Archiviste documentaliste (m/f/x)

Vous prenez globalement en charge la gestion des archives et autres documentations de BPS.

Cette mission consiste principalement en la mise à disposition d'un fonds documentaire physique et numérique aux membres du personnel, ce qui implique :

• La mise en place et le suivi d'un système d'archivage physique et électronique dans le respect des normes en vigueur ;
• La mise en place et le suivi d'un plan de classement avec les différentes directions de BPS ;
• La mise en place et la gestion d'une base de données documentaire accessible à l'ensemble du personnel ;
• La collecte, la réception, le classement et la numérisation des documents importants et utiles ;
• L'encodage des entrées et sorties de documents ;
• Les commandes de livres, documents, périodiques, articles demandés et leur mise à disposition ;
• La gestion d'une revue de presse ;
• La veille sur les productions internes quant au respect des normes de publication en vigueur ;
• La mise à jour permanente des informations utiles à travers la participation à des réunions internes et la mise en place d'une veille.

A titre accessoire, vous accomplissez des tâches administratives liées à l'exercice de votre fonction :
 
• Vous assurez les tâches administratives liées à votre fonction et à l'organisation de votre travail ;
• Vous participez à l'application correcte et régulière des instruments de planification, gestion,
contrôle et évaluation (tableaux de bord) ;
• Vous organisez des réunions (réservation de salle, invitation des participants, préparations des
documents utiles,...).
 
Informations complémentaires :
Vos contacts internes : l'ensemble des membres du personnel de BPS.
Vos contacts externes : les fournisseurs ou prestataires de services.

Degré d'autonomie : Vous travaillez de façon autonome et pouvez prendre seul (e) certaines décisions.

Vous portez la responsabilité de la qualité et/ou quantité du produit ou service fourni.

Plus d'info sur la fonction ?
Julien JACKERS
Gestionnaire des ressources humaines - Cellule RH
Direction d'Appui
E-mail : julien.jackers@bps.brussels

Il y a 1 poste vacant à  la direction d'Appui de Bruxelles Prévention et Sécurité situé au 40, rue de la Ligne à 1000 Bruxelles.


Bruxelles Prévention et Sécurité est structuré en 4 directions.
Vous intégrerez la direction d'Appui. Cette direction assure la gestion journalière des services de support en matière financière, logistique, informatique, juridique, ainsi qu'en matière d'archives et de documentation, de ressources humaines et de traduction.

En étroite collaboration avec les services opérationnels, elle veut être un service de soutien efficace, flexible et proactif en instaurant des modes d'interaction et de collaboration optimaux.

Plus qu'une simple baseline ou un slogan, « Vivre Bruxelles en toute sécurité » est la ligne directrice de toutes les actions menées par Bruxelles Prévention et Sécurité (BPS).
Elle traduit la volonté des équipes de BPS, en collaboration avec leurs nombreux partenaires, d'assurer pour la Région bruxelloise et les personnes qui la font vivre - navetteurs, touristes et habitants - un cadre de vie sûr et serein.
Au quotidien, cette promesse se décline par le développement et le soutien de nombreux projets, la coordination de réseaux de collaboration ainsi que l'examen approfondi et le monitoring constant de l'état de la sécurité.

Bruxelles Prévention et Sécurité (BPS) a pour mission de coordonner les politiques de prévention et de sécurité afin d'assurer la tranquillité et la sécurité des personnes et des propriétés en Région bruxelloise. Ainsi, BPS occupe une place centrale dans la coordination des différents opérateurs de la chaîne de prévention et de sécurité à l'échelle de la Région bruxelloise.
Il assure cohérence et complémentarité en les mettant en relation dans des domaines d'action aussi vastes que la prévention des incivilités et de la criminalité dans l'espace public, la gestion de crise ou encore le soutien à la formation dans les métiers de la sécurité.
En collaboration avec les niveaux fédéraux et locaux, BPS définit en outre la stratégie en matière de cybersécurité et de cybercriminalité.
Son rôle n'est pas de se substituer aux instances existantes mais d'apporter une plus-value au niveau supra local et régional.

L'objectif de Bruxelles Prévention et Sécurité est de devenir, à court et moyen terme, un organisme de référence dans son domaine, et de jouer un rôle central dans la coordination des acteurs de la chaîne de prévention et de sécurité en Région bruxelloise.
Pour se faire, depuis les prémices, la stratégie de BPS se caractérise par une approche partenariale et transversale. Une stratégie qui se décline et se concrétise à travers différents projets développés en collaboration avec les acteurs de la chaîne de prévention et de sécurité ou des acteurs associatifs présents dans la Région bruxelloise.
Dans sa première phase de travail, visant à concevoir une nouvelle architecture de la sécurité pour l'ensemble du secteur et développer une stratégie globale, BPS s'est attaché à construire les outils capables de répondre aux défis singuliers de la sécurité en Région bruxelloise. Notre volonté est de travailler avec l'ensemble des acteurs de manière globale, sur le plan répressif mais aussi et surtout préventif.

Pilier fondamental de l'organisation, les valeurs de BPS ont été définies et choisies par un groupe de travail interne comme suit :
• intégrité,
• respect,
• amélioration continue,
• solidarité,
• loyauté.

Compétences

Compétences comportementales

• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et vous assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
• Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.

Une bonne motivation est également importante.

Attention ! La motivation considérée comme particulièrement importante pour la fonction. Elle a une valeur plus importante dans le score final (x2).

Atouts

• Vous avez des connaissances et/ou une expérience en PMB (logiciel en gestion d'archives).

Conditions de participation

1. Diplôme requis à la date limite d'inscription :

• Diplôme de l'enseignement supérieur (p.ex. graduat, bachelier professionnalisant, candidature, bachelier de transition) délivré par une haute-école ou une université belge après au moins 2 ou 3 ans d'études dans une orientation bibliothécaire-documentaliste.

Téléchargez votre diplôme dans le C.V. en ligne de votre compte ‘Mon Selor' au moment de l'inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Quelles sont les autres possibilités de participation en matière de diplôme ?

• Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l'un des diplômes précités.




• Vous participez sous réserve lorsque :
  • vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique :
    Vous n'avez pas encore obtenu l'équivalence de votre diplôme ? Adressez-vous dès maintenant (la procédure étant relativement longue) auprès du Ministère de la Communauté française (02/690.80.00) et envoyez-la à Selor.
    
    
  • vous avez obtenu votre diplôme dans une langue autre que le français :
    En fonction de votre situation, vous devrez peut-être obtenir un certificat linguistique chez Selor pour attester de votre connaissance du français. Pour ce faire, vous devez vous inscrire en ligne.

Vous n'êtes pas certain que votre diplôme vous donne accès à la sélection ou vous ne savez pas si vous devez passer un test linguistique ?
Informez-vous auprès la personne de contact de Selor avant la date limite d'inscription (voir « Données de contact Selor »).


2. Expérience requise à la date limite d'inscription :


Une expérience professionnelle pertinente de 2 ans  dans le domaine de l'archive et de la gestion documentaire dans lequel vous accomplissiez au moins 2 des tâches reprises ci-dessous.

• Mise en place d'un système d'archivage.
• Gestion des archives (électroniques et papier).
• Gestion d'un centre de documentation.
• Recherches documentaires.

Complétez votre C.V. en ligne de la manière la plus complète en tenant compte de la « Vérification des conditions de participation » sous la rubrique « Procédure de sélection » et ce avant la date limite d'inscription. 

Conditions de travail

Vous serez engagé en qualité d'Assistant (niveau B) avec le barème de traitement correspondant B101.
 
Rémunération
Traitement de départ minimum : 29776.32 EUR .(salaire annuel brut, avec 2 années d'ancienneté déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non comprises)


Avantages

• Politique d'investissement dans le développement des compétences des collaborateurs.
• Possibilité de télétravailler (si la fonction le permet).
• Horaires flexibles.
• Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo (24 centimes/km).
• Remboursement intégral de l'abonnement SNCB et TEC/DeLijn.
• Abonnement STIB/Villo offert .
• Assurance hospitalisation gratuite.
• Divers avantages sociaux .
• Accessibilité aisée via les transports en commun
• Possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme.
• Chèque repas d'une valeur de 8 €/ jour presté.
• Prime de fin d'année.
• 35 jours de congés par an.

Conditions d'affectation

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

• 1. être belge lorsque les emplois comportent une participation directe ou indirecte à l'exercice de la puissance publique ou que les fonctions ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de l'Etat ou d'autres collectivités publiques
• 2. être d'une conduite répondant aux exigences de l'emploi
• 3. jouir des droits civils et politiques
• 4. être porteur d'un diplôme ou certificat d'études en rapport avec le niveau du grade à conférer.

Vous serez nommé après avoir accompli avec succès la période de stage requise.

Information importante : cette sélection concerne un organisme régional. Les accessions fédérales ne sont pas applicables dans ce contexte. Vous devez donc disposer d'un diplôme de niveau bachelier pour entrer en service.

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Important

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening' de votre compte en ligne Mon Selor afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• les tests peuvent être organisés en présentiel ou à distance par voie électronique. Cette information est indiquée en regard de chaque étape.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d'inscription mentionnée dans l'onglet ‘Mes procédures de screening'. Passé ce délai, si vous n'êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d'organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l'épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne de contact mentionnée dans la rubrique « Données de contact Selor » le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.

Étapes de sélection

Vérification des conditions de participation

Étape 1 : vérification du diplôme ( Voir Rubrique "Profil")


Vous serez admis à la sélection à condition de disposer du diplôme requis comme défini dans le profil.

La vérification de ce point se fait sur base des documents à télécharger voir rubrique ‘Conditions de participation') dans « Mon Selor » à la date limite d'inscription.

Étape 2 : Vérification de l'expérience requise

Vous serez admis à la sélection à condition de posséder l'expérience professionnelle appropriée à savoir au minimum 2 ans comme définie dans le profil.

La vérification de votre expérience se fait sur base du C.V. en ligne tel qu'il aura été complété dans « Mon Selor » à la date limite d'inscription.


A quoi devez-vous être attentif ?
Complétez votre C.V. dans la langue de l'emploi pour lequel vous postulez.

Si vous postulez pour un emploi pour lequel une expérience est requise, nous vous conseillons d'accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Ce sont ces données qui sont utilisées par nos responsables de sélection pour le screening qualitatif des C.V.

Screening spécifique à la fonction

Étape 1 : Screening spécifique - épreuve informatisée (+/-2h)

Les compétences suivantes seront mesurées à l'aide d'un test informatisé:

• Analyser l'information
• Résoudre des problèmes
• Agir de manière orientée service

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100 (au total sur l'ensemble des 2 tests).
Tenant compte du nombre d'emplois à pourvoir, seuls les 8 premiers lauréats seront conviés à l'épreuve suivante. En cas d'égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Cette épreuve se déroulera vers la fin du mois de mai 2021-début du mois de juin 2021 (sous réserve).
Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'étape précédente. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. Après réception de votre résultat à cet épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Étape 2: Screening spécifique - entretien (+/-1h )organisé par voie électronique 

Ce test sera organisé à distance. Pour les modalités pratiques, vous serez contacté par l'un de nos collaborateurs qui vous expliquera la marche à suivre.

L'entretien évalue si vos compétences comportementales et techniques (voir rubrique ‘Compétences') répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera vers la fin du mois de juin 2021 (sous réserve).
Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l'épreuve informatisée. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'épreuve précédente. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Plus d'infos concernant la procédure de sélection ?
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d'informations sur www.selor.be, rubrique Contact.

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes :

• demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection, via ‘Mon Selor', dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles'. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).
  
  Procédure
  Etape 1 : cochez l'option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
  Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
  Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l'adresse suivante : diversity@bosa.fgov.be)
  Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.
  
  Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue)
  
  
• être classé si vous le demandez dans la liste de recrutement spécifique pour des lauréats présentant un handicap en cas de réussite aux sélections statutaires fédérales. Les services publics qui atteignent moins de 2% de leur quota sont obligés de consulter les candidats de ces réserves en priorité.
• Demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l'engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n'en sera pas informé automatiquement.
  Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d'adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l'envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap au moment de l'inscription à la sélection.

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?

Par exemple : vous avez besoin d'un local à part pour une pause d'allaitement ?
Prenez contact avec diversity@bosa.fgov.be (au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.

Et après la procédure de sélection ?

Si vous êtes lauréat ?
Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus au screening spécifique à la fonction (Étape 2 - Screening Spécifique-Entretien). 
Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi sur base des points octroyés à la partie Motivation et enfin si l'égalité persiste les candidats seront départagés de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu'une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?
Une liste de 8 lauréats au maximum, valable 2 ans, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l'attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Si vous n'êtes pas lauréat ?
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 14/05/2021 inclus.


Vous devez poser votre candidature en ligne via 'Mon Selor'. Nous procédons au screening du C.V. tel qu'il se trouve dans 'Mon Selor' à la date limite d'inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l'inscription.
Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Cette procédure est gérée par Talent Brussels
Correspondant
TSIAREKTSIS Sofie-Adjointe sélection 
E-mail :stsiarektsis@talent.brussels

Adresse et coordonnées générales
Selor
WTC III - Bld. Simon Bolivar, 30 bte 1
1000 Bruxelles
Site web : www.selor.be/fr/contact

Comment arriver chez Selor ?
Description du trajet