Administratief deskundige (m/v/x) - STARTBAANOVEREENKOMST

Ben jij een administratief talent en wil je jouw competenties in dienst stellen van de FOD Justitie, dan ben jij de persoon die wij zoeken.

Administratief deskundigen worden tewerkgesteld binnen verschillende onderdelen van de FOD Justitie. Je taken en verantwoordelijkheden hangen af van de dienst waarin je tewerkgesteld kan worden.

Er zijn 4 vacante plaatsen; 1 bij de Stafdienst P&O, 1 bij Stafdienst Budget en Beheerscontrole en 2 bij het Directoraat-Generaal Rechterlijke Organisatie



Een aantal mogelijke taken:

• Je behandelt dossiers autonoom, vanaf de ontvangst van de aanvraag tot de mededeling van de beslissing volgens de geldende reglementering en procedures.
• Je verzamelt autonoom de nodige gegevens, maakt zelf de nodige analyses en evaluatie van de beschikbare gegevens om zelf een correcte beslissing te kunnen nemen.
• Je zal veel informatie dienen te verwerken. Om effectieve acties te ondernemen:
• Je zorgt ervoor dat je over de juiste informatie beschikt,
• Je analyseert informatie en trekt de juiste conclusies,
• Je stelt zelf veranderingen in procedures en werkmethoden voor.
• Je staat in voor de praktische organisatie van vergaderingen en maakt de verslagen op.
• Je stelt teksten, nota's en presentaties op.
• Je beheert je eigen agenda (en die van een dienst, die van de directieverantwoordelijke,…) en stelt een eigen planning op.
• Je legt contact met interne en externe klanten en beantwoordt vragen via mail, telefoon of persoonlijk contact.
• Jij bepaalt hoe je je missies of controles uitvoert en welke acties je moet ondernemen.

Specifieke taken voor de Stafdienst P&O - Shared Service:

Je zorgt voor een kwaliteitsvolle opvolging van de personeelsdossiers.

Binnen deze functie zal je volgende opdrachten uitvoeren:

• Je beheert op een zelfstandige manier de personeelsdossiers en administratieve procedures;
• Je verzekert de opvolging van de dossiers (coderen in verschillende bestanden, regelmatige update, uitwerken van een stand van zaken,…) en beheert het klassement en de archivering van de verschillende stukken van de dossiers.
• Je past de verschillende wetgevingen en HR-principes in jouw dossiers toe, formuleert oplossingen voor individuele situaties en informeert de personeelsleden over de gevolgen van elke genomen beslissing.
• Je beheert het geheel van de documenten en informatie die eigen zijn aan de dienst om een antwoord te kunnen bieden op de vragen van de medewerkers en/of externe contacten en zorgt voor een gepaste overdracht van de belangrijke informatie.
• Je ondersteunt het team op administratief en organisatorisch vlak.

Specifieke taken voor het Directoraat-Generaal Rechterlijke Organisatie - Nationaal Register voor Gerechtsdeskundigen en voor beëdigd vertalers , tolken en vertalers-tolken :

• Controleren of de dossiers van aanvragen tot inschrijving in het nationaal register volledig in overeenstemming zijn met de geldende regelgeving teneinde over alle elementen te beschikken met het oog op een administratieve beslissing.
• Het analyseren van complexe dossiers met betrekking tot klachten of aanvragen tot erkenning van een opleiding of aanvraag tot vrijstelling en het bepalen van de te volgen procedure.
• Het verlenen van administratieve en organisatorische ondersteuning aan de hiërarchische chef.
• Informatie verstrekken en reageren op een breed scala aan vragen of klachten van interne of externe klanten.
• Een brede waaier van vragen of klachten van klanten beantwoorden door ze te situeren in hun context teneinde hen objectief en aangepast advies te geven en de keuzes op het vlak van de dossierbehandeling uit te leggen.
• De administratieve opvolging van de dossiers verzekeren en informatie klasseren om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
• Toezicht op de kwalitatieve uitvoering van administratieve of operationele taken om het goede verloop van de activiteiten van de dienst te garanderen.

Specifieke taken voor de Stafdienst Budget en Beheerscontrole - Dienst Kwaliteitscontrole:

Ben je een teamplayer en zijn cijfers echt je ding dan is de vacante plaats bij de Stafdienst Budget en Beheerscontrole iets voor jou!

Binnen deze functie zal je de volgende taken uitvoeren: 

• Controle en validatie van de dossiers (overheidsopdrachten, subsidies, diverse uitgaven, ...) ; 
• Ondersteuning van de klantenmanagers van de afdeling Kwaliteitscontrole 
• Follow-up van de dossiers van de overheidsopdrachten en de verbintenissen.

Meer info over deze functies?

Dienst Selectie
Expertisecentrum Personeelsbewegingen
infojob@just.fgov.be  

Er zijn 4 vacante plaatsen; 1 bij de Stafdienst P&O, 1 bij Stafdienst Budget en Beheerscontrole en 2 bij het Directoraat-Generaal Rechterlijke Organisatie

De FOD Justitie biedt zijn 23 000 medewerkers een aangename werkomgeving en een bedrijfscultuur die gericht is op de burger maar ook op de eigen medewerkers.

Samen zetten al deze medewerkers zich dagelijks in voor een betere justitie.

De verscheidenheid aan jobs, de uitdagingen en de talrijke loopbaanperspectieven dragen bij tot het welzijn van onze medewerkers. Onze organisatie legt de nadruk op kennis uitwisselen, talenten ontwikkelen en ideeën verzilveren, om samen onze doelstellingen te bereiken.

Maatschappelijk engagement is voor ons net zo belangrijk. De FOD Justitie streeft ernaar een open en moderne organisatie te zijn die meegaat met zijn tijd en rekening houdt met de veranderingen in de maatschappij.

Consulteer de website van de FOD Justitie (https://justitie.belgium.be/nl) om de verschillende diensten te leren kennen.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.

Een goede motivatie is eveneens belangrijk en weegt harder door in de eindscore.

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt kennis van de informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook, Internet Explorer).
• Je hebt kennis van de tweede landstaal.
• Je drukt je mondeling op een vlotte en heldere manier uit.

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

Deze selectie wordt georganiseerd in het kader van een startbaanovereenkomst. Een startbaanovereenkomst (of rosettacontract) is een contract van bepaalde duur dat aan jongeren van minder dan 26 jaar de mogelijkheid biedt om professionele ervaring op te doen.

Vereist diploma:

• Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie.
• Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie.
• Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School.
• Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan.
• Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.

Hoe nog deelnemen qua diploma? 

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
• je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
• in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
• Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
  Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').


2. Er is geen ervaring vereist. In functie van je voorkennis wordt in de nodige opleiding voorzien.

3. Voorwaarden startbaanovereenkomst (SBO)

Gezien de aard van het contract (startbaanovereenkomst - Rosetta) mag je niet ouder zijn dan 26 jaar.

Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt.

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven via een startbaanovereenkomst (contract van bepaalde duur, - 26 jaar) als administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal. 

Loon
Minimum aanvangswedde: 29255,76 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een gsm en laptop, tussenkomst in de gsm-kosten
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• kinderopvang tijdens de schoolvakantie (juli, augustus) 
• glijdende werkuren in een 38-uren week.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Selectietesten

1. Screening van deelnemingsvoorwaarden.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar).

De screening gebeurt op basis van je cv en diploma zoals je die hebt aangegeven in het sollicitatieformulier (zie rubriek "Solliciteren").

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Een eerste selectie wordt gemaakt op basis van het sollicitatieformulier (CV en motivatie). Kandidaten met de meest interessante profielen voor de functie worden uitgenodigd voor het interview.


2. Functiespecifieke screening

2.1. Specifieke screening - interview (50 minuten):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je bent geslaagd als je ten minste 18 punten op 30 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden in augustus (onder voorbehoud).

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure:
  • Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  • Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  • Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
  • Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  

• als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.




• Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
  Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?

Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening: Interview.  

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 15 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure.

Solliciteren kan tot en met 10/08/2020.

Stuur het spontaan sollicitatieformulier (voor een startbaanovereenkomst (of rosettacontract) bij de FOD Justitie) naar infojob@just.fgov.be. Vermeld “administratief deskundige - CNG200157" in het onderwerp van je mail.

Een eerste selectie wordt gemaakt op basis van het sollicitatieformulier (CV en motivatie). Kandidaten met de meest interessante profielen voor deze functie worden uitgenodigd voor het interview

Contactpersoon Selor
Debby Levingbird - selectieverantwoordelijke
Tel.: 02 542 66 85
E-mail: debby.levingbird@just.fgov.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving