Financial Manager Wetenschappelijk Projectbeheer (m/v) voor het Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie

Je staat in voor het financieel, administratief en juridisch beheer van de extern gefinancierde wetenschappelijke en technische projecten en onderzoeksprogramma's (de toelagen voor deze projecten komen o.a. van de EU, ESA, LOTTO, de Ministerraad). Daarbij adviseer en ondersteun je de wetenschappelijke projectleiders in de verschillende fases van de projecten, coördineer je het budget- en contractbeheer van de projecten en sta je de Directie bij in het budgetmanagement door hen analyses, advies en periodieke voortgangsrapporten te bezorgen. Je verzekert de boekhoudkundige opvolging en verrichtingen (o.a. facturatie en uitbetaling) naar sub-partners toe en staat in voor de periodieke financiële rapportering aan de instanties die de projecten en programma's financieren.

Meer specifiek zijn dit je voornaamste taken:

• Je werkt de budgetten uit van de lopende en nieuwe onderzoeksprojecten, je volgt op en stuurt bij (budgetbeheer).
• Je behandelt, controleert en volgt de juridische, financiële en administratieve aspecten op in de contracten met opdrachtgevers of partnerorganisaties teneinde de projectleiders bij te staan in het beheer van de onderzoeksprojecten (contractbeheer).
• Je verzekert het inkomsten- en uitgavenbeheer van de projecten en je rapporteert naar de opdrachtgevers (dossierbeheer).
• Je levert financiële en budgettaire informatie en kengetallen aan interne entiteiten om het beslissingsproces te ondersteunen (adviseur/expert-functie).
• Je optimaliseert de financiële, budgettaire en administratieve processen in het kader van het beheer van de extern gefinancierde projecten en programma's in overleg met de dienst Boekhouding, HR en IT.
• Je houdt je up to date van het nationale en internationale landschap met betrekking tot wetenschappelijke projectfinanciering, de evolutie en de reglementeringen; en je informeert en adviseert de interne partners daarover.
  
  
  Meer info over de jobinhoud?
  Dominique GAFFÉ
  Hoofd van de dienst Boekhouding
  Tel: 02/ 373 04 01
  E-mailadres: dominique.gaffe@aeronomie.be
  
  en:
  
  Martine DE MAZIÈRE
  Algemeen directeur a.i.
  Tel: 02/ 373 03 63
  E-mailadres: direction-ae@aeronomie.be
  
  
  Website BIRA: www.aeronomie.be
  

Er zijn 2 plaatsen op de dienst Project Management van het Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie (Ringlaan 3, 1180 Brussel): een statutaire en een contractuele betrekking.

Ter info: De statutaire betrekking wordt aan de best gerangschikte laureaat aangeboden. De contractuele betrekking wordt aan de volgende laureaat aangeboden. Het aanvaarden van de contractuele betrekking heeft geen invloed op je plaats in de statutaire reserve die gecreëerd wordt naar aanleiding van deze selectie. 

De dienst Project Management is een ondersteunende dienst die de budgetopvolging van de extern gefinancierde wetenschappelijke en technische projecten en onderzoeksprogramma's verzekert in ondersteuning van de wetenschappelijke en technische projectleiders, en financiële informatie aanlevert ten behoeve van het management. De Financieel Attaché Project Management is het aanspreekpunt voor alle niet-inhoudelijke vragen (financieel, budgettair, administratief en personeelsallocatie) met betrekking tot de projecten die met externe medefinanciering worden uitgevoerd. De dienst bestaat uit 2 personeelsleden, inclusief de aan te werven personen. De Project Managers werken nauw samen met de dienst Boekhouding o.a. inzake ontvangsten- en kostenallocatie en met de dienst HR op het gebied van personeelskostenbeheer (opvolging en toekomstsimulaties).

Het Belgisch Instituut voor Ruimte-Aeronomie (BIRA) is een Belgische Federale Wetenschappelijke Instelling (FWI) die ressorteert onder de Programmatorische Overheidsdienst (POD) Wetenschapsbeleid. De instelling heeft als taak de hogere lagen van de aardse atmosfeer te bestuderen. De aeronomie, een bij uitstek multidisciplinaire wetenschap die officieel in 1954 door de wetenschappelijke instanties als wetenschappelijk vakgebied werd erkend, heeft een echt hoge vlucht genomen met de opkomst van de kunstsatellieten en de ontwikkeling van nieuwe technieken voor observaties vanuit de ruimte. De laatste jaren heeft het Belgisch Instituut voor Ruimte-aeronomie aan internationale erkenning gewonnen met zijn wetenschappelijk onderzoek betreffende de aardse atmosfeer en deze van de andere planeten, maar ook met het onderzoek naar de invloed van de zon op ons milieu. Het BIRA, dat een centrale rol speelt in het onderzoek naar de klimaatwijziging in de wereld, tracht antwoorden aan te reiken op de vragen in onze maatschappij over de staat van onze atmosfeer. In dat kader is het BIRA betrokken bij talrijke internationale projecten met als thema de studie van planeetatmosferen, zoals Venus express, Mars express, Solspec (observatie van de zonnestraling) of de interplanetaire observatie Cluster 2 (interactie tussen magnetosfeer en zonnewind). Sinds de oprichting in 1964, doet het BIRA onderzoek en geeft het publieke dienstverlening op het vlak van de ruimte-aeronomie, d.i. de fysica en chemie van de atmosfeer van de Aarde en van andere planeten, en de kosmische ruimte. De wetenschappers maken gebruik van instrumenten op de grond, in de lucht, aan boord van ballonnen of in de ruimte en van computermodellen.

Competenties

Gedragsgerichte competenties

• Je legt verbanden tussen verschillende gegevens, genereert alternatieven en trekt sluitende conclusies.
• Je neemt beslissingen op basis van (on)volledige informatie en onderneemt doelgericht acties om de beslissingen uit te voeren.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.
• Je geeft advies aan je gesprekspartners en bouwt een vertrouwensrelatie met hen op op basis van je expertise.

Technische competenties

• Je beschikt over een goed numeriek redeneervermogen

Opgelet! De competenties in het vet, worden als superbelangrijk voor de job beschouwd. Deze wegen dan ook harder door in de eindscore. (x2)
Een goede motivatie is ook noodzakelijk.

Niet vereist, wel een troef

• Je hebt een goede kennis van Frans en Engels (meertalige omgeving)
• Je kan goed overweg met bureautoepassingen zoals Word en Excel
• Je hebt kennis van boekhoudsoftware en interesse in databeheerssystemen
• Je hebt kennis van de context en karakteristieken van EU-projectfinanciering
• Je hebt kennis van BTW-stelsels (vrijstelling, internationale prestaties)

Deelnemingsvoorwaarden

1. Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• een diploma van basisopleiding van de 2e cyclus (Licentiaat/master, ingenieur,…) behaald in één van de volgende richtingen: economische wetenschappen , toegepaste economische wetenschappen, handelswetenschappen of bestuurswetenschappen behaald aan een Hogeschool of Belgische Universiteit

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Hoe nog deelnemen qua diploma?

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's.
  
  
• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
• je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
• in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland?
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
  
  
• in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland?
  Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid en bezorg het aan Selor.
  
  
• je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
  Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').


2. Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

Een relevante professionele ervaring van minstens 2 jaar in het domein van Financiën in ten minste 1 van onderstaande taken:

• Budgetopmaak, -uitvoering en coördinatie (opmaak van de begroting, opvolging en beheer van budgetten en periodieke rapportering ervan)
• (Analytische) boekhouding (boeken van verrichtingen, credit- en debetbeheer, afsluiting boekhoudkundig jaar en/of opmaak jaarrekening)
• Financiële controle en/of Audit (controle uitvoeren inzake financiële, administratieve en boekhoudkundige processen, zwaktes en sterktes in kaart brengen en aanbevelingen formuleren)
• Financieel, budgettair en boekhoudkundig projectbeheer (beheer van projectgelden, subsidies, uitgaven en inkomsten, projectopvolging, budgetallocatie)

Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum.


3. Als je al federaal ambtenaar bent en nog niet werkt voor de rekruterende instelling, laad je je bewijs van benoeming op niveau A (niveau van de selectie) (benoemingsbesluit, uittreksel uit het Belgisch Staatsblad, bewijs van je werkgever, bevorderingsbesluit of bewijs van eedaflegging) op vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming al werd opgeladen in je online-cv, moet je dit niet opnieuw doen. Als je twijfelt, kan je contact opnemen met de contactpersoon van Selor die vermeld wordt bij ‘Contactgegevens Selor'.

Federale ambtenaren die zich kandidaat stellen via mobiliteit dienen de diplomavoorwaarden niet in te vullen.

Arbeidsvoorwaarden

Je wordt aangeworven als Financial Manager Wetenschappelijk Projectbeheer (niveau A1) met de bijhorende weddeschaal NA1.
 
Opgelet: Er zijn twee vacante plaatsen. De statutaire betrekking wordt aan de eerst gerangschikte laureaat aangeboden. De contractuele betrekking wordt aan de volgende laureaat aangeboden. Het al dan niet aanvaarden van de contractuele betrekking heeft geen invloed op je plaats in de statutaire reserve die gecreëerd wordt via deze selectie.

Loon
Minimum aanvangswedde: 35.191,79 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Bij de vaststelling van de anciënniteit wordt elke ervaring (publieke + private sector) verwant met de aangeboden functie gevaloriseerd.


Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• een stabiele job met doorgroeimogelijkheden  
• voordelige hospitalisatieverzekering
• aangename werksfeer binnen een wetenschappelijk milieu in een groene omgeving
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• mogelijkheid tot telewerk met gratis internetabonnement en laptop ter beschikking gesteld
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen  
• gratis kinderopvang tijdens de schoolvakantie
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• interessante verlofregeling (minstens 26 verlofdagen per jaar) en diverse mogelijkheden om de balans tussen werk en privé-leven op elkaar af te stemmen

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Aanstellingsvoorwaarden

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Je wordt benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld. Als je al ambtenaar bent, moet je geen stage meer doen.

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

Selectietesten

1. Generieke screening (ongeveer 3u30)

De eerste test is een vaardigheidstest. Met deze abstracte redeneertest gaan we na hoe snel jij verbanden ziet volgens een bepaalde logica, iets kan doorgronden of principes en regels ziet.

De tweede test is een 'in-baskettest'. Deze test meet je competenties voor het omgaan met informatie en taken. Vanuit een fictieve e-mailbox moet je in een bepaalde tijd zoveel mogelijk mails behandelen. Je schat de prioriteiten in, welke acties je zal ondernemen, hoe je deze zal plannen en wie je hierbij betrekt.

De derde test is een situatiebeoordelingstest. Deze test meet een aantal competenties voor het omgaan met medewerkers en het omgaan met je eigen functioneren. De test bestaat uit verschillende situaties in een bepaalde context. Bij elke situatie krijg je verschillende reacties waarover je moet oordelen en je geeft telkens aan hoe gepast je die bepaalde reactie vindt.


Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 hebt voor elke test. In totaal moet je ten minste 50 punten op 100 hebben.

Ben je geslaagd voor deze generieke screening?
Dan ontvang je een vrijstelling voor 3 jaar, te rekenen vanaf de dag dat je je resultaat ontvangt.

Ben je niet geslaagd voor deze generieke screening?
Dan mag je gedurende 6 maanden niet deelnemen aan de generieke screening op dit niveau of een hoger niveau. Hier wordt gerekend vanaf de dag dat je je proef hebt afgelegd.

Ben je federaal ambtenaar en ben je benoemd op het niveau van de selectie?
Dan ben je vrijgesteld voor de generieke screening.

Wanneer gaan de testen door?

Ik heb nog geen vrijstelling voor de generieke screening
Onmiddellijk na je sollicitatie zal je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren voor de generieke screening.

Ik heb een vrijstelling voor de generieke screening
Ten vroegste 10 dagen na de uiterste inschrijvingsdatum kan je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze maken tussen de voorgestelde data en uren voor de functiespecifieke screening.


Screening van deelnemingsvoorwaarden.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma en de vereiste relevante professionele ervaring hebt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

2. Functiespecifieke screening

2.1. Event 1: Computergestuurde proef (+- 1u)

Via twee geïnformatiseerde testen wordt uw Numeriek redeneervermogen geëvalueerd. Deze testen bestaan uit numerieke gegevens die verwerking vereisen in verschillende contexten.

Je bent voor deze module geslaagd als je gemiddeld over beide testen ten minste 10 punten op 20 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende module.

Deze proef zal doorgaan rond de week van 15 september 2014. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor zal je online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren, op voorwaarde dat je geslaagd bent voor de generieke screening.


2.2. Event 2: Interview (+/- 1u):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 18 punten op 30 behaalt.

Deze proef zal doorgaan rond de laatste week van september 2014. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor zal je online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren, op voorwaarde dat je geslaagd bent voor het vorige event.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account ‘Mijn Selor'. Je account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen drie maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

Niet tevreden over de selectieprocedure?
Je kan een klacht sturen naar Selor. Meer info vind je op www.selor.be -> Contact.

Als persoon met een handicap, leerstoornis of ziekte kan je van volgende ondersteunende maatregelen gebruik maken:

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware,...).
  
  Procedure Stap 1: Vink de maatregel “ik wens redelijke aanpassingen” aan
  Stap 2: Geef een beschrijving van je handicap/ziekte/leerstoornis
  Stap 3: Laad een attest van je handicap/ziekte/leerstoornis op (bij problemen neem onmiddellijk contact op met diversity@selor.be)
  Stap 4: Vink de gewenste redelijke aanpassingen aan waarvan je gebruik wenst te maken en geef uitleg waarom je deze aanpassingen denkt nodig te hebben.
  
  Belangrijk : Stap 1 tot en met stap 4 moeten volledig in orde zijn op het moment van sollicitatie en voordat je een datum van deelname kiest ! (anders kan er geen analyse van je dossier gemaakt worden en kunnen er geen redelijke aanpassingen voorzien worden)
  
  
• als je slaagt voor federale statutaire selecties, kan je als je dit vraagt ook gerangschikt worden op de bijzondere wervingslijst voor laureaten met een handicap. Overheidsdiensten die nog geen 3% van het quotum behalen, zijn verplicht eerst de kandidaten uit deze reserves te raadplegen.
  
  
• Selor informeert je toekomstige werkgever over de arbeidspostaanpassingen die je nodig hebt. Als je wil dat Selor dit voor jou doet, contacteer dan diversity@selor.be zodra je weet waar en wanneer je begint te werken. We sturen je dan een aanvraagformulier op.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

En na de selectieprocedure?

Als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van de functiespecifieke screening (2.2. interview). Als er geslaagden zijn met gelijke punten, krijgt de persoon met het hoogste aantal punten voor het gedeelte 'functiespecifieke screening 2. event 1' voorrang. Als er voor dit gedeelte personen met gelijke punten zijn, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie. Op basis van je rangschikking kan je ook contractuele functies aangeboden krijgen.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 10 geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Aparte lijst voor personen met een handicap
Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld (die 4 jaar geldig blijft) van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap' (zie ook ‘Personen met een Handicap').

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren kan tot en met 14 augustus 2014.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Contactpersoon Selor
Noynaert Ellen - selectieassistent
Tel.: 02 788 66 35
E-mail: ellen.noynaert@selor.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
Bischoffsheimlaan 15
1000 Brussel
www.selor.be
Gratis infolijn: 0800/505.54
E-mail: info@selor.be

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving