Administratieve ondersteuning van onthaal en operationele directie (m/v/x)

Observatoire Royal de Belgique

Code de sélection

CNG18097

Langue

Néerlandais

Diplôme

Secondaire supérieur

Type de contrat

Contractuel

Niveau de fonction

C

Type de recrutement

Pas applicable

Durée

Pas applicable

Temps plein/temps partiel

Pas applicable

Jobinhoud

De te begeven functie betreft een multifunctionele administratieve ondersteuning die zich gedeeltelijk situeert binnen de centrale ondersteunende diensten van de KSB, en gedeeltelijk binnen de Operationele Directie 'Zonnefysica en Ruimteweer'. Onder de supervisie van de verantwoordelijke van de HR dienst van de Koninklijke Sterrenwacht van België, de ondersteuning verzekeren tussen de 3 instellingen op het plateau van Ukkel, ter info, Koninklijke Sterrenwacht van België (KSB), Koninklijke Meteorologisch Instituut (KMI) en Koninklijke Instituut voor Ruimte-Aeronomie (BIRA), is de KSB op zoek naar een administratief medewerker om de interne en externe klanten correct en persoonlijk te onthalen, te luisteren naar bezoekers en aanvragen van klanten behandelen met een kwaliteitsvolle dienstverlening, de telefonische oproepen te ontvangen en door te sturen, de bezoekers te verwelkomen en te begeleiden.
Je komt in een team terecht van 2 personen, maar waar elk personeelslid een deel van de dag werkt.

Ondersteuning binnen de centrale ondersteunende diensten:

  • je ontvangt en stuurt de telefonische oproepen door
  • je neemt berichten aan, noteert en geeft deze door aan de betrokken personen
  • je geeft de algemene informatie door over de 3 instellingen (uren, bereikbaarheid, ...)
  • je ontvangt en verdeelt de inkomende post voor de 3 instellingen
  • je geeft toegang op de site aan de leveranciers via videobeelden (achterzijde van de site)
  • je ontvangt de leveringen of verwijst de leveranciers door naar het onthaal van de betrokken instelling
  • je voert verschillende administratieve taken van het centraal beheer en/of van de logistiek uit
  • je verzekert het up to date houden van de telefonische databank
  • je stelt de telefonische centrale in werking, aankoppelen en afkoppelen van het antwoordapparaat tijdens de sluitingsuren
  • je staat in voor het sluiten van verschillende lokalen bij de Sterrenwacht (onthaal, lokaal van de printers, ...)
  • je informeert bezoekers over het toegangsplan
  • je verwijst klanten met een handicap door naar de mogelijke toegangen
  • je verzekert de goede opvolg van de procedure voor het ingeven van de ziektes in het systeem van Medex
  • je onthaalt de bezoekers
  • je schrijft bezoekers in, in het bezoekersregister en geeft hen een toegangscode
  • je kondigt de bezoeker aan bij de persoon die de aankomst meldde
  • je volgt de procedure voor de toegang van bezoekers in de gebouwen
  • je volgt en doet de veiligheidsmaatregelen volgen gegeven door de facility manager en de preventieadviseur
  • je verzekert de rol als contactpersoon in het kader van veiligheidsprocedures

De Operationele Directie 'Zonnefysica en Ruimteweer' is een onderzoeksgroep van een 40-tal werknemers met vele wisselende contracten, een constante stroom van buitenlandse bezoekers en een regelmatige organisatie van internationale congressen (>100 deelnemers). Voor al deze activiteiten is er een sterke ondersteuning nodig in de vorm van een administratief expert die de operationeel directeur zal bijstaan op specifieke aspecten van budget- en personeelsbeheer alsook logistieke ondersteuning en onthaal van buitenlandse bezoekers. Daarnaast zal de administratief expert de leiding van de gehele praktische organisatie op zich moeten kunnen nemen van wetenschappelijke congressen.

Ondersteuning binnen de Operationele Directie 'Zonnefysica en Ruimteweer':

Benodigde bekwaamheden
Voor al deze aspecten zoeken we een administratief expert met het volgende specifiek profiel:

  • je bezit over een zeer vlotte kennis van Frans en Engels.
  • je hebt ervaring met het werken in een internationale wetenschappelijke context en bijhorend zakentoerisme
  • je hebt ervaring met het organiseren van wetenschappelijke congressen
  • je hebt ervaring met de administratieve opvolging van projecten.

Meer info over de jobinhoud?
Véronique Wellens - HR Verantwoordelijke
Contactpersoon Koninklijke Sterrenwacht van België
Tel.: 02/373.02.71
E-mail: veronique.wellens@oma.be

Werkgever

Er is 1 plaats bij het onthaal, van de Koninklijke Sterrenwacht van België, Ringlaan 3, 1180 Ukkel


De Koninklijke Sterrenwacht van België (KSB) is één van de oudste wetenschappelijke instellingen van de Belgische Federale Overheid. Zij maakt deel uit van de Programmatorische Federale Overheidsdienst (POD) Wetenschapsbeleid. Naast de hoofdvestigingsplaats op het plateau van Ukkel omvat zij tevens het Planetarium van Brussel (gelegen op de Heizel), waar jaarlijks vele duizenden bezoekers worden ontvangen voor persvoorstellingen, tentoonstellingen, planetariumshows en educatieve activiteiten. De Koninklijke Sterrenwacht van België is een instelling met sterke internationale uitstraling waarin hoogstaand wetenschappelijk onderzoek wordt gecombineerd met wetenschappelijke dienstverlening en wetenschapsverspreiding. De thema's hiervan situeren zich in de volgende domeinen :

  • het opnemen van België in internationale referentienetwerken door de bepaling van de tijd en de nauwkeurige plaatsbepaling door de methoden van de ruimtegeodesie;
  • de meting en studies van de rotatie van de aarde en andere planeten;
  • de seismologie, aardgetijden en gravimetrie;
  • de astrometrie en dynamica van hemellichamen zowel in ons eigen zonnestelsel als daarbuiten;
  • de astrofysica van galactische en extragalactische objecten, met inbegrip van de fysica van steratmosferen;
  • de structuur en dynamica van de zonneatmosfeer, met inbegrip van de zonneactiviteit en ruimteweer.

In het kader van haar missies inzake wetenschappelijk onderzoek neemt de Koninklijke Sterrenwacht van België actief deel aan de voorbereiding en de uitvoering van vele ruimtevaartprojecten zoals SOHO, Exomars, GAIA en PROBA2.
Tot de dienstverlenende activiteiten behoren onder meer :

  • de coördinatie van het EUREF-netwerk van GPS-stations;
  • het beheer van het tijdslabo en het vastleggen van de wettelijke tijd in België;
  • het opvolgen van de seismische activiteit in België met behulp van een netwerk van accelerometers en seismometers;
  • het beheer van databanken, o.a. in verband met gravimetrische en spectroscopische waarnemingen en met de activiteit van de zon;
  • het opvolgen en voorspellen van het ruimteweer.


Om zijn opdrachten uit te voeren stelt de Sterrenwacht ongeveer 180 mensen te werk, waarvan de helft wetenschappelijk personeel.

Deelnemingsvoorwaarden

Competenties


Gedragsgerichte competenties

  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
  • Je reageert resultaatgericht op stress, je controleert je eigen emoties en je kunt construtief omgaan met kritiek.

Opgelet! Je motivatie weegt harder door in de eindscore (x2).

Niet vereist, wel een troef

  • Je heb kennis van het Frans


Deelnemingsvoorwaarden


1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

  • getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan
  • getuigschrift van hoger secundair onderwijs of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
  • diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
  • diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden. 
     

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Hoe nog deelnemen qua diploma?
 

  • Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
  • Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
    • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
      • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
      • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? 
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor. 
    • Je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
      Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').



Er is geen ervaring vereist. 

Aanbod

Arbeidsvoorwaarden


Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van 12 maanden als administratief medewerker (niveau C) met de bijhorende weddeschaal (C1).
 

Loon
Minimum aanvangswedde: 23 886,11 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).



Voordelen

  • mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
  • uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • bereikbaar met het openbaar vervoer
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • kinderopvang tijdens de schoolvakantie
  • glijdende werkuren in een 38-uren week.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.


Procedure

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Opgelet

  • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
  • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
  • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
  • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
  • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.


Selectietesten



1. Generieke screening (ongeveer 3u30)


De eerste test is een vaardigheidstest. Met deze abstracte redeneertest gaan we na hoe snel jij verbanden ziet volgens een bepaalde logica, iets kan doorgronden of principes en regels ziet.

De tweede test is een 'in-baskettest'. Deze test meet je competenties voor het omgaan met informatie en taken. Vanuit een fictieve e-mailbox moet je in een bepaalde tijd zoveel mogelijk mails behandelen. Je schat de prioriteiten in, welke acties je zal ondernemen, hoe je deze zal plannen en wie je hierbij betrekt.

De derde test is een situatiebeoordelingstest. Deze test meet een aantal competenties voor het omgaan met medewerkers en het omgaan met je eigen functioneren. De test bestaat uit verschillende situaties in een bepaalde context. Bij elke situatie krijg je verschillende reacties waarover je moet oordelen en je geeft telkens aan hoe gepast je die bepaalde reactie vindt.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 hebt voor elke test. In totaal moet je ten minste 50 punten op 100 hebben.


Ben je geslaagd voor deze generieke screening?
Dan ontvang je een vrijstelling voor 3 jaar, te rekenen vanaf de dag dat je je resultaat ontvangt. Opgelet: als je vrijstelling eindigt voor de uiterste inschrijvingsdatum van deze selectie, moet je wel opnieuw deelnemen aan de testen van de generieke screening.

Ben je niet geslaagd voor deze generieke screening?
Dan mag je gedurende 6 maanden niet deelnemen aan de generieke screening op dit niveau of een hoger niveau. Hier wordt gerekend vanaf de dag dat je je proef hebt afgelegd. Om opnieuw te kunnen inschrijven voor een andere selectie van hetzelfde niveau of van een hoger niveau, moet je development buffer afgelopen zijn voor de uiterste inschrijvingsdatum van de selectie waaraan je wil deelnemen.

Wanneer vinden de testen plaats?


Ik heb nog geen vrijstelling voor de generieke screening
Onmiddellijk na je sollicitatie zal je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren voor de generieke screening.

Ik heb een vrijstelling voor de generieke screening
Ten vroegste 10 dagen na de uiterste inschrijvingsdatum kan je dan inschrijven voor de functiespecifieke screening (tussen de mogelijke keuzes: schrappen indien er maar een enkele datum is voorzien) via het postvak 'Mijn berichten en taken' van Mijn Selor. Je zal zien dat er vele data beschikbaar zijn in de kalender van de testen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


2. Functiespecifieke screening


2.2. Event 2: Interview (1u00):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 15 punten op 25 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden op 04.10.2018 (datum op voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in teschrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.

Meer info?


Meer info over de selectieprocedure?

Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

  • redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).

    Procedure Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
    Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
    Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@bosa.fgov.be)
    Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

    Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)

  • als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.

  • Wat moet je concreet doen als gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen bij aanwerving?
    Als je gebruik wil maken van arbeidspostaanpassingen, dan kan je je toekomstige werkgever hierover informeren op het moment van indiensttreding. Let wel, je toekomstige werkgever wordt hier niet automatisch van op de hoogte gebracht. Telkens wanneer je een jobaanbod ontvangt, zal je ook een aanvraagformulier arbeidspostaanpassingen kunnen downloaden. Dit moet je invullen en zelf via mail doorsturen aan je toekomstige werkgever.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@bosa.fgov.be contacteren.

Ben je zwanger of geef je borstvoeding en heb je nood aan redelijke aanpassingen?


Bijvoorbeeld: Heb je een apart lokaal voor een borstvoedingspauze nodig? Neem contact op met diversity@bosa.fgov.be (ten minste 1 week voor de datum van de test) zodat we de redelijke aanpassingen tijdig kunnen voorzien.

En na de selectieprocedure?


Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening (te specifiëren door consultant voor wat je allemaal geslaagd moet zijn vb. 2.1 of 2.2).

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren

Solliciteren kan tot en met 31.08.2018.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen

Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Extra info

Contactpersoon Selor
Mohamed Laarbaui - Seler verantwoordelijke 
Tel.: 02/238.35.68
E-mail: laar@belspo.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving