Management assistant (m/v) voor FOD Mobiliteit en Vervoer

SPF Mobilité et Transports

Code de sélection

MNG19059

Langue

Néerlandais

Diplôme

Bachelier

Type de contrat

Statutaire

Niveau de fonction

B

Type de recrutement

Pas applicable

Durée

Pas applicable

Temps plein/temps partiel

Pas applicable

Jobinhoud

Je verzekert het beheer van het directiesecretariaat:

  • Je staat in voor een efficiënt agendabeheer. Je legt afspraken vast in functie van de prioriteiten en volgt de deadlines van gedelegeerde taken op. Hierbij speel je vlot in op veranderende omstandigheden.
  • Je organiseert vergaderingen en biedt logistieke ondersteuning, zowel voor de directie als voor projecten die afhangen van de directie. Je bereidt documenten/presentaties voor, neemt notities tijdens vergaderingen en stelt verslagen op.
  • Je verzorgt de correspondentie/het e-mailverkeer.
  • Je bereidt signatairs en documenten voor en verzekert de opvolging ervan en gaat na of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directie, zowel telefonisch als persoonlijk. Je ontvangt bezoekers.
  • Je vangt allerhande vragen en klachten van medewerkers en externe klanten op, helpt hen verder of verwijst hen door.
  • Je zorgt voor een toegankelijk klassement van alle relevante dossiers en documentatie en waarborgt een strikte vertrouwelijkheid.
  • Je verbetert de werkprocedures van het secretariaat, telefonisch onthaal, klassement, etc.


Meer info over de jobinhoud?
Valérie VERZELE – Directeur-generaal Duurzame Ontwikkeling en Spoorbeleid
Contactpersoon FOD Mobiliteit en Vervoer
E-mail: Valerie.verzele@mobilit.fgov.be  
Tel: 02/277.38.85

Indien je voor jezelf nog een beter beeld van de functie wil vormen, ga dan via deze link naar een aantal getuigenissen van jouw toekomstige collega's.

Werkgever

Er is één vacature bij het Ondersteuningscel van het Directoraat-generaal Duurzame Mobiliteit en Spoorbeleid van de FOD Mobiliteit en Vervoer (Vooruitgangstraat 56, 1210 Brussel).

De Ondersteuningscel voert administratieve, organisatorische en faciliterende taken uit voor het hele Directoraat-generaal Mobiliteit en Spoorbeleid.

Het Directoraat-generaal Duurzame Mobiliteit en Spoorbeleid heeft tot doel een overlegd federaal beleid voor de mobiliteit en spoorvervoer voor te bereiden, te reglementeren, te coördineren, te controleren en te beoordelen teneinde een duurzame mobiliteit te ontwikkelen en te verwezenlijken met aandacht voor een evenwicht tussen de ondersteuning van de economische groei en de beveiliging, de veiligheid, de gezondheid, de maatschappelijke eisen, het leefmilieu, en door de multimodaliteit te bevorderen.

De Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer doet bewegen. Langs de weg, over het water of door de lucht, wij zorgen ervoor dat iedereen zich kan verplaatsen. Wij hebben de belangrijke maatschappelijke opdracht om een bijdrage te leveren aan de veiligheid, het milieu en de economie van het vervoer. Onze organisatie zet zich in voor diversiteit. Dit vertaalt zich in het aanmoedigen van talent met respect voor verscheidenheid, onafhankelijk van afkomst, geslacht, leeftijd, een eventuele handicap, levensbeschouwing, ... We streven er ook naar om onze missie als overheidsdienst te vervullen in overeenstemming met het kader van de integriteit. Hiervoor werd een algemeen plan van integriteit ontwikkeld en geïmplementeerd met als doelstelling het publieke vertrouwen in onze administratie te ondersteunen en een correcte, evenwichtige en gelijke behandeling van al onze klanten te garanderen.

Deelnemingsvoorwaarden

Competenties


Gedragsgerichte competenties

  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.  
  • Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

Technische competenties

  • Je kan je mondeling vlot en duidelijk uitdrukken.

Redeneervaardigheden

  • administratieve vaardigheden

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! De competentie(s) in het vet worden als erg belangrijk voor de job beschouwd. Ze wegen dan ook harder (X2) door in de eindscore.


Niet vereist, wel een troef

  • Kennis van het Frans
  • Kennis van de meest courante informaticatoepassingen


Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste benoemingsbesluit en anciënniteit op de uiterste inschrijvingsdatum (enkel voor de federale ambtenaren)

Je bent een Nederlandstalig statutair ambtenaar en je werkt niet voor de rekruterende instelling. Om deel te nemen aan deze selectie moet je benoemd zijn bij:

    • een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit)
    • de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

De vacante functie is een functie van administratief deskundige (niveau B). Je moet dus behoren tot het niveau B.

Als je geslaagd bent in het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau B (niveau van de selectie) en je bent opgenomen in de lijst van geslaagden, kan je op basis van dit slagen deelnemen aan deze selectie.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (niveau B) (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. 

Als dit bewijs van benoeming (bij Werkervaring, Mijn huidige werksituatie) of van slagen (bij Diploma's en certificaten) al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, moet je dit niet opnieuw doen. 


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

Je beschikt over 1 jaar relevante professionele ervaring binnen een (directie)secretariaat en in minstens 2 van 4 onderstaande taken:

  • agendabeheer voor een collega of leidinggevende
  • het plannen en voorbereiden van evenementen zoals vergaderingen en presentaties
  • klachtenbeheer
  • beheer van de correspondentie (mailbox, briefwisseling,..) voor een collega of leidinggevende.


Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en doe dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum. 

Besteed voldoende aandacht aan de omschrijving van je ervaring. De selectieverantwoordelijke gebruikt uitsluitend deze informatie bij het screenen van de deelnemingsvoorwaarden.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.


Aanbod

Arbeidsvoorwaarden


Je wordt aangeworven als administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon
Minimum aanvangswedde: 28.682,75 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen

  • mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
  • uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart en Benefits at work
  • na 2 maanden in dienst heb je recht op een aantal gratis treintickets voor privégebruik door jou en jouw gezinsleden, eventueel in te wisselen voor tickets voor Thalys en Eurostar
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • mogelijkheid tot telewerk.


Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Procedure

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet

  • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
  • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
  • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
  • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
  • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.


1. Screening van deelnemingsvoorwaarden


Je wordt toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de volgende deelnemingsvoorwaarden op de uiterste inschrijvingsdatum:

  • Je bent in het bezit van het vereiste benoemingsbesluit
  • Je de vereiste relevante professionele ervaring hebt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.


Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

2. Functiespecifieke screening


2.1. Event 1: Computergestuurde proef (1u)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal ingeschreven kandidaten. Via een geïnformatiseerde test worden je administratieve vaardigheden gemeten.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 10 punten op 20 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Als deze proef georganiseerd wordt, zal ze plaatsvinden rond eind juni (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven. Je kan alleen maar inschrijven als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


2.2. Event 2: Interview (1u):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 24 punten op 40 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden rond eind juni - begin juli (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


Meer info?


Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.


Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

  • redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).

    Procedure:
    • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
    • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
    • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
    • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.


    Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)

  • Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
    Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht.
    Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?


Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?


Als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van de functiespecifieke screening M2.2 (interview). Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.


Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren

Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je uiterlijk op 7 juni 2019:

  • je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
  • je benoemingsbesluit oplaadt
  • én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.


Extra info

Contactpersoon Selor
Emely De Merlier - HR-deskundige
E-mail: jobs@mobilit.fgov.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?

Wegbeschrijving

Rencontrez nos collègues

Tous nos témoignages

  • Portrait Stijn Fouquaert
    La communication est devenue un aspect important de ce métier.
    Stijn Fouquaert
    ICT Infrastructure Manager
    -
    SPF Mobilité et Transports
    More about Stijn Fouquaert
  • Portrait Lieven Debusscher
    Si vous souhaitez un bon équilibre entre votre vie privée et le travail, alors l’administration fédérale est l’employeur rêvé.
    Lieven Debusscher
    Manager ICT
    -
    SPF Mobilité et Transports
    More about Lieven Debusscher
  • Portrait Mei-Ling Wu
    On ne s’ennuie jamais ! Il y a toujours de nouvelles choses à apprendre.
    Mei-Ling Wu
    Chef de projet communication
    -
    SPF Mobilité et Transports
    More about Mei-Ling Wu
  • Portrait Emmanuelle Vandamme
    Il est difficile de se figurer de l'impact que l'on peut avoir à de tels postes.
    Emmanuelle Vandamme
    Présidente du comité de direction
    -
    SPF Mobilité et Transports
    More about Emmanuelle Vandamme
  • Portrait Anke Sempels
    J’ai un job très varié et stimulant, qui me permet d’apprendere pleins de nouvelles choses et de recontrer de nouvelles personnes.
    Anke Sempels
    Correspondante RH chez Beliris
    -
    SPF Mobilité et Transports
    More about Anke Sempels