Dossierbeheerder personeels- en loonadministratie (m/v/x)

GOED DAT JIJ ER BENT! Als dossierbeheerder behandel je de dossiers van onze FAVV-medewerkers met betrekking tot de weddes, de afwezigheden, ziekte en arbeidsongevallen. Samen met je collega's van de dienst Time & Benefits streef je naar een klantgerichte en kwalitatieve personeels- en loonadministratie.
 
Dit omvat onder andere de volgende taken:

• Je verzamelt, controleert en verwerkt informatie die nuttig is voor het bepalen van de weddes van de medewerkers bij veranderingen in hun loopbaan (indiensttreding, verhoging in weddeschaal, afwezigheid, ...).
• Je geeft het nodige gevolg aan de afwezigheidsaanvragen die door medewerkers worden ingediend, met inachtneming van de termijnen en de reglementering.
• Je zorgt voor de opvolging van afwezigheden wegens ziekte van de medewerkers: opvolging van de certificaten, opvolging van de controles, opvolging van de ziekte bij het ziekenfonds, bij Medex, bij de medewerker, ...
• Je ontvangt de aangiftes van de arbeidsongevallen, deelt de beslissing tot (niet-)erkenning mee en zorgt voor de overdracht van informatie aan de verschillende betrokken partijen (Medex, medewerker, verzekering, juridische dienst, ...).
• Je beheert de administratieve loopbaan van de personeelsleden vanaf de indiensttreding tot de uitdiensttreding.
• Je zorgt voor een correcte toewijzing van toelagen, vergoedingen en extralegale voordelen aan de personeelsleden.

In het kader van het beheer van je dossiers :

• Je houdt de boordtabellen van de dienst bij en codeert regelmatig informatie of documenten in verschillende databanken en computersystemen.
• Je maakt verschillende soorten attesten op (inkomsten, dienstenstaten, verlofdagen, fiscaliteit, ziekenfonds,...).
• Je zorgt voor een autonome, nauwgezette en vertrouwelijke opvolging van de dossiers bij de medewerkers en de verschillende betrokken partijen: briefwisseling, vragen met betrekking tot dossiers per e-mail of telefoon beantwoorden,...

Daarnaast ondersteun je de werking van de dienst in zijn geheel door om beurt de generieke mailboxen te beheren, de rol van back-up voor bepaalde collega's op jou te nemen en voortdurend je kennis op het gebied van de administratieve en geldelijke loopbaan van de rijksambtenaren bij te houden.


Lees hier de getuigenis van je toekomstige collega Hinda, administratief deskundige bij onze P&O dienst!

Meer info over de jobinhoud?
Ilke MATTON - Attaché P&O
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV)
Tel.: 02/211.88.51
E-mail: ilke.matton@favv-afsca.be

Meer info over de arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure?
Jannah DE JONGE - Selectieverantwoordelijke
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen(FAVV)
Tel.: 02/211.88.42
E-mail: jannah.dejonge@favv-afsca.be  

Er is 1 plaats bij de afdeling Time & Benefits van de dienst P&O van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) (Kruidtuinlaan 55, 1000 Brussel).

Op middellange termijn wordt u mogelijk overgeplaatst naar Persopoint (secretariaat voor personeels en loonadministratie van het federaal personeel) om dezelfde functie uit te voeren.

Het FAVV heeft als belangrijkste opdrachten:

• de controle, het onderzoek en de keuring van voedselproducten en hun grondstoffen in alle stadia van de voedselketen;
• de controle en de keuring van de productie, de verwerking, de bewaring, het vervoer, de handel, de in- en uitvoer van de voedselproducten en hun grondstoffen, alsook van de plaatsen waar die verrichtingen plaatsvinden;
• het verlenen van erkenningen en toelatingen om bepaalde activiteiten in de voedselketen uit te oefenen;
• de integratie en de uitwerking van traceer- en identificatiesystemen van de voedselproducten en hun grondstoffen in de voedselketen en de controle erop;
• de communicatie met de sectoren en met de consumenten.

Om die verschillende opdrachten uit te voeren steunt het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen op het Gedelegeerd bestuur en 4 directoraten-generaal: DG Controlebeleid, DG Algemene diensten, DG Controle en DG Laboratoria.

Wil je meer te weten komen over het FAVV, bekijk dan ook het FAVV in cijfers en onze waarden.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.

Technische competenties

• Je beschikt over een goede praktische kennis van de reglementering betreffende: 
     * het administratief en geldelijk statuut van rijksambtenaren (statutaire medewerkers) 
     * de reglementering betreffende verlof en afwezigheden van rijksambtenaren (statutaire medewerkers) 
     * arbeidswetgeving betreffende verlof, afwezigheden en verloning (contractuele medewerkers)

Opgelet! Een goede motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen en in de lijst van geslaagden opgenomen worden.

Niet vereist, wel een troef

• Je beschikt over een goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word) 
• Je werkt in een tweetalige omgeving. Kennis van het Frans is een pluspunt.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Hoe nog deelnemen qua diploma? 

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
  
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
• je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
• in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
  Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').


2. Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur (mits goede evaluatie verlengbaar) als administratief deskundige (niveau B - houder van een bachelordiploma) met de bijhorende weddeschaal.
 

Loon
Minimum aanvangswedde: 29.255,76 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).


Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• mogelijkheid tot telewerk
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• maaltijdcheques van 8 EUR
• gratis hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@work
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een laptop
• tussenkomst in de kosten van je internetverbinding
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• 26 verlofdagen per jaar

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via elektronische weg) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectiestappen

Screening van deelnemingsvoorwaarden

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden') in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.

Functiespecifieke screening

Stap 1: Specifieke screening pc (+/- 1u30)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de screening van de deelnemingsvoorwaarden. Indien stap 1 (functiespecifieke screening) niet wordt georganiseerd, vinden alle tests plaats tijdens één evenement (Stap 2) dat het interview, de schriftelijke proef en de geïnformatiseerde test combineert.

Via een geïnformatiseerde test worden de competenties 'informatie analyseren' en 'problemen oplossen' gemeten. Deze test is een dossiertest. Bij deze test moet je dossiers verwerken en vervolgens vragen over die dossiers beantwoorden.

Er is geen minimum vereist voor het slagen van deze proef. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 25 geslaagden toegelaten tot stap 2. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal wellicht plaatsvinden midden mei 2021 (onder voorbehoud). Indien deze proef plaats vindt zal deze in fysieke aanwezigheid, in de gebouwen van Selor (Simon Bolivarlaan 30, bus 1 - 1000 Brussel) doorgaan.

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 2: Specifieke screening - interview + schriftelijke test (+/-1u00 + 1u00 voorbereidingstijd):

Stap 2 bestaat uit een schriftelijke test (1u00), een interview (+/- 1u00) en indien Stap 1 (functiespecifieke screening) niet heeft plaats gevonden een geïnformatiseerde test (1u30). Deze testen vinden aansluitend plaats.

De schriftelijke test evalueert je technische competenties en wordt besproken tijdens het interview.

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je bent geslaagd als je in totaal voor de alle proeven ten minste 55 punten op 110 behaalt en je ten minste 50 punten op 100 behaalt voor het interview.

Gelieve rekening te houden met de vooropgestelde timing en duurtijd van de proeven. Om organisatorische redenen is het mogelijk dat je enige wachttijd zal doormaken, voorzie dus voldoende tijd.

Deze proef zal wellicht plaats vinden in midden mei - juni 2021. Deze timing is onder voorbehoud. Onze voorkeur gaat uit naar fysieke interviews maar er kan beslist worden – op basis van de algemene gezondheidstoestand - om de interviews online te organiseren.

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' .in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  

• als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.




• Wat moet je concreet doen als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening (ten minste 55 punten op 110 behaalt voor de gehele selectieprocedure en ten minste 50 punten op 100 behaalt voor het interview).

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 25 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren kan tot en met 7 mei 2021.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen

Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Contactpersoon Selor
Jannah DE JONGE - Selectieverantwoordelijke
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV)
Tel.: 02/211.88.42
E-mail: jannah.dejonge@favv-afsca.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving