Administratief assistent personeelsdienst (m/v/x)

Nationaal Geografisch Instituut

Selectiecode

MNG16084

Taal

Nederlands

Diploma

Hoger secundair

Contracttype

Statutair

Functieniveau

C

Type aanwerving

Niet van toepassing

Duur

Niet van toepassing

Voltijds/deeltijds

Niet van toepassing

Jobinhoud

Het Nationaal Geografisch Instituut (NGI) zoekt een dynamische, gemotiveerde en veelzijdige medewerker ter versterking van de personeelsdienst.

In samenwerking met je collega's en leidinggevende ben je verantwoordelijk voor onderstaande opdrachten:

  • Je voert gegevens in de gegevensbanken (Access) of aangepaste softwareprogramma's (prikkloktoepassing) in.
  • Je brengt de nodige wijzigingen aan teneinde de gegevens met betrekking tot het personeel up-to-date te houden.
  • Je ontvangt stukken, vraagt ze op en verzamelt ze voor de samenstelling van dossiers en verzekert de verdere behandeling ervan.
  • Je beheert de briefwisseling en stelt typebrieven, documenten, getuigschriften of besluiten op (in Word).
  • Je verzorgt het klassement van dossiers/documenten.

 

  • Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers die vragen hebben over personeelszaken.
  • Je informeert medewerkers over de procedures die zij in hun specifieke situatie moeten volgen.
  • Je contacteert externe instellingen (zoals Medex, Pensioenencommissie, ziekenfondsen, Persopoint, …) om de nodige gegevens/antwoorden te verkrijgen met betrekking tot de dossiers van personeelsleden.

 

  • Je volgt de evoluties op het vlak van reglementering/wetgeving en procedures op de voet.
  • Je brengt personeelsleden op de hoogte brengen van wijzigingen inzake procedures of reglementering die gevolgen hebben voor hun dossier.
  • Je neemt actief deel aan opleidingen met betrekking tot je vakgebied.


Meer info over de jobinhoud?
Ilse De Groote
Contactpersoon NGI
Tel.: 02/629.82.64
E-mail: ilse.degroote@ngi.be

Werkgever

Er is 1 vacature bij de personeelsdienst van het Nationaal Geografisch Instituut (Abdij Ter Kameren 13, 1000 Brussel).

De personeelsdienst van het Instituut staat in voor de correcte toepassing van de reglementering inzake administratief en geldelijk statuut op zijn personeelsleden, alsook voor de uitbouw van het HR-beleid van de federale overheid binnen de instelling.

Het Nationaal Geografisch Instituut (NGI) is een parastatale van type B, onder voogdij van de Minister van Defensie, en telt een tweehonderdtal personeelsleden. Haar hoofdopdracht bestaat erin de topografische kaarten van België te realiseren en bij te werken en dit op verschillende kaartschalen. Hiervoor worden gesofisticeerde geïnformatiseerde toepassingen gebruikt. Bovendien voert het NGI allerhande werkzaamheden uit in haar vakgebied (geodesie, fotogrammetrie, cartografie, teledetectie, …). Ze is de referentie op het vlak van geografische informatie. Het Ministerie van Defensie was lange tijd de grootste klant, maar andere federale en regionale instellingen, nutsbedrijven, privéfirma's en particulieren maken gebruik van haar producten. Ook onderhoudt het NGI nauwe banden met verschillende internationale organisaties.

Deelnemingsvoorwaarden

Competenties


Gedragsgerichte competenties

  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
  • Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
  • Je structureert je eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uit te voeren.


Technische competenties

  • Je beschikt over sterke mondelinge communicatievaardigheden.


Je motivatie weegt harder door in de eindscore.

Niet vereist, wel een troef

  • Je hebt goede kennis van bureauticatoepassingen MS Office.
  • Je werkt in een tweetalige omgeving en hebt een praktische kennis van het Frans.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste benoemingsbesluit op de uiterste inschrijvingsdatum:


Om te solliciteren voor deze functie moet je een Nederlandstalige statutaire ambtenaar zijn van niveau C bij een Federale administratie of een Parastatale instelling opgenomen in het Koninklijk Besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS, de federale politie, de griffies en parketten evenals de beroepsmilitairen maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van Interne Markt) en nog niet aan de slag zijn bij de rekruterende instelling.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als opladen echt niet mogelijk is, neem dan contact op met Ghislena De Baets op het nummer 02/788.66.82 of stuur je bewijs van benoeming via mail naar ghislena.debaets@selor.be  


De vacante functie is een functie van niveau C. Je dient te voldoen aan:

  • Tot het niveau C behoren


Als je geslaagd bent in het specifiek of bijzonder gedeelte van een bevorderingsselectie niveau C (niveau van de selectie) en je bent opgenomen in de lijst van geslaagden, kan je op basis van dit slagen deelnemen aan deze selectie. Laad je bewijs van slagen op vóór de uiterste inschrijvingsdatum en neem contact op met de contactpersoon vermeld in de functiebeschrijving zodat je kan ingeschreven worden voor deze selectie. Doe je dit niet, kan je niet deelnemen aan de selectie op basis dit bewijs van slagen en krijg je geen vrijstelling voor de generieke screening.

Als dit bewijs van benoeming (bij Werkervaring, Mijn huidige werksituatie) of van slagen (bij Diploma's en certificaten) al werd opgeladen in je online-cv, moet je dit niet opnieuw doen.

 

2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:


Een relevante professionele ervaring van minstens twee jaar in het domein van personeelsbeheer binnen de federale overheid met een kerntaak in ten minste één van de onderstaande gebieden:

  • Loopbaan 
  • Verloven
  • Weddebeheer


Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en doe dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum.

Je online cv moet volledig ingevuld zijn. Vul je volledige professionele ervaring duidelijk en specifiek in, inclusief je huidige job.

Indien je ten laatste op 18 januari 2017 niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.


Aanbod

Arbeidsvoorwaarden



Voordelen

  • uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • tussenkomst in kosten voor kinderopvang tijdens de schoolvakantie
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • werken in een groene en aangename omgeving
  • minstens 26 dagen verlof per jaar.  

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Procedure

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.

Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?
Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).

Meer info over ons diversiteitsbeleid?
Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

Opgelet

  • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
  • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
  • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om zich uit te schrijven uiterlijk de dag voor de proef. Je doet dit door in je online account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, indien er nog andere sessies beschikbaar zijn.
  • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
  • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.


1. Screening van deelnemingsvoorwaarden


Je wordt toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de volgende deelnemingsvoorwaarden op de uiterste inschrijvingsdatum:

  • Je bent in het bezit van het vereiste benoemingsbesluit.
  • Je hebt de vereiste relevante professionele ervaring. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.


Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.


2. Functiespecifieke screening


2.1. Event 1: Eventuele Computergestuurde proef (50 min)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal sollicitanten dat overblijft na screening van de deelnemingsvoorwaarden.

Via een geïnformatiseerde test worden je administratieve vaardigheden gemeten.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 10 punten op 20 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal plaatsvinden in de loop van februari 2017 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de screening van de deelnemingsvoorwaarden. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


2.2. Event 2: Interview (+/- 45 min)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten.
Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. 
 
Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 24 punten op 40 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden op 2 februari (of 31 januari) 2017 (als event 2.1 niet doorgaat) of eind maart 2017 (indien event 2.1 wel plaatsvindt). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Afhankelijk van het aantal kandidaten kan het zijn dat er meerdere dagen beschikbaar zijn. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dag geen plaats meer is.


Meer info?


Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.


Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

  • redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).

    Procedure Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
    Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
    Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@selor.be)
    Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

    Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)

  • Selor informeert je toekomstige werkgever over de arbeidspostaanpassingen die je nodig hebt. Als je wil dat Selor dit voor jou doet, contacteer dan diversity@selor.be zodra je weet waar en wanneer je begint te werken. We sturen je dan een aanvraagformulier op.

Laad ook vóór de uiterste sollicitatiedatum een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.


En na de selectieprocedure?


Als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van de functiespecifieke screening (event 2.2 interview). Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren

Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je uiterlijk op 18 januari 2017:

  • je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
  • je benoemingsbesluit oplaadt
  • én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.


Extra info

Contactpersoon Selor
Ghislena De Baets - Assistant HRS
Tel.: 02/788.66.82
E-mail: ghislena.debaets@selor.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?

Wegbeschrijving

Ontmoet je toekomstige collega's

Al onze getuigenissen

  • Portret Eric Petre
    Het NGI is een openbare structuur op mensenmaat, die bijdraagt tot een geruststellende en stimulerende sfeer.
    Eric Petre
    Cartograaf
    -
    Nationaal Geografisch Instituut
    More about Eric Petre
  • Portret Valentin Lecomte
    Wij zijn in de eerste plaats een ondersteunende dienst die luistert naar de verzoeken van onze collega's.
    Valentin Lecomte
    ICT Exploitatie technieker
    -
    Nationaal Geografisch Instituut
    More about Valentin Lecomte