Administratief Assistent (m/v/x) voor de gesloten centra te Steenokkerzeel of Merksplas

Je voert een administratief takenpakket uit met eerbied voor de wettelijke, reglementaire en hiërarchische bepalingen en in overeenstemming met de geldende richtlijnen van het centrum teneinde de centrumdirectie te ondersteunen.
Je zal worden ingeschakeld in één van onderstaande domeinen:

Bewonerssecretariaat:

• Je staat in voor de administratieve opvolging van de bewoners-gerelateerde zaken. Je zorgt voor de administratie bij in- en outtake waarbij je de bewoner ontvangt en te woord staat.
• Je klasseert alles correct in het individuele bewonersdossier.
• Je volgt dagelijks de bewonersaantallen op en slaagt erin een duidelijk overzicht te geven van de vrije plaatsen in het centrum.
• Je houdt actief contact met andere centrumdiensten en de centrale diensten om zo een correcte administratie van alle bewonersstukken te waarborgen. Op vraag van de directie zorg je voor een duidelijk rapportage.
• Je ontvangt advocaten die het dossier van hun bewoner/cliënt komen inkijken.
• Je beantwoordt diverse vragen of verwijst door naar interne diensten, derden (o.a. advocaten, Dienst Bevolking, Dienst P&O,…) en andere administraties. Hierbij respecteer je de interne afspraken in het kader van een correcte dienstverlening.
• Je maakt op vraag van de directie rapporten, nota's en verslagen op.

Personeelsadministratie:

• Je zorgt ervoor dat je vragen van het personeel correct kan beantwoorden of hen kan doorverwijzen naar de juiste instanties. Je bent in staat zelf de nodige informatie terug te vinden of op te vragen.
• Je staat in voor de administratieve opvolging van het personeel (verloven, prestaties, ziekte, e.d.) en klasseert deze in het individuele personeelsdossier. 
• Je zorgt voor de dagelijkse personeelsbezetting, een correcte planning opmaakt en deze tijdig communiceert. Op vraag van de directie maak je rapporten, nota's en verslagen op.
• Je plant vormingen in en zorgt voor de praktische organisatie ervan.
• Je speelt een actieve rol in de voortgang en correcte opvolging van diverse projecten en dossiers. Je bewaakt de voortgang in periodieke projecten (bv. welzijn op het werk).

Logistiek:

• Je draagt bij tot het ontwikkelen en onderhouden van een informatiesysteem in functie van de noden van de dienst.
• Je zorgt voor een correcte invoer van gegevens en staat in voor het up to date houden van welbepaalde gegevens/informatiesystemen.
• Je houdt statistische gegevens nauwgezet, tijdig en correct bij en geeft deze correct door.

Boekhouding : (Bij het RC127bis zal je onder toezicht van de directie instaan voor de boekhoudkundige verrichtingen).

• Je volgt de verschillende logistieke en financiële middelen die beschikbaar zijn, op.
• Je vraagt offertes op.
• Je beheert de stock van de uniformen.

Je bent flexibel en bereid administratieve ondersteuning te bieden bij andere diensten waar dit nodig is.

Je bent bereid om op regelmatige basis een permanentie tot minstens 18u00 te verzorgen om nieuwe bewoners in te schrijven. Deze permanentie gebeurt op basis van een beurtrolsysteem dat wordt vormgegeven in overleg met je collega's.


Meer info over de jobinhoud?
Lin Cooremans
Contactpersoon FOD Binnenlandse Zakenn
Tel.: 02/793.95.12
E-mail: lin.cooremans@ibz.fgov.be

Solliciteren via dit mailadres is niet mogelijk. Solliciteren kan enkel via Selor. Klik bovenaan deze pagina op de knop “solliciteren”.

Er is 1 plaats in het Repatriëringscentrum 127 bis (Tervuursesteenweg 300, 1820 Steenokkerzeel).
Er is 1 plaats in het gesloten centrum te Merksplas (Steenweg op Wortel, 2330 Merksplas).

Bovendien wordt er een wervingsreserve aangelegd voor toekomstige vacatures in het gesloten centrum te Holsbeek (Vunt 19,Holsbeek). indiensttreding pas voorzien in het najaar van 2018.

Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) beheert de migratiestromen in samenwerking met verschillende partners, zoals o.a. het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen en de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, politie, Justitie, enz.
Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) staat in voor de uitvoering van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.
DVZ stimuleert daarenboven de vrijwillige terugkeer en verzekert de verwijdering van personen in onrechtmatig verblijf.

De gesloten centra van DVZ hebben binnen het kader van het vreemdelingenbeleid als specifieke opdracht vreemdelingen vast te houden met het oog op hun eventuele verwijdering.
In afwachting van een verwijdering, verlenen de centra aan de bewoners opvang, psychologische, medische en sociale begeleiding met respect voor de fundamentele menselijke waarden zoals veiligheid, privacy, gezondheid, religieuze beleving en persoonlijke ontwikkeling. De centra vormen hiermee een belangrijk gegeven in de strijd tegen de illegale immigratie.

Momenteel werken ongeveer 1000 personeelsleden voor de centrale diensten te Brussel en nog eens een 1000-tal personeelsleden zijn tewerkgesteld bij de gesloten centra te Brugge, Steenokkerzeel, Merksplas en Vottem.
Meer informatie hierover en de wettelijke regelingen die hierop van toepassing zijn, vind je op de website van Dienst Vreemdelingenzaken (www.dofi.fgov.be). Bekijk ook het filmpje van DVZ.

Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) zal in de komende 2 jaar zo 'n 600 nieuwe medewerkers aanwerven in kader van de opening van de woonunits te Steenokkerzeel en bijkomende gesloten centra te Zandvliet, Holsbeek en Jumet.

De Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken heeft als opdracht het voorbereiden, uitvoeren en implementeren van het beleid van de federale minister van Binnenlandse Zaken in de volgende domeinen:

• De politionele en civiele veiligheid (openbare orde en preventie, hulpverlening aan de bevolking en crisisbeheer)
• Het vreemdelingenbeleid
• De registratie en identificatie van natuurlijke personen
• Het beheer van de institutionele en reglementaire aspecten en van de uitoefening van bepaalde democratische rechten, voor zover zij betrekking hebben op een federale bevoegdheid: bepaalde artikelen van de Grondwet, de Raad van State, het gebruik van de talen in bestuurszaken, bepaalde verkiezingen,…

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.

Technische competenties

• Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden
• Je beschikt over goede schriftelijke communicatievaardigheden

Een goede motivatie is eveneens belangrijk!

Opgelet! De competentie in het vet wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd.

Niet vereist, wel een troef

• Je bent geïnteresseerd in de vreemdelingenmaterie. 
• Je beschikt over een goede kennis van de tweede landstaal en van andere talen. 
• Je hebt kennis van de meest courante informaticatoepassingen van Word, Excel, Outlook en internet

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste benoemingsbesluit en anciënniteit op de uiterste inschrijvingsdatum (enkel voor de federale ambtenaren)

Je bent een Nederlandstalig statutair ambtenaar en je werkt niet voor de rekruterende instelling. Om deel te nemen aan deze selectie moet je benoemd zijn bij:

• een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit)
• de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

De vacante functie is een functie van administratief assistent. Je moet voldoen aan:

tot het niveau C behoren

Als je geslaagd bent in het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau C (niveau van de selectie) en je bent opgenomen in de lijst van geslaagden, kan je op basis van dit slagen deelnemen aan deze selectie. Laad je bewijs van slagen op vóór de uiterste inschrijvingsdatum en neem contact op met de contactpersoon vermeld in de functiebeschrijving zodat je kan ingeschreven worden voor deze selectie. Doe je dit niet, kan je niet deelnemen aan de selectie op basis dit bewijs van slagen en krijg je geen vrijstelling voor de generieke screening.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op (niveau van benoeming) (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. 

Als dit bewijs van benoeming (bij Werkervaring, Mijn huidige werksituatie) of van slagen (bij Diploma's en certificaten) al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, moet je dit niet opnieuw doen. 

Indien je ten laatste op 12 maart 2018 niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Arbeidsvoorwaarden

Eventuele gekende premies (bv gevarenpremie, premie nacht- en weekendwerk) hier vermelden als die er voor deze specieke job zijn.


Voordelen

• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• gratis middagmaal op de werkvloer
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• mogelijkheid om in een stelsel van een 36-urenweek te werken
• 26 dagen jaarlijks verlof

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.


Belangrijk! Als je slaagt voor de selectieprocedure zal als laatste stap van de aanwervingsprocedure een voorafgaande gezondheidsbeoordeling plaatsvinden. Dit houdt in dat je medische geschiktheid voor deze functie zal worden onderzocht door een arbeidsgeneesheer. Je kan enkel in dienst treden indien je medisch geschikt wordt verklaard.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

Opgelet

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

1. Screening van deelnemingsvoorwaarden

Je wordt toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de volgende deelnemingsvoorwaarden op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Je bent in het bezit van het vereiste benoemingsbesluit

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

2. Functiespecifieke screening

2.1. Event 1: Computergestuurde proef (1u30)

Deze proef wordt georganiseerd als er meer dan 30 kandidaten ingeschreven zijn. Via een geïnformatiseerde  worden volgende competenties gemeten: Informatie analyseren, problemen oplossen, in team werken, objectieven behalen en betrouwbaarheid tonen.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 10 punten op 20 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 20 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal plaatsvinden tussen 26 en 30 maart 2018 (onder voorbehoud van wijziging). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.



2.2. Event 2: Interview met gevalstudie (1u voorbereiding + 1u interview):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om die voor te bereiden. Die gevalstudie wordt besproken tijdens je interview (schrappen indien niet van toepassing)

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 24 punten op 40 behaalt (of indien er geen M2.1 georganiseerd wordt 30 op 50).

Deze proef zal plaatsvinden tussen 23 en 27 april 2018(onder voorberhoud van wijziging). indien er geen event 2.1 plaatsvindt zullen de interviews plaatsvinden tussen 26 en 30 maart 2018. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@selor.be)
  Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  
• Selor informeert je toekomstige werkgever over de arbeidspostaanpassingen die je nodig hebt. Als je wil dat Selor dit voor jou doet, contacteer dan diversity@selor.be zodra je weet waar en wanneer je begint te werken. We sturen je dan een aanvraagformulier op.

Laad ook vóór de uiterste sollicitatiedatum een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van de functiespecifieke screening : interview met gevalstudie. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte 'motivatie' in het event 2.2 interview met gevalstudie voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 30 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je uiterlijk op 12 maart 2018:

• je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
• je benoemingsbesluit oplaadt
• én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Contactpersoon Selor
Eefje Deweer - Selectiedeskundige
Tel.: 02/500.20.38
E-mail:eefje.deweer@ibz.fgov.be


Adres en algemene contactgegevens
FOD Binnenlandse Zaken- MNG18012
tav Eefje Deweer
Leuvenseweg 1
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving