Directie Assistent (m/v/x)

• Je zorgt voor de administratieve opvolging van de dossiers en de projecten.
• Je zorgt voor de follow-up van de voorbereiding van de nota's aan de regering.
• Je zorgt voor de follow-up van de parlementaire vragen.
• Je zorgt voor het dagelijks beheer/de correcte follow-up van de binnenkomende en buitengaande correspondentie van de algemene directie (AD en AAD) via brief en/of mail.
• Je zorgt voor het archiveren van (papieren en elektronische) dossiers.
• Je organiseert/communiceert overlappende agenda-afspraken van de algemene directie en de twee andere medewerkers van de stuurgroep (op pc).
• Je legt contacten met de andere gewestelijke besturen, het kabinet Openbaar Ambt, het kabinet van de minister-president en met de Inspectie van Financiën.
• Je zorgt voor de follow-up van de bekendmaking in het Belgische Staatsblad.
• Je zorgt voor het aanmaken van lijsten, databanken (verenigingen, contactpersonen, uitnodigingen …).
• Je zorgt voor de opvolging van verschillende soorten dossiers.

Meer info over de jobinhoud?
Amélie Marotte - Verantwoordelijke HR en secretariaat
E-mail: amarotte@talent.brussels

Er is 1 plaats vacant bij de dienst piloting, van talent.brussels (Emile Jacqmainlaan 20, 1000 Brussel).

Heb je een passie voor human resources en zoek je een nieuwe uitdaging? Heb je zin om je talenten ten dienste te stellen van het volledige Brussels Hoofdstedelijk Gewest? Wel, onze directeurs generalen zijn op zoek naar hun nieuwe directie assistent(-e).

Als je bij ons aan de slag gaat, zal je in een team van 3 gemotiveerde collega's terechtkomen die de directie generaal dagelijks ondersteunt. De samenwerkingen met externe en gewestelijke partners of andere entiteiten zal dagelijkse kost zijn, omdat we allemaal in namens en voor Brussel werken.

Talent.brussels is een jonge organisatie die als doel heeft het humanresourcesmanagement in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest nieuw leven in te blazen. Een van onze hoofdactiviteiten is de selectie van statutaire personeelsleden voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Talent.brussels staat ook voor teams die hun arbeidstijd spenderen aan de ontwikkeling van de strategie van het Brusselse openbare ambt en een sterke gewestelijke ervaring (communicatie, employer branding, loopbaancentrum en opleidingen), juridische expertise, enz.

Wil je meer te weten komen over onze opdrachten en teams? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website!

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.  

Technische competenties

• Schriftelijke communicatie
• Mondelinge communicatie

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.
Deze zal ook zwaarder doorwegen op de eindscore.

Opgelet! De competentie in het vet worden als erg belangrijk voor de job beschouwd.

De competentie 'Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit' en je motivatie wegen harder door in de eindscore (x2).

Niet vereist, wel een troef

• Aangezien je in een tweetalige werkomgeving terecht komt is kennis van Frans een pluspunt.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Diploma van bachelor uitgereikt na een opleiding van één cyclus of na de eerste cyclus van een opleiding van twee cycli na ten minste 180 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een Hogeschool, een `Ecole supérieure des arts' of door een door de Staat of door één van de Gemeenschappen ingestelde examencommissie of elke academische graad van de eerste cyclus afgeleverd in uitvoering van bepalingen voorafgaand aan deze die van toepassing waren bij de inwerkingtreding van voorgaand besluit.
• Getuigschrift, diploma of brevet van het zeevaartonderwijs van de hogere cyclus.
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen.
• Diploma van gegradueerde van het hoger beroepsonderwijs, uitgereikt door een instelling opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat of door één van de Gemeenschappen, met uitzondering van het diploma van gegradueerde in de verpleegkunde uitgereikt in het hoger beroepsonderwijs.
• Kandidaatsdiploma of -getuigschrift uitgereikt na een cyclus van ten minste twee jaar studie, ofwel door de Belgische universiteiten met inbegrip van de aan die universiteiten verbonden scholen, de bij de wet ermee gelijkgestelde instellingen of de instellingen voor hoger onderwijs van het lange type, opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat of door één van de Gemeenschappen ofwel door een door de Staat of door één van de Gemeenschappen ingestelde examencommissie.
• Diploma van technisch ingenieur uitgereikt na hogere technische leergangen van de tweede graad.
• Diploma van een afdeling ingedeeld [1, in het economisch, paramedisch, pedagogisch, landbouwkundig of sociaal hoger onderwijs]1 van het korte type en voor sociale promotie of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3e, 2e of 1e graad uitgereikt door een inrichting opgericht, gesubsidieerd of erkend door de Staat of door één van de Gemeenschappen.
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de polytechnische afdeling of van de afdeling "Alle Wapens" van de Koninklijke Militaire School.

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.
Hoe nog deelnemen qua diploma?

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.

• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
• je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
• in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
  Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum: 

Een relevante professionele ervaring van minstens 2 jaar in het domein van directie secretariaat, verdeeld over ten minste 1 van de 3 onderstaande taken:  

• Beheer van agenda van 1 of meerdere directeurs.
• Redactie van verslagen.
• Beheer van vertrouwelijke dossiers.

Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum. 

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven als Assistent (niveau B) met de bijhorende weddeschaal (B101).
 

Loon

Minimum aanvangswedde: 28667,31 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).


Voordelen

• Mogelijkheid om een taalpremie te verkrijgen (600€, 2400€ of 3200€ euro per jaar, niet geïndexeerd, afhankelijk van het behaald taalcertificaat).
• Maaltijdcheques van een waarde van €8/gepresteerde dag.
• Hospitalisatieverzekering.
• Tegemoetkoming in het abonnement voor trein en De Lijn/TEC. 
• Gratis MIVB abonnement.
• Mogelijkheid voor een fietsvergoeding te verkrijgen (24 cent/km). 
• Verscheidene sociale voordelen. 
• Gemakkelijk bereikbaar via het openbaar vervoer.
• Eindejaarspremie. 
• Flexibele werkuren en structureel telewerken.
• 35 verlofdagen per jaar.

Ontdek alle informatie en de voordelen van een job bij Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of de Gewestelijke instellingen op BRUJOB.be of be.brussels.be

Aanstellingsvoorwaarden

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum aan volgende voorwaarden voldoen:

• Belg zijn als de uit te oefenen betrekking een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan het openbaar gezag inhoudt of werkzaamheden omvatten ter bescherming van de algemene belangen van de Staat of andere openbare instanties.
• Gedrag vertonen in overeenstemming met de eisen van de beoogde betrekking.
• De burgerlijke en politieke rechten hebben.
• Houder zijn van een diploma of studiegetuigschrift dat overeenkomt met het niveau van de te verlenen graad.

Je wordt benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectietesten

Screening van deelnemingsvoorwaarden.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma en de vereiste relevante professionele ervaring hebt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

1. Functiespecifieke screening

Specifieke screening - PC (+/- 1u30)

Via een geïnformatiseerde test worden volgende competenties gemeten: problemen oplossen en informatie analyseren

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt (voor het totaal van deze ene test). Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 6 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal plaatsvinden rond eind augustus en begin september (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.
Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Specifieke screening - interview (+/- 1u + 30min voorbereidingstijd)

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om die voor te bereiden. Die gevalstudie wordt eventueel kort besproken tijdens je interview.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden halverwege oktober (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige proef. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

  
  Gerangschikt worden, als je het vraagt, op de specifieke wervingslijst voor laureaten met een handicap indien je slaagt voor een statutaire selectie. De overheidsdiensten die minder dan 2 % van hun quota bereiken, zijn verplicht om prioriteit te geven aan kandidaten uit deze reserves.
  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  

• Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht.
  Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van de functiespecifieke screening - interview. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte “specifieke screening : Motivatie” voorrang. Indien er dan nog kandidaten met gelijke punten zijn, wordt de rangorde willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 6 geslaagden opgesteld, die 2 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren kan tot en met 10/08/2020.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Contactpersoon talent.brussels
Lies Vogeler- adjunct team aquisition
E-mail: lvogeler@talent.brussels

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30 bus 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving