltijd voorzien, boeken van tickets voor dienstreizen,...) 
  • Je neemt deel aan vergaderingen en bent verantwoordelijk voor de verslaggeving en het informeren van de personen betrokken bij genomen beslissingen en uit te voeren acties. 
  • Je beheert de agenda van de directeur(s) op het vlak van vergaderingen, opleidingen en uit te voeren acties.


Anderzijds draag je ook bij aan een goede dagelijkse werking van het algemeen secretariaat van het OCAD. Dit uit zich in volgende taken : 

  • Je verzamelt de nodige informatie, verzekert een goede opvolging van dossiers en beheert de archivering van de verschillende onderdelen van een dossier. 
  • Je bent verantwoordelijk voor de contacten met interne klanten (kandidaten, stagiaires en overige personeelsleden,…) en externe klanten (Selor, IFA, P&O,…) gelinkt aan de opdrachten van de dienst. Je beantwoordt hun vragen met de nodige klantvriendelijkheid en verwijst hen door waar nodig. 
  • Je beantwoordt vragen van personeelsleden betreffende HR – materie. 
  • Je geeft je mening en denkt mee aan mogelijkheden om de dienstverlening van het secretariaat te verbeteren.
  • Je zorgt voor de verwerking van verschillende gegevens in de administratieve gegevensbank (persoonlijke dossiers, ontvangen en inboeken van leveringen, invoeren van dienstprestaties, …)




Meer info over de jobinhoud?
Administratief departement bij OCAD
Tel.: 02/238.56.03
E-mail: srt@ocamocad.fgov.be

Werkgever

Er is 1 plaats bij het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse (OCAD) te Brussel.

De administratief medewerker wordt tewerkgesteld binnen het departement "Strategische ondersteuning".

Het Coördinatieorgaan voor de dreigingsanalyse (OCAD) is een orgaan opgericht door de wet van 10 juli 2006 betreffende de analyse van de dreiging en staat onder het gezag van de Ministers van Binnenlandse Zaken en Justitie; het is belast met het analyseren en het evalueren van de inlichtingen, noodzakelijk voor het nemen van maatregelen door Bestuurlijke en/of Gerechtelijke Politie en dit ten aanzien van daden in België of tegen Belgische personen of Belgische belangen in het buitenland.

Deelnemingsvoorwaarden

Competenties


Gedragsgerichte competenties

  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid. 
  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
  • Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
  • Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

Technische competenties

  • Je hebt een goede kennis van Microsoft Office Word
  • Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden
  • Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden

Redeneervaardigheden

  • Verbale redeneervaardigheden

Opgelet! De competenties in het vet worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.

De competenties "Servicegericht handelen", "goede kennis van Microsoft Office Word" en je motivatie wegen harder door in de eindscore.

Niet vereist, wel een troef 

  • Je hebt kennis van de wet van 10 juli 2006.
  • Je hebt kennis van het Frans en het Engels.
  • Je hebt kennis van de overige MS-office toepassingen (Excel, Powerpoint en Acces).
  • Je hebt ervaring in het werken met Outlook en Sharepoint.  


Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste benoemingsbesluit en anciënniteit op de uiterste inschrijvingsdatum (enkel voor de federale ambtenaren)

Je bent een Nederlandstalig statutair ambtenaar en je werkt niet voor de rekruterende instelling. Om deel te nemen aan deze selectie moet je benoemd zijn bij:

    • een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit)
    • de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

De vacante functie is een functie van B. Je moet voldoen aan:

  • tot het niveau B behoren

    Als je geslaagd bent in het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau B en je bent opgenomen in de lijst van geslaagden, kan je op basis van dit slagen deelnemen aan deze selectie. Laad je bewijs van slagen op vóór de uiterste inschrijvingsdatum en neem contact op met de contactpersoon vermeld in de functiebeschrijving zodat je kan ingeschreven worden voor deze selectie. Doe je dit niet, kan je niet deelnemen aan de selectie op basis dit bewijs van slagen en krijg je geen vrijstelling voor de generieke screening.

    Laad je meest recente bewijs van benoeming op (niveau van benoeming) (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. 

    Als dit bewijs van benoeming (bij Werkervaring, Mijn huidige werksituatie) of van slagen (bij Diploma's en certificaten) al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, moet je dit niet opnieuw doen. 

    Aanbod

    Arbeidsvoorwaarden



    Voordelen

    • mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
    • uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
    • voordelige hospitalisatieverzekering
    • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
    • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
    • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
    • allerlei sociale voordelen
    • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
    • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
    • kinderopvang tijdens de schoolvakantie
    • glijdende werkuren in een 38-uren week.
    • 26 dagen jaarlijks verlof

     

    Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

    Aanstellingsvoorwaarden

    Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je op de aanstellingsdatum:

    • Belg zijn.
    • de burgerlijke en politieke rechten genieten.
    • een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
    • in het bezit zijn van een veiligheidscertificaat 'zeer geheim' of bereid zijn hiertoe een veiligheidsonderzoek te ondergaan en dit met verplicht positief resultaat, zoniet betekent dit een grond van uitsluiting van de dienst.
    • in het bezit zijn van een rijbewijs niveau B (zie bijlage 3 punt 1 voor het KB van 23 januari 2007 betreffende het personeel van het OCAD).

    Procedure

    Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

    Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


    Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


    Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

    Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


    Meer info over ons diversiteitsbeleid?

    Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

    Opgelet

    • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
    • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
    • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
    • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
    • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.


    1. Screening van deelnemingsvoorwaarden


    Je wordt toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de volgende deelnemingsvoorwaarden op de uiterste inschrijvingsdatum:

    • Je bent in het bezit van het vereiste benoemingsbesluit


    Waarop moet je letten?
    Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

    2. Functiespecifieke screening


    2.1. Event 1: Computergestuurde proef (1u15)

    Deze proef wordt georganiseerd als er meer dan 15 kandidaten ingeschreven zijn. Via een geïnformatiseerde test worden volgende competenties en redeneervaardigheden gemeten:

    • Problemen oplossen
    • Informatie analyseren
    • Verbaal redeneervermogen

    Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 10 punten op 20 behaalt (voor het totaal op deze 2 testen). Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

    Deze proef zal plaatsvinden vanaf 15/01/2018 tem 09/02/2018 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

    2.2. Event 2: Interview  + gevalstudie (2u):

    Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

    Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om die voor te bereiden. Die gevalstudie wordt besproken tijdens je interview.

    Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

    Je bent geslaagd als je ten minste 30 punten op 50 behaalt.

    Deze proef zal plaatsvinden vanaf 15/01/2018 tem 02/02/2018 indien ZONDER event 1. Deze proef zal plaatsvinden vanaf 23/02/2018 tem 09/03/2018 indien MET event 1 . Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


    Meer info?


    Meer info over de selectieprocedure?
    Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

    Testen en resultaten
    Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

    Feedback
    Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

    Syndicale vertegenwoordiging
    Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

    Niet tevreden over de selectieprocedure?
    Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.


    Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

    • redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).

      Procedure Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
      Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
      Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@selor.be)
      Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

      Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)

    • Selor informeert je toekomstige werkgever over de arbeidspostaanpassingen die je nodig hebt. Als je wil dat Selor dit voor jou doet, contacteer dan diversity@selor.be zodra je weet waar en wanneer je begint te werken. We sturen je dan een aanvraagformulier op.

    Laad ook vóór de uiterste sollicitatiedatum een officieel, geldig attest op van je handicap.

    Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.


    En na de selectieprocedure?


    Als je geslaagd bent?
    De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van de functiespecifieke screening 2 event 2. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte 'Motivatie' tijdens de 'functiespecifieke screening 2. event 2: interview + gevalstudie'  voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

    Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

    Hoelang blijft deze lijst geldig?
    Er wordt een lijst met maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

    Als je niet geslaagd bent?
    Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

    Solliciteren

    Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je uiterlijk op 02/01/2018:

    • je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
    • je benoemingsbesluit oplaadt
    • én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

    Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.


    Extra info

    Contactpersoon Selor
    Simon Verhavert - Selectiedeskundige
    Tel.: 02/500.24.65
    E-mail: simon.verhavert@ibz.fgov.be

    Adres en algemene contactgegevens
    FOD Binnenlandse Zaken
    Leuvenseweg 1
    1000 Brussel



    Ontmoet je toekomstige collega's

    Al onze getuigenissen

    • Portret Carole
      Na elke dag- of nachtshift ga ik naar huis met het gevoel dat ik iets heb gedaan om mensen in nood te helpen en te redden.
      Carole
      Operator in een noodcentrale 112
      -
      FOD Binnenlandse Zaken
      More about Carole
    • Portret Sylvie
      Wij zijn de eerste schakel in de hulpverleningsketen en het is belangrijk om efficiënt te zijn.
      Sylvie
      Operator in een noodcentrale 112
      -
      FOD Binnenlandse Zaken
      More about Sylvie
    • Portret Sandy Van Gorp
      Met empathie en geduld kom ik heel ver.
      Sandy Van Gorp
      Verpleegkundige in het Gesloten centrum Merksplas
      -
      FOD Binnenlandse Zaken
      More about Sandy Van Gorp
    • Portret Laura Szabo
      Het gaat hier niet over je ego en een mooi loon, wel over wat je kan realiseren voor de maatschappij en de voldoening die je eruit haalt.
      Laura Szabo
      Voorzitster van het directiecomité
      -
      FOD Binnenlandse Zaken
      More about Laura Szabo