Secrétaire (m/f/x)

Le Parlement francophone bruxellois est à la recherche d'un(e) secrétaire pour l'un des services du Parlement. Structure, polyvalence et flexibilité vous caractérisent ? Alors lisez la suite !

• Vous êtes chargé(e) de la préparation et de la rédaction de documents administratifs.
• Vous enregistrez les pièces entrantes et sortantes du Parlement.
• Vous classez physiquement ou électroniquement (GED) des documents.
• Vous veillez à la bonne exécution de tâches liées au secrétariat (agenda, courrier, relecture comparative de textes, dactylographie, notamment sous dictée ou transformation d'un enregistrement de réunion en un texte suivi de qualité, mise en page et relecture de rapports, ...).
• Vous participez à l'envoi des documents (publipostage, impression, mise sous pli, ...).
• Vous assistez le conseiller de direction :
  • Vous organisez son agenda et prenez les rendez-vous en fonction des priorités.
  • Vous lui rappelez les informations importantes, recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et courriels.
  • Vous organisez et planifiez les réunions.
  • Vous préparez la rédaction des ordres du jour.
  • Vous respectez les délais de transmission des documents.
  • Vous gérez les données du service :
    • interprétation et encodage des données dans les fichiers informatiques,
    • contrôle de données importées,
    • mise à jour des bases de données dans les délais impartis,
• Vous êtes chargé(e) de la bonne tenue de la documentation :
  • Vous vous assurez des données utiles à la documentation parlementaire. Cela comprend le fait que vous définissez et encodez les données (c'est-à-dire les termes clés) nécessaires à l'alimentation du site internet du Parlement francophone bruxellois ainsi que de l'application de gestion électronique de document intitulée « Thémis ».

Le Parlement francophone bruxellois est une administration de taille réduite. Dès lors, vous pourrez être amené(e), le cas échéant, à épauler vos collègues des autres services (Législatif, Relations publiques, Personnel & Finances et secrétariat du Greffier).

Nous attirons l'attention des candidats sur le fait qu'occuper une fonction dans une institution parlementaire implique une grande souplesse tant dans les horaires que dans l'organisation du travail. Des prestations en soirée ou le week-end peuvent être demandées.

Plus d'info sur la fonction ?

Gaël Watteeuw - Conseiller de direction - Services généraux
Correspondant Parlement francophone bruxellois
E-mail : gwatteeuw@parlementfrancophone.brussels

Samuel Colonval - Attaché - Service du personnel
Correspondant Parlement francophone bruxellois
E-mail : scolonval@parlementfrancophone.brussels

Il y a 1 poste vacant (à temps partiel : 4/5ème) au sein des services généraux du Parlement francophone bruxellois (adresse : rue du Lombard 77 - 1000 Bruxelles). 

Issu des réformes institutionnelles qui ont transformé la Belgique en un Etat fédéral, le Parlement francophone bruxellois exerce les missions qui lui sont dévolues par la Constitution, les lois, décrets et règlements :

• Le contrôle politique des membres du Collège de la Commission communautaire française. Les décrets ont force de loi dans des matières qui relèvent notamment de l'aide aux personnes, de la santé et de la formation professionnelle, ainsi qu'aux traités internationaux ou accords de coopération conclus dans ces domaines. Les règlements sont adoptés dans les matières qui ont trait à la culture et au sport.
• Le vote des propositions et projets (de décrets, règlements et résolution) applicables aux institutions publiques ou privées francophones actives dans les matières communautaires en région bruxelloise.
• L'adoption des budgets.

A l'instar de toutes les assemblées du pays, l'essentiel du travail parlementaire se réalise en commissions. Les commissions permanentes sont chargées d'examiner, tout au long de la législature, des projets (déposés par un ministre) et des propositions (déposées par un ou plusieurs députés) de décrets, de règlements et de résolutions. Elles procèdent aussi régulièrement à des auditions. Pour la législature 2019-2024, les commissions permanentes sont au nombre de 3 et composées chacune de 12 députés effectifs désignés par le Parlement suivant le système de la représentation proportionnelle des groupes politiques. Des députés suppléants sont également nommés de la même manière. Le Parlement compte aussi des commissions spéciales et un Comité d'avis.

Les services généraux rassemblent une partie des fonctions qui rendent opérationnels le secrétariat général du Parlement, à savoir la cellule informatique, la gestion du bâtiment, les marchés publics, les matières juridiques et les assurances. Sont également gérées par les services généraux les commissions délibératives et la coordination de l'innovation démocratique avec le Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale.

Compétences

Compétences comportementales
 

• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information.
• Vous structurez votre travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique.
• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Compétences techniques
 

• Vous maitrisez l'outil Excel : utilisation de formules, création de tableaux et de graphiques.
• Vous vous exprimez oralement et par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct, orthographiquement excellent et compréhensible pour le destinataire.
• Vous avez de très bonnes aptitudes en dactylographie.

Une bonne motivation est également importante.

 

Conditions de participation

1. Diplôme requis à la date limite d'inscription :
 

• diplôme de l'enseignement supérieur de type court (graduat, bachelier professionnalisant) délivré par une haute école belge après au moins 3 ans d'études dans une orientation d'assistant de direction ou de secrétariat de direction.

Quelles sont les autres possibilités de participation en matière de diplôme ? (à supprimer si ce n'est pas d'application ou à compléter) 

• Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l'un des diplômes précités. 
• Vous avez obtenu votre diplôme dans un des 27 Etats membres de l'Union européenne ou en Islande, Norvège, Liechtenstein ou Suisse et vous n'êtes pas en possession de l'équivalence de votre diplôme à un diplôme obtenu en Communauté française. 
• Vous participez sous réserve lorsque : 
  • vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique : 
    Vous n'avez pas encore obtenu l'équivalence de votre diplôme ? Adressez-vous dès maintenant (la procédure étant relativement longue) auprès du Ministère de la Communauté française (02/690.80.00) et envoyez-la à Selor.
  • vous avez obtenu votre diplôme dans une langue autre que le français : 
    En fonction de votre situation, vous devrez peut-être obtenir un certificat linguistique chez Selor pour attester de votre connaissance du français. Pour ce faire, vous devez vous inscrire en ligne.

Vous n'êtes pas certain que votre diplôme vous donne accès à la sélection ou vous ne savez pas si vous devez passer un test linguistique ? Informez-vous auprès la personne de contact de Selor avant la date limite d'inscription (voir « Données de contact Selor »).


2. Expérience requise à la date limite d'inscription : 

Vous disposez d'une expérience professionnelle pertinente de minimum 24 mois dans le domaine du secrétariat  dans les 3 dernières années dans lequel vous accomplissiez au moins 3 des tâches reprises ci-dessous.. 

• organisation, tenue, mise à jour dans la gestion d'un agenda
• dactylographie sous dictée ou sur base d'un enregistrement audio
• mise en page
• relecture orthographique de rapports et de documents
• création de documents par transcription via un logiciel de reconnaissance vocale (par ex: Dragon)
• classement et archivage de documents électroniques ou physiques
• encodage de données

Nous attirons votre attention sur le fait suivant, faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature. Avant la date limite d'inscription : 

Postulez en ligne via ‘'Mon Dossier'' ET transmettez votre diplôme, votre CV, votre lettre de motivation ainsi que votre extrait de casier judiciaire  : 

SOIT par courrier recommandé (le cachet de la poste faisant foi) à l'adresse suivante : 

A l'attention de M. Samuel Colonval
Parlement francophone bruxellois - Service du personnel 
Rue du Lombard, 77 
1000 Bruxelles 

SOIT par courriel (maximum 30 MB) à candidatures@parlementfrancophone.brussels. Un accusé de réception sous 24 heures vous sera envoyé. A défaut, merci de renouveler votre envoi. 

Conditions de travail

Vous serez engagé à temps partiel (4/5ème temps) au grade de secrétaire (niveau B) avec le barème de traitement correspondant B 1/1.
 

Rémunération
Le traitement annuel brut de départ pour la fonction de secrétaire s'élève à 24.618,00 euros (à temps plein) à l'indice 138.01 du 1er janvier 1990.



Avantages 

• Assurance hospitalisation 
• Prise en charge intégrale de l'abonnement SNCB en 2ème classe ou STIB 
• Service social mis à disposition 
• Réglementation attrayante en matière de congés 
• Accessibilité aisée via les transports en commun 
• Environnement de travail agréable 
• Divers avantages légaux et sociaux 
• Possibilité de télétravail (après le stage) 

Conditions d'affectation

Si vous êtes lauréat de cette sélection, vous devrez – pour être nommé – remplir les conditions suivantes à la date d'affectation :

• jouir des droits civils et politiques
• être d'une conduite conforme aux exigences de la fonction visée.

Vous serez nommé après avoir accompli avec succès la période de stage requise. 
 

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Étapes de sélection
 

Vérification des conditions de participation

Étape 1 : vérification du diplôme, de l'expérience requise, de la lettre de motivation ainsi que l'extrait de casier judiciaire

Vous serez admis à la sélection à condition de répondre à toutes les exigences requises (diplôme, expérience professionnelle requise et réferrée dans votre c.v., lettre de motivation et extrait de casier judiciaire.)


La vérification se fera uniquement si avant la date limite d'inscription :

• Vous postulez en ligne via ‘'Mon Dossier''.
• Vous faites parvenir au Parlement francophone bruxellois une copie de votre diplôme.
• Vous faites parvenir au Parlement francophone bruxellois votre C.V. dans lequel vous renseignez également votre registre national ainsi que votre adresse mail par laquelle nous pouvons, si nécessaire, entrer en contact avec vous.
• Vous faites parvenir au Parlement francophone bruxellois votre lettre de motivation.
• Vous faites parvenir au Parlement francophone bruxellois un extrait de casier judiciaire délivré au maximum 1 mois avant le dépôt de la candidature.

Il s'agit de conditions cumulatives.

Nous vous conseillons d'accorder une attention particulière à la description de votre expérience professionnelle dans votre C.V. Quelle que soit l'expérience acquise par les candidats, n'est pris en considération que ce qui est indiqué dans le C.V., à la date limite d'inscription.

Seront d'office écartées, les candidatures ne répondant pas aux conditions de diplôme, d'expérience, de lettre de motivation ou de casier judiciaire. Seront également écartées les candidatures ne présentant pas une orthographe impeccable.

En cas de nombreuses candidatures, le PFB procédera à une première sélection sur base des C.V. Seront retenues les 75 premières candidatures dont l'expérience utile est le plus en rapport avec celle de secrétaire. Les candidats sont donc invités à être particulièrement précis dans leur CV sur les tâches assumées. Si nécessaire, pour limiter les candidatures retenues à 75, une dernière sélection sera opérée sur base des style, structure et orthographe du C.V.

Ces documents dûment remplis doivent être envoyés, au plus tard  à la date limite d'inscription , les documents envoyés à toute autre adresse ne seront pas pris en compte.

SOIT par courrier recommandé, le cachet de la poste faisant foi, à l'adresse suivante :
   Parlement francophone bruxellois
   A l'attention de Monsieur Samuel COLONVAL
   rue du Lombard, 77  - 1000 Bruxelles


SOIT par courriel (maximum 30 MB) à candidatures@parlementfrancophone.brussels. Un accusé de réception vous sera envoyé sous 24 heures. A défaut, merci de renouveler votre envoi.

 

Screening spécifique à la fonction

Étape 2 : Screening spécifique - épreuve informatisée (+/- 1h30) 

Cette épreuve comprend deux tests :

• Klascon : Ce test permet de mesurer la capacité à contrôler et classifier des données administratives.
• Test de jugement situationnel : Ce test permet de mesurer les compétences ‘analyser l'information' et 'résoudre des problèmes.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 10 points sur 20 (pour l'ensemble des 2 tests). Tenant compte du nombre d'emplois à pourvoir, seuls les 15 premiers lauréats seront conviés à l'épreuve suivante. En cas d'égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat. 

Cette épreuve se déroulera au WTCIII (Boulevard Simon Bolivar 30 - 1000 Bruxelles) vers mi-octobre 2022(sous réserve). Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Dossier, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'étape précédente. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. Après réception de votre résultat à cette épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.


Étape 3 : Screening spécifique - entretien 


L'entretien évalue si vos compétences comportementales répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100. Tenant compte du nombre d'emplois à pourvoir, seuls les 10 premiers lauréats seront conviés à l'épreuve suivante. En cas d'égalité de points, ce nombre peut être élargi en faveur du candidat.

Cette épreuve se déroulera en présentiel au Parlement francophone bruxellois vers fin octobre/début novembre 2022(sous réserve). Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Dossier, vous pouvez vous inscrire à cette épreuve. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi l'étape précédente. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours. 


Étape 4 : Screening spécifique - épreuve informatisée  (+/- 2h30) 


Les compétences techniques suivantes seront mesurées à l'aide d'une épreuve informatisée : 
 

• Vous maitrisez l'outil Excel : utilisation de formules, création de tableaux et de graphiques.
• Vous vous exprimez par écrit dans un langage précis, grammaticalement correct, orthographiquement excellent et compréhensible pour le destinataire.
• Vous avez de très bonnes aptitudes en dactylographie.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 50 points sur 100.

Cette épreuve se déroulera en présentiel au Parlement francophone bruxellois au mois de novembre 2022 (sous réserve).

Et après la procédure de sélection ?

Si vous êtes lauréat ? 
Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus au screening spécifique à la fonction (Étape 3 + Etape 4). A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la motivation. Si pour cette partie, des candidats ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire. 

Le jury présente au Bureau du Parlement la liste des lauréats, classés en fonction des résultats totalisés au screening spécifique de la fonction (étape 3 + étape 4). Le Bureau procède au recrutement. Il prend une décision motivée. Il peut entendre l'ensemble des lauréats.
 
Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ? 
Une réserve de recrutement sera constituée et restera valable trois ans, renouvelable une fois pour deux ans par décision du Bureau. La nomination en tant qu'agent statutaire est subordonnée à la réussite d'un stage qui s'étend sur une période d'un an.


Si vous n'êtes pas lauréat ? 
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 09 septembre 2022 inclus.

Candidature

Avant la date limite d'inscription, vous devez postuler en ligne via ‘'Mon Dossier'' ET faire parvenir votre candidature au Parlement francophone bruxellois. Votre candidature devra impérativement répondre aux conditions énoncées dans le présent appel. Les candidatures ne répondant pas à chacune de ces conditions ne seront pas prises en considération.

Votre candidature doit être envoyée pli postal recommandé ou envoyée par courriel, sous peine de nullité, au Parlement francophone bruxellois. Votre dossier de candidature doit comprendre : 

• votre diplôme
• votre C.V. dûment complété
• votre lettre de motivation
• un extrait de casier judiciaire délivré au maximum un mois avant le dépôt de la candidature.

Adresse 

A l'attention de M. Samuel Colonval
Parlement francophone bruxellois - Service du personnel  
Rue du Lombard 77, 
1000 Bruxelles. 

ou

candidatures@parlementfrancophone.brussels .

Un accusé de réception vous sera envoyé dans les 24 heures. A défaut, merci de renouveler votre envoi.
!!! L'envoi par courriel de vos documents ne vous dispense pas de vous inscrire via ‘'Mon Dossier'' !!!

Correspondant Selor 
Youness Raji - Assistant HRS
Tél. : 02/740.82.08
E-mail : youness.raji@bosa.fgov.be

Adresse et coordonnées générales à qui faire parvenir votre diplôme, C.V, lettre de motivation et casier judiciaire avant la date limite d'inscription
Parlement francophone bruxellois
rue du Lombard - 77
1000 Bruxelles
Mail :candidatures@parlementfrancophone.brussels .  

Comment arriver chez Selor ?
Description du trajet