Management Assistant (m/v) voor het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

• Je beheert de agenda van de directeur-generaal.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je beheert nota's van vergaderingen.
• Je behandelt in- en uitgaande briefwisseling en stelt zelf brieven op. 
• Je kijkt diverse documenten en vertalingen na en past aan waar nodig. 
• Je beheert reservaties van zalen, activiteiten, ...
• Je beheert het klassement.
• Je verzamelt alle binnenkomende Franstalige en Nederlandstalige documentatie en stelt ze ter beschikking.
• Je bent contactpersoon voor alle vragen rond activiteiten die georganiseerd worden door de Dienst voor Administratieve Controle.
• Je treedt op als de link tussen onze personeelsadministratie en onze medewerkers inzake attesten, afwezigheden,...

Naast jouw operationele taken stuur je drie medewerkers aan om samen voor een efficiënte dienstverlening te zorgen ten opzichte van de directeur-generaal.

Meer info over de jobinhoud?
Nicki Kitsopoulos - HR-coördinator Dienst voor administratieve controle
Contactpersoon RIZIV
Mail: nicki.kitsopoulos@riziv.fgov.be  
Tel: 02/739 76 36

Er is 1 vacature bij de dienst voor Administratieve Controle bij het directiesecretariaat van het RIZIV (Tervurenlaan 211, 1150 Brussel). Dit secretariaat bestaat momenteel uit 3 medewerkers die je zelf zal aansturen. Het secretariaat heeft als doel om de directeur-generaal administratief te ondersteunen.

De Dienst voor Administratieve Controle heeft de volgende opdrachten:

• zorgen voor een duidelijke en doeltreffende regelgeving met betrekking tot de administratieve controle. Daartoe is zij belast met het formuleren van adviezen en eventueel voorstellen tot wijziging van de wetgeving
• adviezen en voorstellen analyseren en uitbrengen over de verslagen met betrekking tot de tijdens de controlebezoeken gedane vaststellingen van de Dienst voor administratieve controle
• adviezen formuleren over het beheer van de gegevensstromen, van de bewijsstukken en over de systematische controle van de financiële en administratieve toegankelijkheid tot de verzekering en de archivering en de bewaring van de documenten
• aan het Algemeen beheerscomité administratieve en statistische regels voorstellen, die de verzekeringsinstellingen in acht moeten nemen om de Dienst voor administratieve controle in staat te stellen zijn opdracht uit te oefenen.

Het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV) is een openbare instelling van sociale zekerheid en is verantwoordelijk voor het administratief en financieel beheer van de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging, de uitkeringsverzekering en de moederschapsverzekering (www.riziv.be).

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je kan resultaatsgericht omgaan met stress en toont het nodige zelfvertrouwen om constructief om te gaan met kritiek.
• Je geeft duidelijke instructies, volgt de resultaten van medewerkers op en stuurt ze bij, en je zorgt ervoor dat iedereen zich gepast gedraagt.
• Je structureert je werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan taken op een systematische manier uit te voeren.

Technische competenties

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Je kan goed omgaan met de meest courante informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook,...)

Opgelet! Een goede motivatie is ook heel belangrijk.

Niet vereist, wel een troef

• Kennis van het Frans is een belangrijk pluspunt.

Deelnemingsvoorwaarden

Om te solliciteren voor deze functie moet je een Nederlandstalige statutaire ambtenaar zijn van niveau B bij een Federale administratie of een Parastatale instelling opgenomen in het Koninklijk Besluit van 15 januari 2007 (personeel van de NMBS, de federale politie, de griffies en parketten evenals de beroepsmilitairen maken geen deel uit van dit toepassingsgebied van Interne Markt).

Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

Een relevante professionele ervaring van minstens 1 jaar in een secretariaatsfunctie en in elk van onderstaande taken:

• het beheer van agenda van een directeur/manager
• het behandelen van in- en uitgaande briefwisseling
• het beheren van een klassement/archief
• het beheren van nota's van vergaderingen.

Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en doe dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum.

Je online cv moet volledig ingevuld zijn. Hierin laad je het bewijs van benoeming (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbewijs of bewijs van eedaflegging) op, en vul je je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als opladen echt niet mogelijk is, neem dan contact op met Selor (zie onderstaande rubriek 'Contactgegevens Selor').

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Arbeidsvoorwaarden

Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer (vlakbij metrohalte Montgomery)
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• werken in een groene en aangename omgeving
• 26 dagen verlof per jaar. 

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

Opgelet

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures' in je online account ‘Mijn Selor' om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Je doet dit door in je online account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, indien er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon vermeld in het veld ‘Contactgegevens Selor'. Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.

Selectietesten

Screening van deelnemingsvoorwaarden.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je de vereiste relevante professionele ervaring hebt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan een volledige en duidelijke beschrijving van je werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening. Er wordt geen rekening gehouden met bijkomende informatie via andere kanalen.

2. Functiespecifieke screening

2.1. Event 1: Computergestuurde proef (ongeveer 2u)

Via 2 geïnformatiseerde tests worden een aantal vereiste competenties gemeten.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 24 punten op 40 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 12 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. 

Deze proef zal doorgaan rond einde januari. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven. Je kan uit de mogelijke testmomenten online de dag en het uur kiezen om de test af te leggen.

2.2. Event 2: Interview (ongeveer 1u + voorbereidingstijd):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een oefening die je kennis van Word en Excel meet. Je krijgt voldoende tijd om die voor te bereiden.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 24 punten op 40 behaalt.

Deze proef zal doorgaan in februari. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor kan je zelf online inschrijven voor het interview. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor het vorige event.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen drie maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elke representatieve syndicale organisatie heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde gedurende elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor via een bepaalde procedure. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@selor.be)
  Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  
• Selor informeert je toekomstige werkgever over de arbeidspostaanpassingen die je nodig hebt. Als je wil dat Selor dit voor jou doet, contacteer dan diversity@selor.be zodra je weet waar en wanneer je begint te werken. We sturen je dan een aanvraagformulier op.

Laad ook vóór de uiterste sollicitatiedatum een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van de functiespecifieke screening, module 2.2. Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte 'functiespecifieke screening 2.1.' voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 12 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Je kandidatuur zal enkel in aanmerking komen als je ten laatste op 9 januari 2015:

• je cv volledig invult (in de taal van de selectie) in Mijn Selor
• je benoemingsbesluit oplaadt  
• én je online solliciteert voor deze vacature door op de knop 'Solliciteren' te klikken.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Contactpersoon Selor
Ghislena De Baets - selectieassistente
Tel.: 02/788.66.82
E-mail: ghislena.debaets@selor.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
Bischoffsheimlaan 15
1000 Brussel
www.selor.be
Gratis infolijn: 0800/505.54

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving