Polyvalente management assistant (specialisatie HR-management) (m/v) voor het IGO

FUNCTIEVEREISTEN

De management assistant vervult zijn taak met het oog op de volledige administratieve en organisatorische ondersteuning van de steundiensten onder leiding van de directeur waarbij de volgende elementen van belang zijn:

• Het creëren en samenstellen van managementinformatie en het opzetten en uitvoeren van acties en activiteiten. Regelen, vooruitdenken, plannen en vooral blijven streven naar oplossingen en verbeteringen staat centraal;
• Het actief deelnemen aan allerlei projectmatige activiteiten;
• Het bewaken van kwaliteitsdoelstellingen.

Voornaamste verantwoordelijkheden:

• Het ondersteunen van de directeur bij de uitvoering van haar taken inzake personeelsaangelegenheden e.a.;
• Het mee helpen voorbereiden van vergaderingen van het managementteam en zorgen voor de organisatie ervan;
• Het notuleren van vergaderingen van het managementteam en het bewaken van actiepuntenlijsten;
• Het voorbereiden en uitwerken van de rapportage door de directeur;
• Het onderhouden van interne contacten met leden van het managementteam en andere medewerkers;
• Het opzetten en onderhouden van een archiefsysteem;
• Het mede organiseren en coördineren van specifieke personeelsgerelateerde activiteiten van het Instituut;
• Overige voorkomende werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur en de steundiensten.

Naast het instaan voor de coördinatie en de uitvoering van bovenstaande administratieve taken, het leveren van ondersteuning bij projecten of het beheren van delen van projecten, ben je tevens verantwoordelijk voor de coördinatie en de afhandeling van personeelsdossiers. Deze dossiers handelen over de aanwerving en het selectieproces van het personeel, het loopbaanbeheer en de carrière, de verloven, de afwezigheden wegens ziekte, het beheer van wedden, premies en toelagen, ontslagen en pensioneringen.

Het Instituut voor gerechtelijke opleiding is een onafhankelijk federaal orgaan dat bijdraagt tot een kwaliteitsjustitie door op een optimale wijze de professionele competenties van magistraten en leden van de rechtelijke orde te ontwikkelen in een Europese dimensie.

U belandt in een dynamisch en multidisciplinair team in uitbouw, waar u zich steeds verder kan bekwamen in de vereisten van deze functie, maar ook snel sterke resultaten neerzet voor onze interne en externe klanten.

De plaats van tewerkstelling is Brussel.

DEELNEMINGSVOORWAARDEN

• burger van de Europese Unie zijn;
• van onberispelijk gedrag zijn;
• de burgerlijke en politieke rechten genieten;
• vereist diploma: houder van een diploma van het hoger onderwijs van het korte type (gegradueerde of bachelor), bij voorkeur in office management (management assistant) aangevuld met een specialisatie in HR.

Vereiste ervaring: beschikken over een voor de functie nuttige ervaring.

COMPETENTIES

De volgende competenties zullen in het bijzonder in aanmerking worden genomen:

• je bent klant- en oplossingsgericht;
• je schrijft duidelijke en vlot leesbare rapporten ;
• je hebt een goed analytisch inzicht;
• je bent stressbestendig, je kan omgaan met korte deadlines en je weet meerdere taken tot een goed einde te brengen; je integreert je vlot in een team;
• je bent flexibel en in staat om geschikte oplossingen te vinden;
• je hebt een grote zin voor organisatie;
• je beschikt over een uitstekende informaticakennis van de benodigde softwaretoepassingen die op het Instituut worden gebruikt (Word, Excel, PowerPoint, Smartdraw, Outlook, …);
• je kunt de juiste beslissingen nemen, bent leergierig, neemt initiatief, hebt een goede werkhouding, je bent gedreven en je toont betrokkenheid;
• je structureert je eigen werk door prioriteiten te stellen en verschillende taken op een systematische manier uit te voeren
• Je bent vertrouwd met de brede HR-wereld (selectie en werving, personeelsplanning, personeelsevaluaties, pensioenbeheer en capelo, kennismanagement, opleiding, organisatieontwikkeling, beheer van personeelsdossiers, sociale wetgeving en wedden);
• Je kunt schriftelijk en mondeling correct, helder en vlot communiceren in Nederlands en Frans.

Pluspunten:

• Een goede kennis van het Engels;
• Meerdere jaren werkervaring in soortgelijke functie.

Het Instituut voor gerechtelijke opleiding zal overgaan tot de aanwerving van een Franstalige of Nederlandstalige polyvalente management assistant met specialisatie in HR (m/v -niveau B).

De geselecteerde kandidaat zal aangeworven worden ofwel op basis van een terbeschikkingstelling in het kader van de wet van 31 januari 2007 (1) indien het gaat om een vastbenoemd personeelslid, ofwel met een contract van bepaalde duur voor een periode van 6 maanden met mogelijkheid tot omzetting tot een contract van onbepaalde duur.

WEDDE EN LOOPBAAN

Het ter beschikking gesteld personeelslid behoudt zijn eigen statuut, wedde en voordelen.

Het personeelslid dat wordt aangeworven onder arbeidsovereenkomst geniet de weddeschaal van een administratief deskundige (B1) zoals bepaald in het statuut van het administratief personeel van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, met inachtneming van zijn/haar geldelijke anciënniteit.

De jaarlijkse brutowedde voor een administratief deskundige met 0 jaar anciënniteit bedraagt momenteel 32.321,57 € (of 20.095,48 € (100 %) vermenigvuldigd met de huidige index 1,6084).

Meer info op de site van het IGO.

De aanwerving gebeurt op basis van het slagen in een selectietest die bestaat in een interview door de directeur en de adjunct-directeur van het Instituut.

Tijdens het interview wordt geëvalueerd of het profiel van de kandidaat overeenstemt met de functievereisten en wordt ook zijn motivatie en interesse voor het algemeen werkkader getoetst. Voorafgaand aan het sollicitatiegesprek kan de directie een preselectie maken van de ingezonden kandidaturen.

SOLLICITEREN

De kandidaten dienen hun gemotiveerde sollicitatiebrief, vergezeld van een kopie van het vereiste diploma en een curriculum Vitae met foto, tegen uiterlijk 19 februari 2015, per aangetekend schrijven te richten aan de directeur van het Instituut voor gerechtelijke opleiding, Louizalaan 54, te 1050 Brussel.

Selor organiseert geen selectietesten voor deze job. De werkgever publiceert enkel de jobomschrijving op www.selor.be . Bekijk de details onder 'selectieprocedure' en 'solliciteren'.