Management Assistant (m/v/x)

In deze functie ondersteun je de bevoegde directeur bij de uitvoering van zijn werkzaamheden. Je bent proactief op organisatorisch en administratief vlak en hebt een vertrouwensfunctie waarin anticiperen centraal staan.

Waarom kiezen voor een job bij NIRAS?

Als enige beheerder van radioactief afval in België biedt NIRAS je een unieke werkomgeving. Wie bij ons werkt, streeft met veel drive en verantwoordelijkheidszin naar duurzame oplossingen.

Dat doen we voor onszelf én toekomstige generaties. Met respect voor elkaar, de regelgeving, wetenschappelijke inzichten en het milieu. Wat ons allen verbindt, is de maatschappelijke meerwaarde van onze job.

Bij NIRAS kan je rekenen op:

• een voltijds vast contract met een comfortabel loon én extralegale voordelen als groeps- en hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques;
• een prima werk-privébalans: je hebt flexibele werkuren, minstens 41 verlofdagen per jaar en je kan 2 dagen per week telewerken;
• moderne werkmiddelen en een aangename werkomgeving die samenwerken en brainstormen faciliteert;
• een participatief beleid waarin we inzetten op verbindend leidinggeven;
• Opleidingen en coaching om je expertise en je veerkracht verder te ontwikkelen.

Wat ga je concreet doen in deze rol?

• Je garandeert een vlot en efficiënt agendabeheer;
• Je bent de centrale spilfiguur wat betreft de interne communicatie en de coördinatie van informatie tussen de verschillende diensten en medewerkers en je speelt hierbij continu en snel in op mogelijke veranderende prioriteiten;
• Je doet de opvolging, verwerking, sortering en distributie van de inkomende (mail)correspondentie;
• Je staat in voor het voorbereidende werk van allerlei meetings en bijeenkomsten, je bereidt documenten en power-point presentaties voor en doet voorstellen tot verbetering, je maakt de notulen op van bepaalde meetings en volgt deze verder op;
• Je verzorgt de organisatie en logistieke ondersteuning (materiaal, reservaties …) en vergaderingen (reservering, catering, documenten voorbereiden …);
• Je bent verantwoordelijk voor de pré-analyse van cijfergegevens, het meedenken, voorbereiden en opstellen van dossiers, en het opvolgen van verschillende acties die hieruit voortvloeien;
• Je volgt verschillende lopende acties, dossiers en gebeurtenissen nauwgezet en meedenkend op (b.v. afspraken, contacten met interne en externe personen, inhoudelijke zaken, enz.);
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten via mail, telefoon en face-to-face. Je filtert vragen en opmerkingen. Je ontvangt bezoekers op een professionele manier

Wat maakt jou een uitstekende Management Assistant?

• Je hebt een bachelordiploma in secretariaat/office management/management assistant/vertaler, of gelijkwaardig door minimaal 5 jaar ervaring;
• Je hebt uitstekende verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en het Frans. Je beheerst ook voldoende het Engels om met internationale contacten te communiceren;
• Je kan zelfstandig werken, maar vindt ook teamgeest belangrijk. Daarnaast ben je diplomatisch in moeilijke situaties;
• Je hebt het geduld en de leergierigheid om expertise op te bouwen. Tegelijk heb je de veerkracht om je aan te passen als een regelgeving of een situatie verandert;
• Je hebt zin voor initiatief en verantwoordelijkheid en beschikt over de nodige assertiviteit en maturiteit;
• Je bent discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je bent dynamisch, servicegericht, werkt snel en zeer nauwkeurig: je volgt alles spontaan en proactief op;
• Je hebt een zeer goede kennis van de courante pc-/softwarepakketten (MS Office, Internet, enz.);
• Je werkt voltijds in een 40-urenregime.