Secrétaire de direction (m/f/x)

FOD Financiën

Selectiecode

MFG18047

Taal

Frans

Diploma

Bachelor

Contracttype

Statutair

Functieniveau

B

Type aanwerving

Niet van toepassing

Duur

Niet van toepassing

Voltijds/deeltijds

Niet van toepassing

Contenu de la fonction

La fonction consiste en l'exécution des tâches pour le secrétariat de l'Administrateur CEI. Le collaborateur assiste l'Administrateur dans la gestion quotidienne de son administration.

  • Vous réceptionnez le courrier et répondez aux communications téléphoniques.
  • Vous préparez les dossiers.
  • Vous répondez au courrier, rédigez des lettres ou toute correspondance de nature administrative.
  • Vous mettez à jour quotidiennement le classement électronique et classez les pièces dans le classement traditionnel.
  • Vous gérez les contacts de l'Administrateur : rendez-vous, réunions, gestion du planning.
  • Vous dispatchez les instructions vers les différentes administrations CEI.
  • Vous dispatchez, en concertation avec le chef de service SSO, le courrier et les mails vers les divisions concernées pour traitement et vous en assurez le suivi.
  • Vus réalisez des tâches administratives : vous réservez des salles de réunion, commandez du matériel, enregistrez les visiteurs des divisions CEI et le cas échéant vous réservez une place de parking.
  • Vous assurez le soutien logistique pour toute CEI (en signalant auprès de logistique les moves, les lampes défectueuses, etc.).


Dans l'exercice de vos fonctions, vous pourriez être amené à entrer en contact avec le public

Plus d'info sur la fonction ?
Delphine Maréchal - Conseiller
CorrespondantSPF Finances
Tél. : 02/576.63.27
Courriel : delphine.marechal@minfin.fed.be

Employeur

Il y a 1 place vacante à Bruxelles au Secrétariat de l'Administrateur à l'Administration Collecte et échange d'informations (CEI) de l'Administration Générale de la Documentation Patrimoniale du SPF Finances.


L'Administration Collecte & Échange d'Informations se charge de gérer, d'organiser, de supporter, de promouvoir et de coordonner la collecte et l'échange de l'information patrimoniale au sein de l'AGDP et du SPF Finances et avec les autres organismes publics et privés.

L'administration générale de la Documentation patrimoniale (AGDP) organise une vaste documentation relative au patrimoine mobilier et immobilier des personnes physiques et morales. Elle perçoit les droits d'hypothèques, d'enregistrements et de succession, organise les ventes des biens de l'Etat, exproprie pour cause d'utilité publique et fixe le revenu cadastral.

Le SPF Finances gère les moyens qui satisfont les besoins de notre vie en société. Grâce à notre travail, les citoyens sont confiants. Ils savent que les impôts, les droits et les taxes sont récoltés de manière correcte et équitable. De plus, nous veillons à ce que les moyens soient répartis correctement pour réaliser des projets dont tous les citoyens peuvent profiter : infrastructure, équipements sociaux, ...  Travailler au SPF Finances procure ainsi une valeur ajoutée sociétale.

Le SPF Finances est une organisation caractérisée par sa grande taille et sa diversité. Ce sont nos collaborateurs, des gens compétents et motivés, qui y font la différence. Chaque jour, ils s'engagent avec leurs talents afin d'atteindre les objectifs. D'une façon engagée, correcte, intègre et serviable, ils s'appliquent pour réaliser leurs missions.

Conditions de participation

Compétences


Compétences comportementales

  • Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
  • Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
  • Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
  • Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions. (Si l'event 1 a lieu)
  • Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information. (Si l'event 1 a lieu)

Compétences techniques

  • Vous avez une connaissance d'utilisateur des softwares et des applications bureautiques (Office 365, Word, Excel, PowerPoint,...).
  • Vous avez une connaissance d'utilisateur des directives qui sont d'application pour répondre au courrier de l'Administrateur : Unilet, préparer les signataires, lisibilité, …
  • Vous disposez d'une bonne communication orale.


La motivation est également importante.

Attention ! La compétence en gras et votre motivation sont considérées comme particulièrement importante pour la fonction.  Cette compétence et votre motivation ont une valeur plus importante dans le score final.

Atouts

  • Vous êtes ouvert aux changements et êtes flexible.
  • Vous avez une bonne connaissance du néerlandais.


Conditions de participation


1. Arrêté de nomination et ancienneté requis à la date limite d'inscription (uniquement pour les fonctionnaires fédéraux).

  • Vous êtes agent statutaire francophone et vous ne travaillez pas pour l'organisme qui recrute. Pour participer à cette sélection, vous devez être nommé :
    • dans l'une des administrations fédérales ou des parastataux repris dans l'arrêté royal du 15 janvier 2007 (le personnel de la SNCB et de la police fédérale ne font pas partie du champ d'application du marché interne)
    • à l'Ordre judiciaire (hors magistrats, stagiaires judiciaires et assesseurs).

Le poste vacant est un poste  de niveau B. Vous devez donc être doté du niveau B.

Si vous avez réussi la partie spécifique d'une sélection d'accession de niveau B et que vous êtes sur la liste des lauréats vous pouvez, sur base de cette réussite, participer à cette sélection. Chargez votre preuve de réussite avant la date limite d'inscription et prenez contact avec la personne de contact mentionnée dans la description de fonction de sorte que vous puissiez être inscrit à cette sélection. Si vous ne le faites pas, non seulement vous ne pourrez pas participer à la sélection sur base de cette condition.
 
Téléchargez votre preuve de nomination valable de niveau B (arrêté de nomination, extrait du Moniteur Belge, preuve de votre employeur, prestation de serment ou arrêté d'accession) avant la date limite d'inscription et mentionnez l'historique complet de votre expérience professionnelle, emploi actuel inclus.

Si votre preuve de nomination (dans Expérience professionnelle, Ma situation professionnelle actuelle) ou de réussite (dans Diplômes et certificats) dans votre C.V. en ligne a déjà été validée lors d'une procédure précédente, inutile de la télécharger à nouveau.



Offre

Avantages

  • possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
  • nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
  • assurance hospitalisation avantageuse
  • gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
  • avantages et offres intéressantes grâce à la carte carte Fed+
  • possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
  • divers avantages sociaux
  • mise à disposition d'un ordinateur portable
  • accessibilité aisée via les transports en commun
  • restaurant d'entreprise pratiquant des prix démocratiques
  • horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
  • possibilité de télétravail et de travail en bureau satellite
  • possibilité de valorisation de l'expérience professionnelle pertinente.

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l'administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.

Procédure

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

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Important

  • Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening' de votre compte en ligne Mon Selor afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
  • Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d'inscription mentionnée dans l'onglet ‘Mes procédures de screening'. Passé ce délai, si vous n'êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
  • Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d'organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l'épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
  • En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne de contact mentionnée dans la rubrique « Données de contact Selor » le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
  • Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.


1. Vérification des conditions de participation

Vous serez admis à la sélection à condition de répondre aux conditions de participation à la date limite d'inscription :

  • Disposer de l'arrêté de nomination requis.

A quoi devez-vous être attentif ?
Complétez votre C.V. dans la langue de l'emploi pour lequel vous postulez.

Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience est requise, nous vous conseillons d'accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

2. Screening spécifique à la fonction :


2.1. Event 1: Épreuve informatisée (2h30)

Cette épreuve sera organisée en fonction du nombre de candidats inscrits. Les compétences suivantes seront mesurées à l'aide d'un test informatisé  :

  • Analyser l'information
  • Résoudre des problèmes

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 10 points sur 20. Tenant compte du nombre d'emplois à pourvoir, seuls les 10 premiers lauréats seront conviés à l'épreuve suivante. En cas d'égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Cette épreuve se déroulera dans le courant de la première quinzaine du mois de juillet 2018. Ce timing est sous réserve.  Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l'épreuve informatisée. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'épreuve précédente.  Choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

2.2. Event 2: Entretien avec analyse de cas (préparation:1h + entretien: environs 1h15)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences') répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

L'épreuve orale sera précédée par une analyse de cas. Vous recevrez le temps nécessaire pour préparer ce cas. Il fera l'objet d'une discussion durant l'entretien.

Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 27 points sur 45.

Cette épreuve se déroulera dans le courant de la première quinzaine du mois de juillet 2018 si l'event M2.1 n'a pas lieu et dans le courant de la première quinzaine du mois d'aout 2018 si l'event 1 a lieu.  Ce timing est sous réserve. Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l'entretien. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'event précédent.  choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Vous souhaitez de plus amples informations ?


Plus d'infos concernant la procédure de sélection ?
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Compte rendu
Après réception de votre résultat à une épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit. Cette demande doit être introduite par email à infojobs@minfin.fed.be.

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d'informations sur www.selor.be, rubrique Contact.

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes

  • demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection, via ‘Mon Selor', dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles'. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).

    Procédure

    Etape 1 : cochez l'option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
    Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
    Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l'adresse suivante : diversity@bosa.fgov.be)
    Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.

    Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue)

  • être classé si vous le demandez dans la liste de recrutement spécifique pour des lauréats présentant un handicap en cas de réussite aux sélections statutaires fédérales. Les services publics qui atteignent moins de 3% de leur quota sont obligés de consulter les candidats de ces réserves en priorité.
  • Demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l'engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n'en sera pas informé automatiquement.
    Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d'adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l'envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap au moment de l'inscription à la sélection.

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?


Par exemple : vous avez besoin d'un local à part pour une pause d'allaitement ?
Prenez contact avec diversity@bosa.fgov.be (au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.

Et après la procédure de sélection ?


Si vous êtes lauréat ?

Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus au screening spécifique à la fonction - event 2 entretien avec étude de cas': A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la partie ‘motivation' du screening spécifique à la fonction - event 2 : entretien avec étude de cas'. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu'une place se libère à nouveau pour cette fonction.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?
Une liste de 10 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l'attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Si vous n'êtes pas lauréat ?
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Postuler

Votre candidature sera prise en considération seulement si le 25/06/2018 au plus tard :

  • vous remplissez votre CV complètement (dans la langue de la sélection) dans Mon Selor
  • vous téléchargez votre arrêté de nomination
  • et vous cliquez sur le bouton 'Postuler'.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Informations supplémentaires

Correspondant Selor
Call Center Service Recrutement
SPF Finances
Tél. : 02/572.57.71
E-mail : infojobs@minfin.fed.be

Plus d'info sur la fonction ?
Delphine Maréchal - Conseiller
Correspondant SPF Finances
Tél. : 02/576.63.27
Courriel : delphine.marechal@minfin.fed.be

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