Coordinateur Service du Président (m/f/x)

FOD Sociale Zekerheid

Selectiecode

MFG21040

Taal

Frans

Diploma

Master

Contracttype

Statutair

Functieniveau

A3

Type aanwerving

Niet van toepassing

Duur

Niet van toepassing

Voltijds/deeltijds

Niet van toepassing

Contenu de la fonction

En tant que Coordinateur du Service du Président vous avez les tâches principales suivantes: 

  • En premier lieu, vous conseillez, soutenez et informez le Président au niveau stratégique et opérationnel, dans le souci de la qualité, afin d'apporter une contribution conceptuelle, organisationnelle et stratégique à la réalisation des objectifs stratégiques de l'organisation.
  • Ensuite, vous coordonnez et guidez l'équipe chargée du soutien du Président au niveau de la politique et de la coordination afin d'offrir au Président la possibilité de formuler et d'atteindre des objectifs stratégiques fondés.
  • En outre, vous assumez également le rôle de secrétaire du comité de direction.

Vous rapportez directement au Président du comité de direction et vous gérez une équipe d'environ 4 personnes.

En tant que Coordinateur du Service du Président, vous avez les objectifs principaux suivants :

  • Vous coordonnez les travaux quotidiens au sein de l'organisation pour soutenir le Président pour atteindre une efficacité et une concrétisation maximales en ce qui concerne la prestation de services. Exemples de tâches:
    • Vous coordonnez et suivez les missions et travaux menés en commun par les différents services sous la tutelle du Président.
    • Vous coordonnez les différents services et services d'encadrement. Vous vous concertez avec eux, ainsi qu'encouragez la collaboration, l'échange d'informations, etc.
    • Vous suivez les projets et groupes de travail relatifs à l'organisation et à la politique de l'organisation.
    • Vous préparez l'ordre du jour du comité de direction et vous rédigez le procès-verbal.
    • Vous coordonnez/suivez le flux d'informations, les dossiers entrants et sortants et les questions posées par les différents services du Président.
  • Vous conseillez lors de la définition du plan stratégique de l'organisation et lors de l'évaluation des actions opérationnelles et des corrections éventuelles. Ceci pour offrir un soutien en ce qui concerne le respect des engagements pris dans le plan de management ou dans le contrat d'administration. Exemples de tâches:
    • Vous coordonnez la concertation pour les plans d'action concrets, visant à atteindre les objectifs stratégiques.
    • Vous faites des propositions quant aux objectifs stratégiques et opérationnels de l'organisation.
    • Vous proposez des projets d'amélioration au sein de l'organisation, sur la base de l'analyse des objectifs, atteints ou non, du plan de management ou du contrat d'administration.
  • Vous dirigez, guidez et suivez une équipe de collaborateurs en charge du soutien au niveau de la politique, de la coordination et du soutien administratif du Président. Exemples de tâches:
    • Vous stimulez le développement des collaborateurs.
    • Vous garantissez la motivation et la collaboration entre les membres de l'équipe.
    • Vous répartez les tâches et les responsabilités en fonction de l'expérience et des compétences des collaborateurs.
    • Vous planifiez et coordonnez les travaux, de même qu'assurez le suivi de leur exécution.
    • Vous motivez, évaluez et encadrez les collaborateurs.
  • Vous veillez à la communication interne avec les différents services au sein de l'organisation et en accord avec ses derniers afin d'assurer la cohérence et la collaboration lors des actions opérationnelles entreprises pour exécuter le plan stratégique. Exemples de tâches:
    • Vous traduissez la politique via des réunions internes, des notes de service et des instructions (communication descendante).
    • Vous vous chargez de l'organisation et de la coordination de la concertation interne entre les différents services.
    • Vous répondez du rapportage vis-à-vis du Président.
  • Vous suivez les projets d'amélioration et de modernisation qui se rattachent au plan stratégique afin de veiller à ce que ces projets cadrent dans le plan stratégique. Exemples de tâches:
    • Vous suivez les objectifs et le plan de projet.
    • Vous suivez les résultats des collaborateurs de projet.
    • Vous suivez l'avancement du projet et effectuez des adaptations si nécessaire.
    • Vous évaluez les projets en fonction de la réalisation des objectifs.
  • Vous conseillez le management et les autres personnes concernées quant à la spécialisation propre afin de permettre au management de prendre des décisions sur la base d'un avis fondé. Exemples de tâches:
    • Vous soutenez le management à l'aide d'avis concrets.
    • Vous répondez à des questions internes ou externes, des questions parlementaires, etc.
    • Vous rédigez des notes.
    • Vous traitez des dossiers spécifiques destinés au Président.
  • Vous représentez le Président dans des instances internes et/ou externes afin d'éclaircir et de défendre le point de vue de l'organisation. Exemples de tâches:
    • Vous participez à des réunions de coordination internes.
    • Vous participez à des réunions externes pour éclaircir le point de vue de l'organisation.
    • Vous participez à des séminaires, des congrès, des symposiums, etc.
    • Vous remplissez le rôle de personne de contact pour différents réseaux formels et informels. 

       

Plus d'info sur la fonction ?
Peter Samyn - Président SPF Sécurité Sociale
Courriel: peter.samyn@minsoc.fed.be

Employeur

Il y a 1 poste vacant au sein du Service du Président, également appelé Management Support du SPF Sécurite Sociale. (Boulevard du Jardin Botanique 50, 1000 Bruxelles)

Les tâches principales du Management Support sont :

  • Préparer, organiser et assurer le suivi du comité de direction ;
  • Préparer, organiser et assurer le suivi du Comité de concertation de base et s'occuper des relations syndicales ;
  • Conseiller, assister et assister le Président ;
  • Coordonner, gérer et assurer le suivi des dossiers en cours ;
  • Gérer l'agenda du Président (garder une vue d'ensemble, fixer des rendez-vous, etc.) ;
  • Assurer le suivi de la correspondance pour et par le Président ;
  • Préparer et exécuter la stratégie de communication du SPF, porte-parole, communication de crise ;
  • Établir un agenda et un planning pour la politique à développer, à valider par le comité de direction.

Le service Management Support se situe directement sous la tutelle du Président.

Le SPF Sécurité Sociale est responsable, conjointement avec les institutions, de l'élaboration de la politique de sécurité sociale, de l'interprétation de la réglementation et de la reconnaissance et de l'octroi de certaines allocations aux personnes handicapées. Il contribue, par ses missions et actions destinées aux acteurs publics et partenaires sociaux, à la viabilité et l'efficacité des systèmes de sécurité sociale.

Conditions de participation

Compétences


Compétences comportementales

  • Vous pensez de manière innovante en apportant des idées novatrices et créatives.
  • Vous fournissez des conseils à ses interlocuteurs et développez avec eux une relation de confiance basée sur son expertise.
  • Vous accompagnez les collaborateurs dans leur développement et vous leur fournissez un feed-back orienté vers leur fonctionnement (prestations et développement).
  • Vous définissez des objectifs de manière proactive, étayez des plans d'action de manière minutieuse et y impliquez les bonnes ressources, dans les délais disponibles.
  • Vous établissez des liens entre diverses données, concevez des alternatives et tirez des conclusions adéquates. (si étape 1 du screening spécifique à la fonction se déroulera)
  • Vous prenez des décisions à partir d'informations (in)complètes et initiez des actions ciblées afin de mettre en œuvre les décisions. (si étape 1 du screening spécifique à la fonction se déroulera)


Compétences techniques

  • Vous disposez de bonnes capacités de communication orale.


Une bonne motivation est également importante.

Attention ! La motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction. Celle-ci a une valeur plus importante dans le score final. 

 
Atouts

  • Vous occuperez une fonction de direction dans un environnement bilingue. Par conséquent, une très bonne connaissance du néerlandais est un atout.


 

Conditions de participation

1. Arrêté de nomination et ancienneté requis à la date limite d'inscription (Uniquement pour les fonctionnaires fédéraux).

A. Vous êtes agent statutaire francophone et vous ne travaillez pas pour l'organisme qui recrute. Pour participer à cette sélection, vous devez être nommé : 

  • dans l'une des administrations fédérales ou des parastataux repris dans l'arrêté royal du 15 janvier 2007 (le personnel de la SNCB et de la police fédérale ne font pas partie du champ d'application du marché interne)
  • à l'Ordre judiciaire (hors magistrats, stagiaires judiciaires et assesseurs).

Le poste vacant est un poste niveau A3. Vous devez donc :

  • Soit être doté de la classe A3
  • Soit compter au moins une ancienneté de 4 ans dans la classe A2
  • Soit compter au moins une ancienneté de 6 ans dans la classe A2 + A1
  • Soit compter au moins une ancienneté de 6 ans seulement dans la classe A1

Les fonctionnaires fédéraux qui s'inscrivent via la mobilité interne doivent remplir aussi les conditions relatives à l'expérience professionnelle.

Téléchargez votre preuve de nomination valable sur le niveau A1, A2 ou A3 (arrêté de nomination, extrait du Moniteur Belge, preuve de votre employeur, prestation de serment ou arrêté d'accession) avant la date limite d'inscription et mentionnez l'historique complet de votre expérience professionnelle, emploi actuel inclus..

Si votre preuve de nomination (dans Expérience professionnelle, Ma situation professionnelle actuelle) ou de réussite (chez Diplômes et certificats) dans votre C.V. en ligne a déjà été validée lors d'une procédure précédente, inutile de la télécharger à nouveau.

Si vous avez réussi la partie spécifique d'une sélection d'accession de niveau A3 et que vous êtes sur la liste des lauréats, vous pouvez sur base de cette réussite, participer à cette sélection. Chargez votre preuve de réussite avant la date limite d'inscription et prenez contact avec la personne de contact mentionnée dans la description de fonction de sorte que vous puissiez être inscrit à cette sélection. Si vous ne le faites pas, non seulement vous ne pourrez pas participer à la sélection sur base de cette condition, mais vous ne recevrez pas non plus de dispense pour le screening générique.

B. Vous êtes agent statutaire francophone nommé et vous travaillez pour l'organisme qui recrute :

Le poste vacant est un poste niveau A3. Vous devez donc :

  • Soit compter au moins une ancienneté de 4 ans dans la classe A2
  • Soit compter au moins une ancienneté de 6 ans dans la classe A2 + A1
  • Soit compter au moins une ancienneté de 6 ans seulement dans la classe A1

Les fonctionnaires fédéraux qui s'inscrivent via la promotion doivent remplir aussi les conditions relatives à l'expérience professionnelle.


2. Expérience requise à la date limite d'inscription:

Une expérience professionnelle pertinente dans le domaine de soutien à la gestion stratégique OU opérationelle de minimum 6 années réparties dans au moins 3 des tâches reprises ci-dessous :

  • Soutenir le management à l'aide d'avis concrets ;
  • Faire des propositions quant aux objectifs stratégiques et opérationnels de l'organisation ;
  • Faire des propositions des projets d'amélioration au sein de l'organisation ;
  • Se charger de l'organisation et de la coordination de la concertation interne entre les différents services et de l'organisation et faire le rapportage du comité de direction ;
  • Coordonner et assurer le suivi des missions et travaux menés en commun par les différents services sous la tutelle du manager ;
  • Assurer le suivi des projets et des groupes de travail concernant l'organisation et sa politique ;
  • Planifier et coordonner les travaux et assurer le suivi de leur exécution;
  • Répartir les tâches et les responsabilités en fonction de l'expérience et des compétences des collaborateurs.

Complétez votre C.V. en ligne de la manière la plus complète en tenant compte de la « Vérification des conditions de participation sous la rubrique « Procédure de sélection » et ce avant la date limite d'inscription. 

Votre C.V. en ligne doit être complet. Celui-ci doit comprendre l'historique complet de votre expérience professionnelle, emploi actuel inclus. 

Si pour le 2 aôut 2021 au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons tenir compte de votre candidature.

Offre

Avantages 

  • possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
  • nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
  • assurance hospitalisation gratuite ou avantageuse
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • avantages et offres intéressantes grâce à Benefits@work
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • divers avantages sociaux par notre service sociale
  • mise à disposition d'un GSM et d'un ordinateur portable, avec prise en charge des frais d'appel
  • accessibilité aisée via les transports en commun
  • restaurant d'entreprise pratiquant des prix démocratiques
  • possibilité de télétravail
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • 26 jour de congé par an + 18 jours de compensation

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l'administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.

Procédure

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Important
 

  • Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening' de votre compte en ligne Mon Selor afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
  • les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par voie électronique. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
  • Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d'inscription mentionnée dans l'onglet ‘Mes procédures de screening'. Passé ce délai, si vous n'êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
  • Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d'organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l'épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
  • En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne de contact mentionnée dans la rubrique « Données de contact Selor » le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
  • Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.

     

Étapes de sélection :

Vérification des conditions de participation


Vous serez admis à la sélection à condition de répondre aux conditions de participation à la date limite d'inscription :

  • Disposer de l'arrêté de nomination requis. (Étape 1)
  • Disposer de l'expérience professionnelle appropriée. La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. en ligne tel qu'il aura été complété dans « Mon Selor » à la date limite d'inscription. (Étape 2)


A quoi devez-vous être attentif ? 
Complétez votre C.V. dans la langue de l'emploi pour lequel vous postulez.

Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience est requise, nous vous conseillons d'accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

Vous avez aussi postulé pour la sélection MNG21047?
Complétez également en néerlandais le champ « Décrivez précisément quelles sont les tâches et responsabilités de votre fonction » dans la rubrique « Expérience professionnelle -> Modifier » de votre C.V. en ligne.
Vous manquez de place dans le champ ‘tâches et responsabilités' ? Ajoutez les informations supplémentaires dans les champs « Décrivez ce que vous avez appris dans cette fonction » et « Pourquoi changer d'emploi ? » avec le titre : « Suite des tâches et responsabilités ». Mentionnez le nom du champ dans lequel vous avez tapé les informations supplémentaires au bas du champ ‘tâches et responsabilités‘.

 

Screening spécifique à la fonction :

">Étape 1 :Screening spécifique - épreuve informatisée (+/- 1h30) 

Cette épreuve sera organisée en fonction du nombre de candidats ayant réussi l'étape précédente. Les compétences suivantes seront mesurées à l'aide d'un test informatisé : intégrer l'information et décider.

Tenant compte du nombre d'emplois à pourvoir, seuls les 10 premiers classées seront conviés à l'épreuve suivante. En cas d'égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Cette épreuve se déroulera dans la première quinzaine de septembre 2021 si elle sera organisé. Ce timing est sous réserve. Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'étape précédente. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. 


Étape 2 : Screening spécifique - entretien (+/-1h ) organisé par voie électronique

Ce test sera organisé à distance. Pour les modalités pratiques, vous serez contacté par l'un de nos collaborateurs qui vous expliquera la marche à suivre.

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences') répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.

La liste des lauréats, sans classement, est composée des candidats qui correspondent le mieux à la description de fonction et au profil de compétences. 

Cette épreuve se déroulera fin septembre, début octobre 2021 si étape 1 du screening spécifique à la fonction sera organisé. Si étape 1 du screening spécifique à la fonction ne sera pas organisé, cette épreuve se déroulera dans la première quinzaine de septembre 2021. Ce timing est sous réserve. Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'étape précédente. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. 

 

Vous souhaitez de plus amples informations ?


Plus d'infos concernant la procédure de sélection ? 
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Compte rendu
Après réception de votre résultat à une épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit. 

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d'informations sur www.selor.be, rubrique Contact.


 

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes

  • demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection, via ‘Mon Selor', dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles'. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).

    Procédure
    Etape 1 : cochez l'option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
    Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
    Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l'adresse suivante : diversity@bosa.fgov.be
    Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.

    Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue) 

     
  • être classé si vous le demandez dans la liste de recrutement spécifique pour des lauréats présentant un handicap en cas de réussite aux sélections statutaires fédérales. Les services publics qui atteignent moins de 3% de leur quota sont obligés de consulter les candidats de ces réserves en priorité.
  • Demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l'engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n'en sera pas informé automatiquement.
    Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d'adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l'envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap au moment de l'inscription à la sélection. 

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ? 
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

 

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?

Par exemple : vous avez besoin d'un local à part pour une pause d'allaitement ?
Prenez contact avec diversity@bosa.fgov.be (au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.

 

Et après la procédure de sélection ?

Si vous êtes lauréat ? 
La liste des lauréats, sans classement, est composée des candidats qui correspondent le mieux à la description de fonction et au profil de compétences. Cette liste est envoyée par la DG Recrutement et Développement au Président du Comité de direction du SPF Sécurité Sociale.

Si vous n'êtes pas lauréat ? 
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Postuler

Votre candidature sera prise en considération seulement si le 2 aôut 2021 au plus tard :

  • vous remplissez votre CV complètement (dans la langue de la sélection) dans Mon Selor
  • vous téléchargez votre arrêté de nomination
  • et vous cliquez sur le bouton 'Postuler'.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.
 

Informations supplémentaires

Meer info over de selectieprocedure:
Cellule Mouvement du personnel SPF Sécurité Sociale
Courriel: selection@minsoc.fed.be 

Meer info over de jobinhoud:
Peter Samyn - Président SPF Sécurité Sociale
Courriel: peter.samyn@minsoc.fed.be

Adresse et coordonnées générales
Selor
WTC III - Bld. Simon Bolivar, 30 bte 1
1000 Bruxelles
Site web : www.selor.be/fr/contact 

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Description du trajet
 

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