Management Assistent (m/v/x)

Nationaal Geografisch Instituut

Selectiecode

MNG17081

Taal

Nederlands

Diploma

Bachelor

Contracttype

Statutair

Functieniveau

B

Type aanwerving

Niet van toepassing

Duur

Niet van toepassing

Voltijds/deeltijds

Niet van toepassing

Jobinhoud

Het Nationaal Geografisch Instituut (NGI) zoekt een dynamische, gemotiveerde en veelzijdige medewerker ter versterking van het directiesecretariaat.

  • Je verzekert het beheer van het directiesecretariaat in samenwerking met het algemeen secretariaat.
  • Je streeft naar een efficiënt agendabeheer en speelt vlot in op veranderende omstandigheden. Je legt afspraken vast in functie van de prioriteiten.
  • Je organiseert vergaderingen en biedt logistieke ondersteuning, zowel voor de algemene directie als voor projecten die afhangen van de algemene directie.
  • Je bereidt documenten/presentaties voor, neemt notities tijdens vergaderingen en stelt verslagen op.
  • Je verzorgt de correspondentie/het e-mailverkeer.
  • Je bent de eerste toegang tot de algemene directie; zowel telefonisch als persoonlijk. Je ontvangt bezoekers.
  • Je ontvangt telefoons en zorgt voor een degelijke informatiedoorstroming.
  • Je vangt allerhande vragen/klachten van interne en externe klanten op, helpt hen verder of verwijst door.
  • Je zorgt voor een feilloos en toegankelijk klassement van alle relevante dossiers en documentatie en waarborgt een strikte vertrouwelijkheid.
  • Je lost dagelijkse problemen op binnen de werking van het secretariaat.
  • Je springt in bij het onthaal van het algemeen secretariaat.

Je beschikt over een veiligheidsmachtiging van het niveau "geheim" of bent bereid om een veiligheidsonderzoek te ondergaan met het oog op het bekomen van een veiligheidsmachtiging.



Meer info over de jobinhoud?
Ilse De Groote, attaché HRM 
Contactpersoon NGI
Tel.: 02/629.82.64
E-mail: ilse.degroote@ngi.be  

Werkgever

Er is 1 vacature bij het directiesecretariaat van het Nationaal Geografisch Instituut (Abdij Ter Kameren 13, 1000 Brussel). 

Het Nationaal Geografisch Instituut (NGI) is een parastatale van type B, onder voogdij van de Minister van Defensie, en telt een tweehonderdtal personeelsleden. Haar hoofdopdracht bestaat erin de topografische kaarten van België te realiseren en bij te werken en dit op verschillende kaartschalen. Hiervoor worden gesofisticeerde geïnformatiseerde toepassingen gebruikt. Bovendien voert het NGI allerhande werkzaamheden uit in haar vakgebied (geodesie, fotogrammetrie, cartografie, teledetectie, …). Ze is de referentie op het vlak van geografische informatie. Het Ministerie van Defensie was lange tijd de grootste klant, maar andere federale en regionale instellingen, nutsbedrijven, privéfirma's en particulieren maken gebruik van haar producten. Ook onderhoudt het NGI nauwe banden met verschillende internationale organisaties.

Deelnemingsvoorwaarden

Competenties


Gedragsgerichte competenties

  • Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
  • Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
  • Je blijft kalm in stresserende situaties, blijft doelgericht werken en weet om te gaan met kritiek.

Technische competentie

  • Je beschikt over goede mondelinge communicatievaardigheden.


Redeneervaardigheden

  • Verbale redeneervaardigheden
  • Administratieve vaardigheden

Opgelet!
De competentie in het vet wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd. Ook je motivatie voor deze functie wordt geëvalueerd.
De competenties 'problemen oplossen' en je motivatie wegen harder door in de eindscore (X2).


Niet vereist, wel een troef

  • Je hebt een praktische kennis van het Frans, aangezien je in een tweetalige omgeving werkt.
  • Je beschikt over een basiskennis van het Engels (en het Duits).
  • Je hebt een goede kennis van bureauticatoepassingen (Officepakket: Outlook, Word, Excel, Powerpoint).


Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereiste benoemingsbesluit en anciënniteit op de uiterste inschrijvingsdatum (enkel voor de federale ambtenaren)

Je bent een Nederlandstalig statutair ambtenaar en je werkt niet voor de rekruterende instelling. Om deel te nemen aan deze selectie moet je benoemd zijn bij:

    • een federale administratie of een parastatale instelling opgenomen in het koninklijk besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS en de federale politie maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van interne mobiliteit)
    • de Rechterlijke orde (met uitzondering van de magistraten, gerechtelijk stagiaires en assessoren).

De vacante functie is een functie van niveau B. Je moet voldoen aan:

  • tot het niveau B behoren


Als je geslaagd bent in het specifieke gedeelte van een bevorderingsselectie niveau B (niveau van de selectie) en je bent opgenomen in de lijst van geslaagden, kan je op basis van dit slagen deelnemen aan deze selectie. Laad je bewijs van slagen op vóór de uiterste inschrijvingsdatum en neem contact op met de contactpersoon vermeld in de functiebeschrijving zodat je kan ingeschreven worden voor deze selectie. Doe je dit niet, kan je niet deelnemen aan de selectie op basis dit bewijs van slagen.

Laad je meest recente bewijs van benoeming op niveau B (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) vóór de uiterste inschrijvingsdatum (30/08/2017) en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. 

Als dit bewijs van benoeming (bij Werkervaring, Mijn huidige werksituatie) of van slagen (bij Diploma's en certificaten) al werd gevalideerd in je online-cv door een vorige procedure, moet je dit niet opnieuw doen. 


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

Een relevante professionele ervaring van minstens twee jaar in een administratieve functie, verdeeld over ten minste twee van onderstaande taken:

  • Secretariaat van een directielid (agendabeheer)  
  • Secretariaat van projecten/comités (verslaggeving)  
  • Organiseren van vergaderingen/evenementen/bezoeken/zendingen  


Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en doe dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum. Vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job.

Indien je ten laatste op 30 augustus 2017 niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.


Aanbod

Arbeidsvoorwaarden




Voordelen

  • mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
  • uitgebreid opleidingsaanbod via OFO
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis medische zorgen (via Defensie)
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • allerlei sociale voordelen
  • bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • tussenkomst in kosten voor kinderopvang tijdens de schoolvakantie
  • glijdende werkuren in een 38-uren week
  • mogelijkheid tot telewerk (1 dag/week)
  • werken in een groene en aangename omgeving
  • 26 dagen verlof per jaar.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Procedure

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

Opgelet

  • Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online-account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
  • Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures'. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
  • Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
  • Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
  • We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.


1. Screening van deelnemingsvoorwaarden


Je wordt toegelaten tot de selectie als je voldoet aan de volgende deelnemingsvoorwaarden op de uiterste inschrijvingsdatum:

  • Je in het bezit bent van het vereiste benoemingsbesluit.
  • Je de vereiste relevante professionele ervaring hebt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.


Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.


2. Functiespecifieke screening


2.1. Eventueel Event 1: Computergestuurde proef (80min)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal ingeschreven kandidaten. Via twee geïnformatiseerde testen worden volgende vaardigheden gemeten: verbale redeneervaardigheden en administratieve vaardigheden.

Je bent voor dit event geslaagd als je ten minste 20 punten op 40 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 15 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Deze proef zal plaatsvinden in de loop van september 2017 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor de computergestuurde proef. Je kan alleen maar inschrijven als je voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


2.2. Event 2: Interview met postbakoefening (1u15):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte en technische competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Voor het interview krijg je een postbakoefening om voor te bereiden. Deze voorbereiding wordt besproken tijdens het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 30 punten op 50 behaalt.

Deze proef zal plaatsvinden op 19, 21 en/of 22 september 2017 (data onder voorbehoud en indien event 2.1 niet doorgaat) of eind oktober 2017 (indien event 2.1 wel plaatsvindt). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event. Als er meerdere beschikbare data zijn kan je online uit de mogelijke testmomententen de dag en het uur kiezen om de test af te leggen. Toch wacht je beter niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er tijdens de laatste dagen geen plaats meer is.


Meer info?


Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online-account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online-account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.


Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

  • redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).

    Procedure Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
    Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
    Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@selor.be)
    Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.

    Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)

  • Selor informeert je toekomstige werkgever over de arbeidspostaanpassingen die je nodig hebt. Als je wil dat Selor dit voor jou doet, contacteer dan diversity@selor.be zodra je weet waar en wanneer je begint te werken. We sturen je dan een aanvraagformulier op.

Laad ook vóór de uiterste sollicitatiedatum een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.


En na de selectieprocedure?


Als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van de functiespecifieke screening (event 2: Interview). Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor 'mondelinge communicatie' (geëvalueerd tijdens event 2: Interview) voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 15 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren

Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je uiterlijk op 30 augustus 2017:

  • je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
  • je benoemingsbesluit oplaadt
  • én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.


Extra info

Contactpersoon Selor
Ghislena De Baets - Assistant HRS
Tel.: 02/788.66.82
E-mail: ghislena.debaets@selor.be  

Adres en algemene contactgegevens
Selor
WTC III - Simon Bolivarlaan, 30
1000 Brussel
Website: www.selor.be/nl/contact

Hoe Selor bereiken?

Wegbeschrijving

Ontmoet je toekomstige collega's

Al onze getuigenissen

  • Portret Eric Petre
    Het NGI is een openbare structuur op mensenmaat, die bijdraagt tot een geruststellende en stimulerende sfeer.
    Eric Petre
    Cartograaf
    -
    Nationaal Geografisch Instituut
    More about Eric Petre
  • Portret Valentin Lecomte
    Wij zijn in de eerste plaats een ondersteunende dienst die luistert naar de verzoeken van onze collega's.
    Valentin Lecomte
    ICT Exploitatie technieker
    -
    Nationaal Geografisch Instituut
    More about Valentin Lecomte