Ben jij op zoek naar een boeiende administratieve job? Check!

Hou jij van een veelzijdig takenpakket in een unieke werkomgeving? Check!

Heb jij een hands-on mentaliteit? Check!

Als jij denkt dat je de uitgelezen persoon bent om de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU te ondersteunen, lees dan zeker verder. Als administratief medewerker voer je de volgende taken uit:
  • Je bent het aanspreekpunt van je dienst: je behandelt de uitgaande en binnenkomende briefwisseling en mails van de algemene mailbox.
  • Je stelt dossiers op ter voorbereiding van vergaderingen met de Europese instituties of met nationale partners.
  • Je beheert en structureert het elektronisch en fysiek archief van de dienst, je krijgt daarbij de ruimte tot eigen inbreng.
  • Je dient aanvragen voor dienstopdrachten in voor de diplomaten/experten van de dienst en stelt daarna een schuldvordering op.
  • Je bouwt een netwerk uit met de secretariaten van verschillende andere organisaties.
  • Je beheert de telefonische oproepen in afwezigheid van een diplomaat/expert van de dienst en je neemt nota van de berichten.
  • Je verzorgt de praktische organisatie van vergaderingen, recepties en werkontbijten.
  • Je stelt lijsten op van deelnemers voor de veiligheidscontrole.
  • Je onthaalt de bezoekers en begeleidt ze naar de vergaderzaal.
     
Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Meer info over de jobinhoud?

Gitte Gielen - Selectieverantwoordelijke
+32 2 501 32 74
gitte.gielen@diplobel.fed.be

 
Er zijn 2 vacante plaatsen als Administratief medewerker bij de Permanente Vertegenwoordiging van België bij de Europese Unie. Je zal tewerkgesteld worden door de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van minimum 12 maanden (mogelijkheid tot verlenging na positieve evaluatie tot en met het kwartaal waarin je 26 wordt).

De FOD

De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking behartigt, verdedigt en bevordert de belangen van België en van de Belgen in het buitenland en stimuleert de coherentie van het buitenlands optreden van België als federaal land. De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.

De Permanente Vertegenwoordiging van België bij de EU

De Permanente Vertegenwoordiging van België  bij de Europese Unie (Belgoeurop, Belliardstraat 65, 1040 Brussel) is met +/-160 werknemers de grootste Belgische diplomatieke post in de wereld. De PV is de stem van België in Europa en vertegenwoordigt de Belgische belangen in de Raad van de Europese Unie. De PV werkt het Europese beleid uit samen met de 26 andere lidstaten van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Europese Commissie, en dit op tal van domeinen zoals interne markt, energie, transport, milieu, landbouw, visserij, consumentenzaken, toerisme, telecommunicatie, tewerkstelling, industrie, gezondheidszorg, onderzoek, onderwijs, maar ook buitenlands beleid, budgettaire en financiële kwesties, justitie en binnenlandse zaken.

Qua structuur is de Permanente Vertegenwoordiging een afspiegeling van de Belgische staatsstructuur. Ze vertegenwoordigt dus niet enkel de betrokken federale overheidsdiensten, maar ook de verschillende departementen van de gewesten en gemeenschappen. Naast haar vertegenwoordigende functie is zij de dagdagelijkse link tussen de Belgische overheden en de Europese instellingen. De diplomaten en de experten van de Permanente Vertegenwoordiging zetelen voor ons land in een 250-tal werkgroepen waarin overleg wordt gepleegd tussen de EU-lidstaten, met de Europese Commissie en met de andere EU-instellingen. 

Competenties


Gedragsgerichte competenties
 
  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
Technische competenties
 
  • Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.
Een goede motivatie is eveneens belangrijk en weegt harder door in de eindscore. (x2)

Niet vereist, wel een troef
  • Je kan vlot werken met informaticatools zoals Outlook, Teams, Word, Excel, etc…
  • Je zal werken in een internationale omgeving. Een goede kennis van het Frans en het Engels is dan ook een troef.
  • Je hebt interesse in de taken en verantwoordelijkheden van de Belgische Permanente Vertegenwoordiging bij de Europese Unie en de FOD Buitenlandse Zaken.
  • Je kan goed schriftelijk communiceren.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:
  • Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan 
  • Getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
  • Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
  • Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.

Hoe nog deelnemen qua diploma? 
  • Je hebt je diploma behaald in een van de 27 lidstaten van de Europese Unie of, IJsland, Noorwegen, Liechtenstein of Zwitserland en je hebt je gelijkwaardigheidsattest van je diploma bij de Vlaamse Overheid niet verkregen.
  • Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
    • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
      • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
      • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
    • Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
      Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.
Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon (zie 'Contactgegevens').


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum: 


Er is geen ervaring vereist. 


3. Voorwaarden startbaanovereenkomst 


Gezien de aard van het contract (startbaanovereenkomst - Rosetta) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. 

Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt. 
 

Arbeidsvoorwaarden


Je krijgt een startbaanovereenkomst aangeboden, in niveau C met de bijhorende weddeschaal C1. Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van minimum 12 maanden (mogelijkheid tot verlenging na positieve evaluatie tot en met het kwartaal waarin je 26 wordt).
 

Loon
Minimum aanvangswedde: € 26.899,35 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via deze salarissimulator kun je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.


Voordelen
•    Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie 
•    Uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren) 
•    Voordelige hospitalisatieverzekering 
•    Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer 
•    Voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart 
•    Mogelijkheid tot een fietsvergoeding 
•    Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer 
•    Glijdende werkuren in een 38-urenweek en mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand

Selectietesten

Stel je kandidaat door voor 15 augustus 2022 te solliciteren via ons online platform SuccessFactors.

Toon aan de hand van extracurriculum activiteiten, academische keuzes enz. aan waarom jij een geschikte kandidaat bent voor deze functie. Beperk je hiervoor tot maximum één A4 blad.

Indien we je kandidatuur weerhouden, zullen we je uitnodigen voor een interview.


1. Screening van deelnemingsvoorwaarden. 

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma en hebt en gezien de aard van het contract (startbaanovereenkomst - rosetta) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. 

De organisator van de selectie kan beslissen om andere selectiecriteria te vermelden in het selectiereglement. 

2. Interview (45 minuten) 

De interviews worden op afstand (via elektronische weg) georganiseerd
Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.
Dien je kandidatuur in voor 15 augustus 2022 via ons online platform SuccessFactors.

Career Opportunities: Administratieve medewerkers - Startbaanovereenkomst niveau C
De federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.
De selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.

Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.

Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?
Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure’ om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).

Meer info over diversiteit?
Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.
Contactgegevens

Dienst Werving & Selectie - P&O2.1 - FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking

E-mail: jobs@diplobel.fed.be  
 
 

Maak kennis met je toekomstige collega's

Werken voor .be?

Zoek de job die bij je past en kom erbij!

Ontdek alle openstaande vacatures