Administratief expert P&O (m/v/x)

Je zorgt voor een kwaliteitsvolle opvolging van de personeelsdossiers met betrekking tot indiensttredingen, pensioenen, bevorderingen, arbeidsaanpassingen, enz.

Binnen deze functie zal je volgende opdrachten uitvoeren:

• Je beheert op een zelfstandige manier de personeelsdossiers en administratieve procedures.
• Je verzekert de opvolging van de dossiers (coderen in verschillende bestanden, regelmatige update, uitwerken van een stand van zaken,…) en beheert het klassement en de archivering van de verschillende stukken van de dossiers.
• Je past de verschillende wetgevingen en HR-principes in jouw dossiers toe, formuleert oplossingen voor individuele situaties en informeert de personeelsleden over de gevolgen van elke genomen beslissing.
• Je beheert het geheel van de documenten en informatie die eigen zijn aan de dienst om een antwoord te kunnen bieden op de vragen van de medewerkers en/of externe contacten en zorgt voor een gepaste overdracht van de belangrijke informatie.
• Je ondersteunt het team op administratief en organisatorisch vlak.

Meer info over de jobinhoud?
Hester Wijnant - selectie-assistente
Dienst Personeelsbewegingen
E-mail: infojob@just.fgov.be

Er is één vacante plaats bij het Shared Service Center binnen de stafdienst Personeel en Organisatie van de FOD Justitie, Willebroekkaai 33, 1000 Brussel.

Het Shared Service Center is een centrum voor gedeelde diensten die de ondersteunende functies vanverschillende P&O entiteiten binnen de stafdienst P&O bundelen (momenteel de centrale diensten en EPI).
De doelstelling is om alle expertise te centraliseren, het beheer van de dossiers, de opvolging, de werkwijzen en toepassing van reglementering te harmoniseren, de kwaliteit van de diensten te verbeteren en de flexibiliteit op strategisch niveau te verhogen.

Het hart van het HR-beleid en de organisatieontwikkeling vindt u bij de stafdienst Personeel en Organisatie (SD P&O). Van daaruit stroomt het bloed dat nieuwe impulsen en zuurstof geeft aan de strategische planning van de personeelsbehoefte voor de centrale diensten. De stafdienst selecteert en werft de juiste en vakbekwame personen. Hij verzorgt bovendien het administratieve en financiële beheer van de personeelsdossiers van de centrale diensten, de penitentiaire inrichtingen en andere entiteiten.

Daarnaast treedt de stafdienst op als interne consultant van de organisatie. Door de begeleiding van verbeterprojecten, coaching en adviesverlening aan projectteams en leiders draagt hij zijn steentje bij aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Via verscheidene bouwstenen verhogen de medewerkers de effectiviteit van de werking van de organisatie en zijn ze een prima bewaker van de kwaliteit. De stafdienst P&O stimuleert ook de persoonlijke levenskwaliteit op het werk via degelijk competentie- en kennismanagement en een grensverleggende visie op welzijn en diversiteit. Dat alles verloopt in permanente dialoog met de sociale partners.

De FOD Justitie biedt zijn 23 000 medewerkers een aangename werkomgeving en een bedrijfscultuur die gericht is op de burger maar ook op de eigen medewerkers. Samen zetten we ons elke dag in voor een rechtvaardige samenleving. De verscheidenheid aan jobs, de uitdagingen en de talrijke loopbaanperspectieven dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Onze organisatie legt de nadruk op kennis uitwisselen, talenten ontwikkelen en ideeën verzilveren, om samen onze doelstellingen te bereiken. Maatschappelijk engagement is voor ons belangrijk. De FOD Justitie wil een open en moderne organisatie zijn die meegaat met zijn tijd en inspeelt op veranderingen in de maatschappij.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Niet vereist, wel een troef

• Je komt terecht in een tweetalige werkomgeving, kennis van het Frans is een pluspunt.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.

Hoe nog deelnemen qua diploma? 

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
  
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
• je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
• in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
  Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon (zie 'Contactgegevens').


2. Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.


3. Voorwaarden startbaanovereenkomst


Gezien de aard van het contract ( startbaanovereenkomst - Rosetta ) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar.

Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt.

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur als administratief expert (niveau B) met de bijhorende weddeschaal.
 

Loon
Minimum aanvangswedde: 28.682,75 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).



Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• glijdende werkuren in een 38-uren week.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Selectietesten

1. Screening van deelnemingsvoorwaarden.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en gezien de aard van het contract (startbaanovereenkomst - rosetta) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar.

De screening van de deelnemingsvoorwaarden gebeurt op basis van het ingevulde sollicitatieformulier verstuurd op de uiterste inschrijvingsdatum.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

2. Functiespecifieke screening

Telefonisch Interview

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je sollicitatieformulier en je persoonlijk CV worden gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 60% behaalt.

Er zal een moment afgesproken worden waarop je zal opgebeld worden om het gesprek te voeren.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon (zie 'Contactgegevens').

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar de organisator van de selectieprocedure.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  
• als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.




• Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Bezorg ons ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure.

De federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

De selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over diversiteit?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Solliciteren kan tot en met 3 april 2020.

Lijkt deze functie iets voor jou? Stuur dan het sollicitatieformulier (voor een startbaanovereenkomst bij de FOD Justitie) en je persoonlijke CV naar infojob@just.fgov.be . Vermeld het referentienummer (CNG20065 - Administratief expert P&O) in het onderwerp van je mail.

Contactgegevens

Contactpersoon bij de organisator van de selectieprocedure
Hester Wijnant - selectieassistent
Tel.: 02/542 73 93
E-mail: hester.wijnant@just.fgov.be