Directiesecretaris/-secretaresse (m/v) voor de POD Wetenschapsbeleid

POD Wetenschapsbeleid

Selectiecode

CNG13045

Taal

Nederlands

Diploma

Bachelor

Contracttype

Contractueel

Functieniveau

B

Type aanwerving

Niet van toepassing

Duur

Niet van toepassing

Voltijds/deeltijds

Niet van toepassing

Jobinhoud

  • Je neemt inkomende en uitgaande post aan en behandelt deze zodat de informatie gesorteerd wordt alvorens ze de hiërarchische overste of de leden van de dienst bereikt.
  • Je organiseert vergaderingen, brengt de betrokken personen op de hoogte, reserveert zalen.
  • Je stelt standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven op voor de dienst.
  • Je maakt verslagen van interne vergaderingen.
  • Je stelt teksten, memo's, nota's en presentaties op.
  • Je beheert de agenda.
  • Je stelt roosters/afspraken/planning op.
  • Je zorgt voor het correcte beheer van dossiers en klassement.
  • Je beantwoordt routinematige vragen van klanten (persoonlijk, telefonisch of via mail).

Meer info over de jobinhoud?
De Ryck Tom - Selectiedeskundige
Contactpersoon POD Wetenschapsbeleid
Tel. : 02/238.34.11
E-mail : tom.deryck@belspo.be

Werkgever

Er is 1 plaats bij de directie onderzoeksprogramma's van de POD Wetenschapsbeleid (Louizalaan 231, 1050 Brussel).

De directie onderzoeksprogramma's voert meerjarige onderzoeksprogramma's uit en verzorgt de follow-up ervan, met als referentiekader de beslissingen en verdragen op internationaal vlak, alsook de regerings- en ministeriële verklaringen.

De POD Wetenschapsbeleid is een federale overheidsadministratie die belast is met de bewaring en de valorisatie van het wetenschappelijk patrimonium in de 10 federale wetenschappelijke instellingen die ressorteren onder de Minister van Wetenschapsbeleid. Daarnaast staat deze ook in voor de coördinatie van de federale departementen en het overleg met de Gemeenschappen en de Gewesten op het gebied van het wetenschapsbeleid.

Deelnemingsvoorwaarden

Competenties


Gedragsgerichte competenties

  • Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies.
  • Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren.
  • Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
  • Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
  • Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
  • Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
  • Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
  • Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
  • Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.


Technische competenties

  • Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
  • Je maakt vlot gebruik van een PC en de gangbare informaticatoepassingen (bijvoorbeeld: Word, Excell, Powerpoint, email en internet).

Een goede motivatie is ook noodzakelijk.

Niet vereist, wel een troef

  • Kennis van het Frans is een pluspunt aangezien je in een tweetalige omgeving terecht komt.
  • Kennis van het Engels is ook een pluspunt.
Deelnemingsvoorwaarden


1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

  • Diploma van het hoger onderwijs van het korte type of basisopleiding van één cyclus (vb. gegradueerde / professionele bachelor of geaggregeerde voor het lager secundair onderwijs) in het studiegebied economie of handelswetenschappen en bedrijfskunde.

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' vóór de uiterste inschrijvingsdatum. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Hoe nog deelnemen qua diploma?

  • Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
  • Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
    • je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
      • in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland?
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.

      • in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland?
        Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.

    • je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
      Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Aanbod

Arbeidsvoorwaarden


Je wordt aangeworven via een contract van onbepaalde duur als administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal BA1.
 

Loon
Minimum aanvangswedde: 27.027 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen

  • mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
  • uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
  • voordelige hospitalisatieverzekering
  • gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
  • voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
  • mogelijkheid voor een fietsvergoeding
  • gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
  • mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
  • glijdende werkuren in een 38-uren week.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.


Procedure

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

Selectietesten


1. Generieke screening (ongeveer 3u30)



De eerste test is een vaardigheidstest. Met deze abstracte redeneertest gaan we na hoe snel jij verbanden ziet volgens een bepaalde logica, iets kan doorgronden of principes en regels ziet.

De tweede test is een 'in-baskettest'. Deze test meet je competenties voor het omgaan met informatie en taken. Vanuit een fictieve e-mailbox moet je in een bepaalde tijd zoveel mogelijk mails behandelen. Je schat de prioriteiten in, welke acties je zal ondernemen, hoe je deze zal plannen en wie je hierbij betrekt.

De derde test is een situatiebeoordelingstest. Deze test meet een aantal competenties voor het omgaan met medewerkers en het omgaan met je eigen functioneren. De test bestaat uit verschillende situaties in een bepaalde context. Bij elke situatie krijg je verschillende reacties waarover je moet oordelen en je geeft telkens aan hoe gepast je die bepaalde reactie vindt.


Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 hebt voor elke test. In totaal moet je ten minste 50 punten op 100 hebben.

Ben je geslaagd voor deze generieke screening?

Dan ontvang je een vrijstelling voor 3 jaar, te rekenen vanaf de dag dat je je resultaat ontvangt.

Ben je niet geslaagd voor deze generieke screening?
Dan mag je gedurende 6 maanden niet deelnemen aan de generieke screening op dit niveau of een hoger niveau. Hier wordt gerekend vanaf de dag dat je je proef hebt afgelegd.

Wanneer gaan de testen door?

Ik heb nog geen vrijstelling voor de generieke screening
Onmiddellijk na je sollicitatie zal je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren voor de generieke screening.

Ik heb een vrijstelling voor de generieke screening
Ten vroegste 14 dagen na de uiterste inschrijvingsdatum kan je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze maken tussen de voorgestelde data en uren voor de functiespecifieke screening.


2. Functiespecifieke screening


2.1. Event 1: Computergestuurde proef (ongeveer 45 minuten)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal sollicitanten dat overblijft na de generieke screening.

Via een geïnformatiseerde wordt je verbaal redeneervermogen gemeten.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 12 punten op 20 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef.

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor zal je online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren, op voorwaarde dat je geslaagd bent voor de generieke screening.


2.2. Event 2: Interview (ongeveer 1u):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview kan je een gevalstudie krijgen. In dat geval krijg je voldoende tijd om die voor te bereiden. Die gevalstudie wordt besproken tijdens je interview

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 24 punten op 40 behaalt.

Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor zal je online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren, op voorwaarde dat je geslaagd bent voor het vorige event.

Meer info?


Meer info over de selectieprocedure?

Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen drie maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.


Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:
  • redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware, meer tijd, ...).
  • als je slaagt voor federale contractuele selecties kom je zoals hieronder aangegeven op de lijst van geslaagden terecht. Overheidsdiensten die nog geen 2% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze eigen reserves te raadplegen. Vanaf 2014 zijn alle overheidsdiensten die het quotum van 3% niet halen hiertoe verplicht. De andere overheidsdiensten kiezen zelf of ze deze lijsten voorrang geven.
  • Selor informeert je toekomstige werkgever over de arbeidspostaanpassingen die je nodig hebt. Als je wil dat Selor dit voor jou doet, contacteer dan diversity@selor.be zodra je weet waar en wanneer je begint te werken. We sturen je dan een aanvraagformulier op.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.


En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in de functiespecifieke screening, meer bepaald module 2.2.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er meer geslaagden zijn, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren

Solliciteren kan tot en met 12 juni 2013.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je ten laatste moet opladen tegen de uiterste inschrijvingsdatum.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de laatste selectietest) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Extra info

Contactpersoon Selor
Annick De Smedt - selectieassistente
Tel.: 02/788.66.86
E-mail: annick.desmedt@selor.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
Bischoffsheimlaan 15
1000 Brussel
www.selor.be
Gratis infolijn: 0800/505.54
E-mail: info@selor.be

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving