Directiesecretaris/-esse (m/v/x)

Uw hoofdtaak bestaat erin de leidend ambtenaar bij te staan:

• Je coördineert en beheert de verschillende administratieve taken in verband met het secretariaat van de dienst van de administrateur-generaal.
• Je biedt ondersteuning aan interne en externe medewerkers bij het verkrijgen en verstrekken van de gevraagde informatie.
• Je bent verantwoordelijk voor het secretariaat van de leidend ambtenaar.
• Je bent het aanspreekpunt, zowel intern als extern.

Concreet bent u verantwoordelijk voor:

• Beheer van elektronische agenda's: voorstellen van data en plannen van afspraken en verplaatsingen; versturen van uitnodigingen en ad-hocdocumenten via Outlook, reserveren van vergaderzalen en vervoer;
• Informatiebeheer: verzending van correspondentie (brieven en e-mails IN en UIT) aan de juiste geadresseerden en follow-up van de verwerking van deze correspondentie;
• Coördinatie van het proces van beantwoording van parlementaire vragen (mondeling en schriftelijk) op het niveau van de CDSCA;
• Organiseren van vergaderingen (plenair of virtueel) van het directiecomité, het beheerscomité en het basisoverlegcomité: opstellen van agenda's, verzenden van uitnodigingen, opstellen en verspreiden van documentatie, reserveren van zalen, verwelkomen van deelnemers; opstellen en wijzigen van notulen en zorgen voor de follow-up van actiepunten;
• Inventarisatie en archivering van documentatie en correspondentie. Tegelijkertijd creëert u een transparant systeem voor elektronische/papieren archivering (computer- en papieren dossierstructuur);
• Het ontwikkelen en meedelen van interne procedures aan het secretariaat van de leidend ambtenaar en het doen van voorstellen ter verbetering op dit gebied;
• Toezending van gezamenlijke besluiten en verslagen van vergaderingen;
• Informeren en doorverwijzen van mensen die belangstelling hebben voor de diensten van de CDSCA naar de juiste persoon.

Meer info over de jobinhoud?
Tiffany Stobbe - Verantwoordelijke HR
Contactpersoon Centrale Dienst voor Sociale en Culturele Actie van het Ministerie van Landsverdediging
Tel.: 0473/30.41.64
E-mail: tiffany.strobbe@cdsca.be 

Er is 1 vacante plaats bij de Centrale Dienst voor Sociale en Culturele Actie van het Ministerie van Landsverdediging (Kwartier Koningin Astrid – Bruynstraat 1 – Blok F0 in Neder-over-Heembeek).

CDSCA is een federale instelling van openbaar nut onder de controle van de Minister van Defensie.

De instelling heeft tot opdracht te voorzien in de sociale en culturele behoeften van de actieve en gepensioneerde militairen en burgers van Defensie en hun gezin. Ook de veteranen behoren tot haar gerechtigden.

De kerntaken van CDSCA zijn: de sociale dienstverlening, de kinderdagverblijven, de huisvesting en de vakantiesector.

CDSCA beheert ook een benefitsplatform (kortingen winkels, pretparken, …) ten gunste van haar gerechtigden.

De centrale administratie is gevestigd in het Militair Hospitaal, Kwartier Koningin Astrid - Bruynstraat 1 - Blok F0 te 1120 NEDER-OVER-HEEMBEEK, maar heeft ook regionale diensten over het hele land.

Meer info op https://www.cdsca-ocasc-website.be/
 

Competenties

Gedragsgerichte competenties
 

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk. Opgelet! De competentie in het vet worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.

De competentie Betrouwbaarheid tonen weegt harder door in de eindscore.


Niet vereist, wel een troef
 

• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Je hebt kennis van het Frans.
• Je hebt een goede kennis van courante informaticatoepassingen.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:
 

• Diploma van het hoger onderwijs (b.v. graduaat, professionele bachelor, kandidaat, academische bachelor) uitgereikt door een Belgische universiteit of een hogeschool na tenminste 2 of 3 jaar studie in een afdeling taal en letterkunde, tolken, vertalen, office management, communicatie, communicatiewetenschappen of organisatie en management.

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Dossier' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.
Hoe nog deelnemen qua diploma?

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
  • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
    • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
    • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
      Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
  • je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
    Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').




2. Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.
 

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven als Directiesecretaris/-esse (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.
 

Loon
Minimum aanvangswedde: 32.300,65 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden. 


Voordelen

• Uitgebreid opleidingsaanbod en ontwikkelings- en loopbaanperspectieven.
• Glijdende uurregeling en soepele reglementering voor verloven en afwezigheden i.f.v. de dienstbehoeften.
• 26 dagen verlof op te nemen rekening houdend met de noodwendigheden van de dienst.
• Mogelijkheid tot telewerk (indien de dienst het toelaat).
• Recuperatie feestdagen die op een weekend vallen tussen kerst en nieuwjaar.
• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Gratis hospitalisatieverzekering en voordelige formule voor gezinsleden.
• Gratis medische zorgen en tussenkomst in medicijnen (systeem aangenomen geneesheren Defensie).
• Maaltijdcheques van 5 EUR per gepresteerde dag vanaf 1 maand dienstanciënniteit.
• Een GSM voor dienstgebruik.
• Rechthebbende van de diensten aangeboden door de CDSCA (o.a. kinderopvang, vakantiecentra in België en via de CLIMS, korting op reizen georganiseerd door touroperator, interne sociale dienst).
• Activiteiten georganiseerd door de interne sociale actie (o.a. eindejaarsgeschenk, drink, …).
• Mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie.
• Voordelen en interessante aanbiedingen via het Benefits-platform.
• Bedrijfsrestaurant aan voordelige prijzen.
• Mogelijkheid voor een fietsvergoeding.
• De mogelijkheid bestaat om vorige diensten verricht in de privé-sector of als zelfstandige in aanmerking te laten komen voor je geldelijke anciënniteit op voorwaarde dat deze erkend worden als bijzonder nuttige beroepservaring voor de uitoefening van de functie.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.


 

Aanstellingsvoorwaarden

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum: 

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Als je nog geen ambtenaar bent, dan word je benoemd nadat je je stageperiode met succes vervuld hebt. 
Als je al ambtenaar bent, treed je in dienst na een proefperiode van 3 maanden. Gedurende deze periode kunnen zowel jij als de rekruterende overheidsdienst beslissen om de samenwerking stop te zetten en keer je terug naar je organisatie van oorsprong. 
Ambtenaren die reeds tewerkgesteld zijn bij de rekruterende dienst, treden in dienst via de principes van interne mutatie. 
 

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet 

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Dossier ' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via elektronische weg) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectiestappen

Screening van deelnemingsvoorwaarden

Stap 1: screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden') en op basis van de informatie in je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Dossier' op de uiterste inschrijvingsdatum. 

 

Functiespecifieke screening

Stap 2: Specifieke screening - PC proef (+/- 2.30u) 

Via een geïnformatiseerde test worden volgende competenties gemeten: Informatie analyseren en Problemen oplossen.
Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 8 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.
Deze proef zal plaatsvinden rond half oktober 2022(onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Dossier kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is. Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen. 

Stap 3: Specifieke screening - interview (+/- 45min.) op afstand (via elektronische weg)

Om praktische redenen wordt deze proef op afstand georganiseerd. Je zal gecontacteerd worden door één van onze medewerkers die je de procedure hiervoor uitlegt.


Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein. 

Je online-cv in 'Mijn Dossier' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. 
Deze proef zal plaatsvinden rond begin november 2022(onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Dossier kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Dossier'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden. 
Wil je je resultaten beter begrijpen? Ontdek onze evaluatiemethoden voor de PC-tests. 

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.


 

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Dossier', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
• als je slaagt voor federale statutaire selecties, kan je als je dit vraagt ook gerangschikt worden op de bijzondere wervingslijst voor laureaten met een handicap. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.
  
   
• Wat moet je concreet doen als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren. 
 

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.
 

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening Stap 3 - interview. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte betrouwbaarheid tonen voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald. 
Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.
Andere organisaties kunnen, voor gelijkaardige functies, ook een beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je rangschikking, word je uitgenodigd voor een bijkomende proef (Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.) Deze proef bestaat vaak uit een interview. 

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 8 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Aparte lijst voor personen met een handicap
Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap' (zie ook ‘Personen met een Handicap'). 

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren kan tot en met 29/09/2022.


Je moet online solliciteren via 'Mijn Dossier'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Dossier' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving. 

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.


Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job. 

 

Contactpersoon Selor
Annick De Smedt - Assistent
Tel.: 02/740.74.39
E-mail: annick.desmedt@bosa.fgov.be 

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving