Griffier dossierbeheer (m/v/x) voor politierechtbank West-Vlaanderen

BELANGRIJKE INFORMATIE 

De selectie voor overgang naar de graad van griffier (niveau B) omvat verplicht twee gedeelten: een algemeen gedeelte en een bijzonder gedeelte.

Het bijzonder gedeelte georganiseerd voor de graad van griffier is opgenomen in dit reglement. Het bijzonder gedeelte zal vanaf eind juni 2022 (onder voorbehoud) georganiseerd worden.

Binnen de graad van griffier bestaan er verschillende functiebeschrijvingen. De meeste griffiers worden tewerkgesteld als:

• Zittingsgriffier: Griffier dossierbeheerder hoofdzakelijk ingeschakeld in de primaire processen
• Griffier hoofdzakelijk ingeschakeld in de ondersteunende processen
• Leidinggevend griffier

Hieronder vind je een overzicht van een aantal van de hoofdtaken binnen deze functies:


Zittingsgriffier: Griffier dossierbeheerder hoofdzakelijk ingeschakeld in de primaire processen 

• Je voert de taken i.v.m. de zitting uit: o.a. voorbereiden van de zitting, nagaan of alle documenten voor de zitting aanwezig zijn, notuleren tijdens de zitting, authentificeren van de zitting.
• Je staat in voor alle administratieve taken met betrekking tot de dossiers die je zijn toegewezen: o.a. controle inleidende aktes, oproepen van de partijen, controle van het rechtsplegingsdossier, instaan voor de uitvoering van de gerechtelijke beslissingen,…
• Je werkt nauw samen met één of meerdere magistraten, waarbij je hen ondersteunt in hun taken: opstellen van ontwerpen van gerechtelijke beslissingen, verifiëren of de magistraat op alle vorderingen heeft geantwoord, advies geven over de toepassing van de wetgeving, nemen van initiatieven zodoende de zitting vlot te laten lopen.
• Je staat in voor één of meerdere ondersteunende processen: o.a. rolbeheer, statistieken, documentatiebeheer, beheer van de boekhouding,…
• Je vormt een extern aanspreekpunt en beantwoordt vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz.
• Je ontwikkelt je eigen expertise en houdt deze op peil. Je bestudeert nieuwe wetgeving, werkt mee aan de opmaak van vademecums, volgt opleidingen,…

Griffier hoofdzakelijk ingeschakeld in de ondersteunende processen

• Je bent verantwoordelijk voor één of meerdere ondersteunende processen: o.a. beheer van het materiaal, fungeren als correspondent met DGRO/FOD Justitie, opvolgen van de planningen en dienstregelingen, documentatiebeheer, administratieve afhandeling van personeelsdossiers,…
• Je ontwikkelt je eigen expertise en houdt deze op peil. Je bestudeert nieuwe richtlijnen, werkt mee aan de opmaak van vademecums, volgt opleidingen,…
• Je werkt mee aan de voorbereiding en de uitvoering van het operationele plan van de griffie of de entiteit. Je neemt deel aan vergaderingen en signaleert problemen.
• Je ontwikkelt en onderhoudt informele contacten binnen je expertisedomein: uitwisselen van ‘best practices', ontwikkelen van samenwerkingsrelaties,…

Leidinggevend griffier

• Je begeleidt en stimuleert de medewerkers van je sectie, waarbij je instaat voor de individuele ontwikkeling van elkeen en de bevordering van de teamgeest.
• Je staat in voor de verbetering en controle van de primaire processen in je dienst.
• Je treedt op als coach, waarbij je je medewerkers aanmoedigt, constructieve feedback geeft en je intermenselijke conflicten oplost.
• Je treedt op als expert in de functie van griffier. Je gaat hierbij de kwaliteit van de dossiers binnen je sectie na, verleent bijstand bij complexe dossiers en springt bij indien nodig.
• Je ziet toe op de kwaliteit van één of meerdere ondersteunende processen: o.a. rolbeheer, statistieken, documentatiebeheer, beheer van de boekhouding
• Je vormt een extern aanspreekpunt en beantwoordt vragen van rechtsonderhorigen, advocaten, politie, maatschappelijke diensten, enz.
• Je werkt mee aan de voorbereiding en de uitvoering van het strategische plan van de griffie.
• Je ontwikkelt je eigen expertise, houdt deze op peil en staat in voor de overdracht ervan.
• Je ontwikkelt en onderhoudt informele contacten binnen je expertisedomein: uitwisselen van ‘best practices', ontwikkelen van samenwerkingsrelaties,… 
   

Meer info over de functie ?

Dhr. Nico Bendels  - hoofdgriffier vredegerechten en politierechtbanken West-Vlaanderen

Tel. : 050/47.33.78

E-mail : Nico.Bendels@just.fgov.be 

Momenteel is er 1 vacature voor de politierechtbank West-Vlaanderen. Daarnaast wordt er een reserve aangelegd.

De politierechtbank behandelt voornamelijk overtredingen en verkeersmisdrijven. Voor meer informatie omtrent de bevoegdheden: https://www.rechtbanken-tribunaux.be/nl/rechtbanken-en-hoven/politierechtbank

De rechterlijke macht wordt gevormd door de hoven en rechtbanken. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen de Zetel (de rechters in hoven en rechtbanken) en het Openbaar Ministerie (de parketten en arbeidsauditoraten). De bevoegdheden van de diverse hoven en rechtbanken en het Openbaar Ministerie worden beschreven in het Gerechtelijk Wetboek, het Sociaal Strafwetboek, het Strafwetboek en het Wetboek van strafvordering en de bijzondere wetten. Meer informatie over de rechterlijke macht vind je hier.

Gedragsgerichte competenties

• Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken

Een goede motivatie is eveneens belangrijk. 
 

De kandidaten moeten uitdrukkelijk ten laatste op 01/06/2022 (uiterste inschrijvingsdatum) hun "Mijn Dossier " account invullen en aan volgende deelnemingsvoorwaarden voldoen : 

1. Vastbenoemd ambtenaar zijn bij de rechterlijke orde en titularis zijn van een graad van niveau C
2. Geslaagd zijn voor het algemeen gedeelte van een vergelijkende overgangsselectie naar niveau B (ex niveau 2+) of geslaagd zijn voor de proeven van de eerste reeks van de bevordering naar niveau A of B 
   OF 
   Houder zijn van een diploma dat toegang geeft tot het niveau B: Exhaustieve lijst met de benamingen van de studies geldig voor de vrijstelling van het algemeen gedeelte voor de overgang naar niveau B van toepassing op de openbare diensten beheerd bij Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937 houdende het statuut van het rijkspersoneel: 
   
   
   • diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv. graduaat, bachelor professioneel) met volledig leerplan of voor sociale promotie
   • kandidaatsdiploma/bachelor academisch uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
   • getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School;
   • diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan;
   • diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
      
3. Zich in een administratieve stand bevinden waarin men zijn aanspraken op bevordering kan doen gelden.

Opgelet: je dient je deelname aan deze bevorderingsprocedure actief op te volgen via je "Mijn Dossier". 

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Dossier' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via elektronische weg) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectiestappen

Stap 1: Screening van deelnemingvoorwaarden 

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden') en als je je kandidatuur op de correcte wijze indient (zie ‘Sollicitatie'). Je personeelsdienst controleert of je aan de voorwaarden voldoet.

Stap 2: Interview (+/- 45 minuten)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. Daarnaast wordt ook kennis m.b.t. de entiteit en de functie bevraagd.

Je online-cv in 'Mijn Dossier' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Deze proef zal plaatsvinden eind juni 2022 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Dossier kan je zelf online inschrijven voor deze proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Je bent geslaagd voor de vergelijkende selectie als je ten minste 50/100 behaalt op dit deel.


Rangschikking
De geslaagden worden gerangschikt volgens de behaalde punten. Bij gelijkheid ervan krijgt die geslaagde voorrang die, op de datum waarop aan de deelnemingsvoorwaarden moest voldaan zijn, de grootste niveauanciënniteit telde, vervolgens de grootste dienstanciënniteit, uiteindelijk wordt de rangschikking willekeurig bepaald.

De onbeperkt geldige lijst van laureaten wordt opgemaakt na de selectie.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.


Klachten
Selor hecht zeer veel belang aan de kwaliteit van zijn selecties.
Mocht je toch niet tevreden zijn over het verloop van de selectie, dan kan je een klacht sturen naar de klachtenbeheerder bij Selor.
Meer details  vind je op de Selor website www.selor.be onder de rubriek “Contact” .

• De hiërarchische chefs moeten dit reglement mededelen aan de onder hun gezag staande personeelsleden die de deelnemingsvoorwaarden vervullen, met inbegrip van degenen die tijdelijk uit de dienst afwezig zijn.
• Via je Selor account kan je solliciteren voor deze bevordering. Selor bezorgt een lijst van ingeschreven kandidaten aan je personeelsdienst. Je personeelsdienst verifieert de deelnemingsvoorwaarden. Kandidaten die voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden worden toegelaten tot de selectieprocedure. Indien je nog geen Selor account hebt, kan je deze aanmaken voor de uiterste inschrijvingsdatum.
• De personen die op basis van hun diploma vrijgesteld zijn van het algemeen gedeelte moeten een kopie van dit diploma opladen in hun Seloraccount.
• Indien je eerder slaagde voor een algemeen gedeelte van een bevorderingsselectie naar het niveau B (of hoger), kijk je best na of dit zichtbaar is bij je ‘mijn screeningsprocedures' in je Selor account. Indien dat niet het geval is, laad je je attest op in je Selor account (bij ‘Selor certificaten'). Bij twijfel of vragen hieromtrent, neem contact op met de selectieverantwoordelijke.
• De buiten de vastgestelde termijn ingediende sollicitaties zullen worden geweigerd (zie uiterste datum van sollicitatie).
• Indien je documenten (diploma/attest van slagen) dient op te laden in je Selor account, dien je dit ook voor de uiterste datum van sollicitatie te doen. 
   

Redelijke aanpassingen vragen aan de selectieprocedure. Geef dit aan via ‘Mijn Dossier', vóór de uiterste sollicitatiedatum, in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware, meer tijd, ...)

• Procedure
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan 
    Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis 
    Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be) 
    Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben. 
     
• Belangrijk: Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden).

De aanvragen betreffende inzage of mededeling in afschrift, in toepassing van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur moeten persoonlijk en schriftelijk worden ingediend binnen een termijn van twee maanden te rekenen vanaf de datum waarop aan de kandidaat zijn resultaat schriftelijk werd medegedeeld. De buiten deze termijn ingediende aanvragen worden afgewezen wegens kennelijke onredelijkheid (art. 6, § 3, 3° van de wet van 11 april 1994).

Contactpersoon Selor
Fien Orbie, HR Consultant
Tel.: 09 234 42 86
E-mail: werving.selor@just.fgov.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving