Directiesecretaris/-secretaresse (m/v) voor de Voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid

Je biedt administratieve en organisatorische steun aan één of meerdere hiërarchische oversten en helpt hen zo hun dagelijkse functie te vervullen.

Je staat in voor de coördinatie en de uitvoering van administratieve taken:

• Je neemt inkomende en uitgaande post aan en behandelt deze zodat de informatie gesorteerd wordt alvorens ze de hiërarchische overste, de leden van de eigen dienst of de leden van andere diensten bereikt.
• Je voert een aantal administratieve taken uit die verband houden met het opvolgen van het directiesecretariaat of de dienst.
• Je organiseert vergaderingen, je brengt de betrokken personen op de hoogte, je reserveert de zaal en stelt het nodige materiaal ter beschikking (drank, OHP, PC, …).
• Je neemt deel aan de vergaderingen, je stelt de notulen op en stelt zo de betrokken mensen op de hoogte van de genomen beslissingen. Je voert nodige taken uit.
• Je beheert de agenda van de hiërarchische overste (plannen van vergaderingen, coördinatie van de verblijven in het buitenland, …).

Je helpt medewerkers of mensen van buiten de dienst om de gezochte informatie te verkrijgen:

• Je draagt informatie van de directie of van het kabinet aan de directe medewerkers over.
• Je functioneert als tussenpersoon tussen de hiërarchische overste en externe (Europese autoriteiten, etc.) en/of interne (human resources, boekhouding, etc.) partners.
• Je beheert het geheel aan documenten en informatie van de dienst of het ministerie zodanig dat je in staat bent te antwoorden op de vragen van medewerkers en/of van externe contacten. Je zorgt ervoor dat belangrijke informatie correct overgedragen wordt.

Meer info over de jobinhoud?
Natacha KNAEPEN - Adviseur
FOD Sociale Zekerheid
Tel. : 02/528.60.12
E-mail : natacha.knaepen@minsoc.fed.be

Er is 1 plaats bij de Diensten van de Voorzitter van de FOD Sociale Zekerheid, gelegen in de Finance Tower, Kruidtuinlaan 50 bus 100 te 1000 Brussel.

De diensten van de Voorzitter hebben als opdracht de Voorzitter van het Directiecomité bij te staan in de leiding en de algemene coördinatie van de FOD. Ze bieden daarnaast ook steun aan de andere directies-generaal (DG) en stafdiensten. De diensten van de Voorzitter omvatten het secretariaat, de juridische dienst, de vertaaldienst, de dienst preventie en bescherming op het werk, de dienst Informatieveiligheid en de cel leefmilieu en duurzame ontwikkeling.

Sinds 1 april 2009 maakt ook de dienst communicatie deel uit van de diensten van de Voorzitter. Zijn belangrijkste rol is het ondersteunen van alle andere DG's en stafdiensten in hun communicatie naar de opdrachtgebonden doelgroepen van onze FOD.

De opdracht van de FOD Sociale Zekerheid bestaat erin als katalysator op te treden bij de overheid, de vertegenwoordigers van werkgevers en werknemers en bij de openbare instellingen van sociale zekerheid om de leefbaarheid van de sociale zekerheid veilig te stellen.

Aldus moet ervoor gezorgd worden dat een doeltreffende sociale bescherming blijvend wordt aangeboden, dat iedereen op een correcte manier van zijn sociale rechten kan genieten en dat iedereen ervan overtuigd is dat bijdragen voor de sociale zekerheid op een correcte manier moeten worden betaald.

Gedragsgerichte competenties

• Je gaat zelfstandig om met en lost problemen op, zoekt alternatieven en voert de oplossing uit.
• Je begeleidt interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier, levert hen een persoonlijke dienstverlening en onderhoudt constructieve contacten.
• Je handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Je analyseert gegevens gericht en beoordeelt informatie kritisch.
• Je creëert en bevordert de groepsgeest door je mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Je plant en beheert je eigen groei actief in functie van je mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken.
• Je beschikt over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op je te nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

Technische competenties

• Je kunt vlot overweg met de nieuwste toepassingen in de sociale media (Facebook, Twitter, LinkedIn, Yammer)
• Je kunt je zowel schriftelijk als mondeling vlot uitdrukken.

Opgelet! De competenties in het vet, worden als superbelangrijk voor de job beschouwd. Deze wegen dan ook harder door in de eindscore.
Een goede motivatie is ook noodzakelijk.

Niet vereist, wel een troef

• Je komt terecht in een tweetalige werkomgeving, een goede kennis van Frans is een voordeel.
• Elementaire kennis van Engels is een pluspunt
• Je hebt een goede kennis van de courante informaticatoepassingen (Word, Excel en outlook)
  
  
  

Vereist diploma en eventuele ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

OFWEL behaalde je een diploma van hoger onderwijs van het korte type of van het hoger onderwijs van één cyclus (bv. gegradueerde, professionele bachelor), uitgereikt door een Belgische Hogeschool, behaald in een afdeling secretariaatsbeheer of office management.

OFWEL bezit je een relevante professionele ervaring van minimum 2 jaar in de administratieve en organisatorische ondersteuning van de manager en zijn managementteam EN behaalde je één van onderstaande diploma's van het hoger onderwijs, uitgereikt door een Belgische Hogeschool of Universiteit:

• diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie
• diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie
• getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School
• diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan
• diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.

Vul je online-cv volledig in zoals vermeld wordt bij 'Screening van deelnemingsvoorwaarden' onder de rubriek 'Selectieprocedure' en dit ook tegen de uiterste inschrijvingsdatum.

Laad je diploma op in je online-cv in 'Mijn Selor' vóór de uiterste inschrijvingsdatum want we moeten het nog kunnen goedkeuren.

Hoe nog deelnemen qua diploma?

• Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma's. 

• Je kan deelnemen onder voorbehoud als je:
• je diploma hebt behaald in een ander land dan België:
• in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? Dan legt Selor jouw diploma voor aan de Vlaamse overheid en beslist op basis van het advies om je wel of niet toe te laten.
  
• in een land dat geen lidstaat is van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland? Vraag zelf het gelijkwaardigheidsattest op (relatief lange procedure) bij de Vlaamse Overheid (02/553.98.19) en bezorg het aan Selor.
  
• je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands:
  Afhankelijk van jouw situatie moet je misschien een taaltest afleggen bij Selor om je kennis van het Nederlands te bewijzen. Je moet je dan online inschrijven.

Ben je niet zeker dat je op basis van je diploma aan deze selectie kan deelnemen of weet je niet of je een taaltest moet afleggen?
Informeer voor de uiterste inschrijvingsdatum bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Je wordt aangeworven als administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal BA1.
 

Loon
Minimum aanvangswedde: 23.845,88 EUR (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Voordelen

• mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie en/of competentiepremie (via gecertificeerde opleidingen)
• uitgebreid opleidingsaanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• voordelen en interessante aanbiedingen via de Fed+-kaart
• mogelijkheid voor een fietsvergoeding
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een gsm en laptop
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• werken in een groene en aangename omgeving
• 26 dagen verlof per jaar.
  

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op FedWeb, het portaal van het federale personeel.

Ik ben nog geen ambtenaar

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om benoemd te worden – op de aanstellingsdatum:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Je wordt benoemd nadat je de stageperiode met succes hebt vervuld.

Ik ben al ambtenaar

Laad je bewijs van benoeming (benoemingsbesluit of bewijs van eedaflegging) op vóór de uiterste inschrijvingsdatum en vul je volledige professionele ervaring in, inclusief je huidige job. Als dit bewijs van benoeming al werd opgeladen in je online-cv, moet je dit niet opnieuw doen. Als je twijfelt, kan je contact opnemen met de contactpersoon van Selor (zie ‘Contactgegevens Selor').

Selor voert een actief diversiteitsbeleid en waakt over gelijke kansen, een gelijke behandeling en een gelijke toegang tot de selecties voor al wie solliciteert.

Onze selectieverantwoordelijken zijn opgeleid op het gebied van diversiteit en gelijke kansen. Ze zorgen voor een objectieve selectieprocedure waarbij enkel je competenties gemeten worden via neutrale tools en instrumenten. Je gelaatskleur, geslacht, leeftijd of handicap, …, spelen geen rol bij het meten van je competenties.


Sommige woorden in de jobomschrijvingen staan in de mannelijke vorm voor een betere leesbaarheid. Alle jobs zijn echter zowel voor vrouwen als voor mannen.


Heb je een handicap, leerstoornis of ziekte?

Kijk in deze jobomschrijving bij ‘Selectieprocedure' om meer te weten over de ondersteunende maatregelen (redelijke aanpassingen, arbeidspostaanpassingen,…).


Meer info over ons diversiteitsbeleid?

Kijk op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

Screening van deelnemingsvoorwaarden.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma en de vereiste relevante professionele ervaring hebt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je online-cv zoals het is ingevuld in ‘Mijn Selor' op de uiterste inschrijvingsdatum.

Waarop moet je letten?
Vul het cv in in de taal van de job waarvoor je solliciteert.

Als je solliciteert voor een job waarvoor ervaring vereist is, besteed dan veel aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

1. Module 1: gedragsgerichte computergestuurde screening (ongeveer 3u30)

De eerste test is een vaardigheidstest. Met deze abstracte redeneertest gaan we na hoe snel jij verbanden ziet volgens een bepaalde logica, iets kan doorgronden of principes en regels ziet.

De tweede test is een 'in-baskettest'. Deze test meet je competenties voor het omgaan met informatie en taken. Vanuit een fictieve e-mailbox moet je in een bepaalde tijd zoveel mogelijk mails behandelen. Je schat de prioriteiten in, welke acties je zal ondernemen, hoe je deze zal plannen en wie je hierbij betrekt.

De derde test is een situatiebeoordelingstest. Deze test meet een aantal competenties voor het omgaan met medewerkers en het omgaan met je eigen functioneren. De test bestaat uit verschillende situaties in een bepaalde context. Bij elke situatie krijg je verschillende reacties waarover je moet oordelen en je geeft telkens aan hoe gepast je die bepaalde reactie vindt.


Je bent geslaagd als je ten minste 10 punten op 20 hebt voor de eerste twee testen (vaardigheidstest + 'in-baskettest') en ten minste 10 punten op 20 voor de derde test (situatiebeoordelingstest). In totaal moet je ten minste 20 punten op 40 hebben.

Ben je geslaagd voor deze module?
Dan ontvang je een vrijstelling voor 3 jaar, te rekenen vanaf de dag dat je je resultaat ontvangt.

Ben je niet geslaagd voor deze module?
Dan mag je gedurende 6 maanden niet deelnemen aan deze module. Hier wordt gerekend vanaf de dag dat je je proef hebt afgelegd.

Wanneer gaan de testen door?

Ik heb nog geen vrijstelling voor module 1
Onmiddellijk na je sollicitatie zal je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren voor module 1. Je krijgt ook een e-mail.

Ik heb een vrijstelling voor module 1
Ten vroegste 8 dagen na de uiterste inschrijvingsdatum kan je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze maken tussen de voorgestelde data en uren voor module 2. Telkens er nieuwe documenten of berichten in Mijn Selor zijn, krijg je ook een e-mail.

2. Module 2: functiespecifieke screening

2.1. Event 1: Eventuele computergestuurde proef (ongeveer 1u)

Of deze proef wordt georganiseerd is afhankelijk van het aantal sollicitanten dat overblijft na module 1.

Aan de hand van geïnformatiseerde testen worden een aantal vereiste competenties gemeten.

Je bent geslaagd als je ten minste 12 punten op 20 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Deze proef zal doorgaan in de maand februari. Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor zal je online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren, op voorwaarde dat je geslaagd bent voor de vorige module. Telkens er nieuwe documenten of berichten in Mijn Selor zijn, krijg je een e-mail.


2.2. Event 2: Interview met gevalstudie (1u + voorbereidingstijd):

Het interview evalueert of je gedragsgerichte competenties (zie rubriek ‘Competenties') overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Vóór het interview krijg je een gevalstudie en voldoende tijd om die voor te bereiden. Die gevalstudie wordt besproken tijdens je interview.

Je online-cv in 'Mijn Selor' wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 48 punten op 80 behaalt.

Deze proef zal doorgaan begin maart (of in de maand februari indien event 1 niet doorgaat ). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor zal je online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren, op voorwaarde dat je geslaagd bent voor het vorige event. Telkens er nieuwe documenten of berichten in Mijn Selor zijn, krijg je een e-mail.

Meer info?

Meer info over de selectieprocedure?
Informeer bij de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor').

Feedback
Na het ontvangen van je resultaat bij iedere selectiefase kan je binnen drie maanden schriftelijk feedback vragen.

Syndicale vertegenwoordiging
Elk selectiegedeelte dat door Selor wordt georganiseerd, kan bijgewoond worden door een syndicale afgevaardigde. Deze afgevaardigden zijn verplicht discreet en vertrouwelijk om te gaan met informatie en documenten.

• redelijke aanpassingen aan de selectieprocedure vragen. Geef dit aan bij je sollicitatie voor deze selectie, via 'Mijn Selor', in je online-cv onder 'Persoonlijke gegevens'. Geef zoveel mogelijk details over de moeilijkheden die je ondervindt en duid ook aan welke aanpassingen je hierbij kunnen helpen (bijvoorbeeld: groter scherm, voorleessoftware, meer tijd, ...).
• als je slaagt voor federale statutaire selecties, kan je ook gerangschikt worden op de bijzondere wervingslijst voor laureaten met een handicap. Overheidsdiensten kunnen ervoor kiezen om deze lijst bij voorrang te raadplegen om het quotum van 3% te bereiken.
• Selor informeert je toekomstige werkgever over de arbeidspostaanpassingen die je nodig hebt. Als je wil dat Selor dit voor jou doet, contacteer dan diversity@selor.be zodra je weet waar en wanneer je begint te werken. We sturen je dan een aanvraagformulier op.

Laad ook bij je sollicitatie voor deze selectie een officieel, geldig attest op van je handicap.

Meer informatie over gelijke kansen vind je op www.selor.be -> Over Selor -> Gelijke kansen. Je kan ook diversity@selor.be contacteren.

Als je geslaagd bent?
De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten van het interview (module 2, event 2).

Als er geslaagden zijn met gelijke punten, wordt voor deze personen de rangschikking willekeurig bepaald.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met maximum 10 geslaagden opgesteld, die 2 jaar geldig blijft. Als er voor de toekenning van de laatste plaats, meerdere geslaagden zijn met een gelijk aantal punten, wordt het maximum aantal geslaagden in hun voordeel verhoogd.

Aparte lijst voor personen met een handicap
Naast deze lijst van geslaagden wordt een bijzondere lijst opgesteld van de personen met een handicap die geslaagd zijn. Je wordt er enkel in opgenomen op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap' (zie ook ‘Personen met een Handicap'). Als je als persoon met een handicap in deze lijst bent opgenomen, behoud je je rangschikking zonder beperking in de tijd.

Als je niet geslaagd bent?
Dan stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Solliciteren kan tot en met 14 januari 2013.

Je moet online solliciteren via 'Mijn Selor'. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in ‘Mijn Selor' zit. Je moet ook je diploma opladen vóór de uiterste inschrijvingsdatum want we moeten het nog kunnen goedkeuren.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon van Selor (zie 'Contactgegevens Selor'). Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Wat na je sollicitatie?

Ik heb een vrijstelling voor module 1
Ten vroegste 8 dagen na de uiterste inschrijvingsdatum kan je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze maken tussen de voorgestelde data en uren voor module 2. Telkens er nieuwe documenten of berichten in Mijn Selor zijn, krijg je ook een e-mail.


Ik heb nog geen vrijstelling voor module 1
Onmiddellijk na je sollicitatie zal je via het postvak 'Mijn berichten en taken' in Mijn Selor online zelf een keuze kunnen maken tussen de voorgestelde data en uren. Je krijgt ook een e-mail.

Contactpersoon Selor
Keymeulen Christelle - Selectieassistente
Tel.: 02/788.66.41
E-mail:christelle.keymeulen@selor.be

Adres en algemene contactgegevens
Selor
Bischoffsheimlaan 15
1000 Brussel

www.selor.be
Gratis infolijn: 0800/505.54
E-mail: info@selor.be

Hoe Selor bereiken?
Wegbeschrijving