Assistant administratif/accueil (m/f/x)

Il y a 2 postes vacants, l'un à l'Observatoire royal et l'autre au Planétarium

• Vous êtes chargé de l´accueil  au site et de la centrale téléphonique:
• Vous donnez des infos générales sur les 3 établissements d'Uccle (en ce compris le Planétarium);
• Vous accueillez les visiteurs, les renseignez, les orientez et assurez leur prise en charge par la personne responsable;
• Vous transmettez les appels téléphoniques et notez les messages.
• Vous effectuez les tâches administratives et logistiques;
• Vous gérez le courrier;
• Vous répondez aux mails ou faites suivre aux collègues concernés;
• Vous encodez les adresses dans un fichier Excel;
• Vous assurez la maintenance des distributeurs de la cafétéria (boissons, café et friandises);
• Vous réceptionnez les livraisons et orientez les fournisseurs vers l'accueil du bâtiment concerné;
• Vous veillez à la fermeture des locaux et des accès aux bâtiments.
• Vous participez à la sécurité
• Vous appliquez les procédures de sécurité en vigueur pour l'accès au site;
• Vous appliquez les procédures de sécurité en cas d'urgences (évacuation, pompiers, ...);
• Vous contrôlez les fournisseurs via les images de surveillance et leur donnez accès au site;
• Vous assurez le rôle de personne de contact dans les procédures de sécurité.

Au Planétarium, vous êtes en charge des tâches suivantes:

• Gestion du shop
• Vous vendez des articles de la boutique aux visiteurs :
• Vous donnez des informations sur les produits du shop (cartes, livres, petits jeux et mobiles);
• Vous gérer le stock du shop.
• Réservations des groupes :
• Vous expliquez les programmes aux groupes;
• Vous effectuez les réservations du client (date, programme, données) ;
• Vous encodez les réservations;
• Vous envoyez la confirmation;
• Vous assurez le suivi administratif des affaires courantes.

Des prestations régulières, selon un planning défini, auront lieu les weekends et jours fériés.

Plus d'info sur la fonction ?
Véronique Wellens - Responsable du service RH
Correspondant Observatoire royal de Belgique
Tél. : 02/373.02.71
Courriel : veronique.wellens@oma.be

Il y a 1 poste vacant à l'accueil, de l'Observatoire royal de Belgique, situé Avenue Circulaire 3, 1180 Uccle et au Planétarium, situé Avenue de Bouchout 10, 1020 Laeken. 

L'Observatoire royal de Belgique (ORB) est l'un des plus anciens établissements scientifiques de l'Etat fédéral belge. Il fait partie du SPP Politique scientifique fédérale (Belspo).
Outre les bâtiments principaux situés sur le Plateau d'Uccle, l'Observatoire comprend également le Planétarium de Bruxelles (situé au Heysel) où de nombreux visiteurs sont accueillis chaque année pour assister aux spectacles et participer aux activités éducatives.
L'Observatoire royal de Belgique est un institut de renommée internationale où recherche scientifique de haut niveau, service scientifique rendu au public et diffusion de la science sont réunis. Les thèmes de recherche couvrent les domaines suivants :

• la reprise de la Belgique dans les réseaux de références internationaux par la définition du temps et de la localisation précise par les méthodes de géodésie spatiale; 
• la mesure et des études de rotation de la terre et d'autres planètes;
• la séismologie, les marrées terrestres et la gravimétrie;
• l'astrométrie et la dynamique des corps célestes tant dans notre système solaire qu'en dehors;
• l'astrophysique d'objets galactiques et extragalactiques en ce compris la physique des atmosphères stellaires; 
• la structure et la dynamique de l'atmosphère solaire en ce compris l'activité solaire et la météo spatiale.
  

Dans le cadre de ses missions de recherche scientifique, l'Observatoire royal de Belgique participe activement à la préparation et à la mise en œuvre de nombreux projets de missions spatiales tels SOHO, MarsExpress, EXOMARS2020, BepiColombo, GAIA, PROBA2 et PROBA3.

Les activités relatives au service public concernent entre autres :

• la coordination du réseau EUREF des stations GPS;
• la gestion du laboratoire de l'heure et la réalisation de l'heure légale en Belgique;
• le suivi de l'activité sismique en Belgique à l'aide d'un réseau d'accéléromètres et de sismomètres;
• la gestion de bases de données entre autres celles des observations gravimétriques et spectroscopiques et celles relatives à l'activité du soleil;
• le suivi et les prévisions de la météo spatiale.

Afin de pouvoir remplir ses missions, l'Observatoire dispose d'environ 180 personnes dont la moitié est constituée de personnel scientifique.

Le Planétarium de l'Observatoire royal de Belgique, situé sur le Plateau du Heysel, à proximité du Brupark et de l'Atomium, représente un outil didactique de communication destiné au grand public et plus particulièrement aux jeunes. Il est ainsi visité chaque année par plus de 45.000 visiteurs, dont de très nombreux groupes scolaires.
Espace de découvertes et de rencontres, le Planétarium accueille de nombreux événements (expositions thématiques, conférences, événements astronomiques, nocturnes, concerts, Nuit Européenne des Chercheurs, rencontre avec des astronautes, etc.) qui permettent de mettre en valeur les activités des Instituts du Pôle Espace (Observatoire royal de Belgique, Institut Royal Météorologique, Institut d'Aéronomie Spatiale de Belgique) situés à Uccle.

Compétences

Compétences comportementales

• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l'organisation, respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité.
• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
• Vous réagissez aux stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique.

Attention ! Votre motivation a une valeur plus importante dans le score final (x2).

Atouts

• Vous avez une connaissance du Néerlandais

Conditions de participation

1. Diplôme requis à la date limite d'inscription :

• attestation de réussite de la 6ème année d'enseignement secondaire de plein exercice
• certificat d'enseignement secondaire supérieur ou diplôme d'aptitude à l'enseignement supérieur
• diplôme délivré après réussite de l'examen prévu à l'article 5 des lois sur la collation des grades académiques
• diplôme ou certificat d'une section de l'enseignement secondaire supérieur de promotion sociale, délivré après un cycle d'au moins 750 périodes
  

Téléchargez votre diplôme dans le C.V. en ligne de votre compte ‘Mon Selor' au moment de l'inscription. Faute de quoi, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature.

Quelles sont les autres possibilités de participation en matière de diplôme ?

• Vous pouvez également participer si vous possédez un diplôme obtenu auparavant, assimilé à l'un des diplômes précités.





• Vous participez sous réserve lorsque :
  • vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique :
    Vous n'avez pas encore obtenu l'équivalence de votre diplôme ? Adressez-vous dès maintenant (la procédure étant relativement longue) auprès du Ministère de la Communauté française (02/690.80.00) et envoyez-la à Selor.
    
    
  • vous avez obtenu votre diplôme dans une langue autre que le français :
    En fonction de votre situation, vous devrez peut-être obtenir un certificat linguistique chez Selor pour attester de votre connaissance du français. Pour ce faire, vous devez vous inscrire en ligne.

Vous n'êtes pas certain que votre diplôme vous donne accès à la sélection ou vous ne savez pas si vous devez passer un test linguistique ?
Informez-vous auprès la personne de contact de Selor avant la date limite d'inscription (voir « Données de contact Selor »).


2. Aucune expérience n'est exigée.

Conditions de travail

Vous serez engagé dans le cadre d'un contrat à durée déterminée de 12 mois dans le grade d'assistant administratif (niveau C), avec l'échelle de traitement correspondante (C1).
 

Rémunération
Traitement de départ minimum : 23886,11 EUR (salaire annuel brut, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non comprises).



Avantages

• possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
• nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
• assurance hospitalisation avantageuse
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• avantages et offres intéressantes grâce à la carte Fed+
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• divers avantages sociaux
• accessibilité via les transports en commun
• restaurant d'entreprise pratiquant des prix démocratiques (à l'ORB)
• possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
• garderie d'enfants durant les vacances scolaires (à l'ORB)

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l'administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous êtes une personne en situation de handicap, de trouble ou de maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Important

• Consultez régulièrement l'onglet ‘Mes procédures de screening' de votre compte en ligne Mon Selor afin de vérifier si les inscriptions aux épreuves sont ouvertes.
• Vous aurez la possibilité de vous inscrire aux épreuves uniquement pendant la période d'inscription mentionnée dans l'onglet ‘Mes procédures de screening'. Passé ce délai, si vous n'êtes pas inscrit, votre candidature ne sera dès lors plus prise en considération pour cette sélection.
• Si vous ne pouvez pas vous présenter à la session à laquelle vous vous êtes inscrit, vous devez vous désinscrire au plus tard 1 heure avant le début du test. Cependant, pour des raisons d'organisation, nous vous invitons à vous désinscrire au plus tard la veille de l'épreuve. Pour ce faire, dans votre compte en ligne, cliquez sur le lien d'annulation qui se trouve juste à côté de la date que vous avez choisie. Vous pourrez alors choisir une autre session, pour autant que d'autres sessions soient encore disponibles.
• En cas de problème lors de votre inscription à une épreuve, veuillez prendre contact avec la personne de contact mentionnée dans la rubrique « Données de contact Selor » le plus rapidement possible et au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'épreuve.
• Si vous ne vous inscrivez pas ou ne vous présentez pas à une épreuve, nous ne tiendrons pas compte de votre candidature pour la suite de la procédure.

Tests de sélection

1. Screening générique (environ 3h30):

Le premier test est un test d'aptitude. Ce test de raisonnement abstrait nous permet d'évaluer votre rapidité à établir des liens, comprendre une situation ou saisir des principes et des règles.

Le deuxième test est un test de bac à courrier. Ce test permet de mesurer vos compétences au niveau de la gestion de l'information et de la gestion des tâches. A partir d'une boîte e-mail, vous devez traiter toute une série de courriers dans un laps de temps donné. On vous demande d'évaluer les priorités, de mettre en œuvre des actions, de planifier celles-ci et d'impliquer les acteurs concernés dans le processus.

Le troisième test est un test de jugement situationnel. Il permet de mesurer vos compétences au niveau de la gestion des relations et de la gestion de votre fonctionnement personnel. On vous présente différentes situations qui se produisent dans un contexte défini. Pour chaque situation, vous devez juger les alternatives données quant à leur caractère approprié.

Vous avez réussi si vous obtenez au moins 50 points sur 100, à chaque test, et vous obtenez au moins 50 points sur 100, au total.


Vous avez réussi ce screening générique ?
Vous recevrez une dispense valable durant 3 années, à compter de la date de réception de vos résultats. Attention : si votre dispense vient à échéance avant la date limite d'inscription de cette sélection, vous devrez à nouveau présenter les tests du screening générique.

Vous n'avez pas réussi ce screening générique ?
Vous ne pourrez plus participer à ce screening générique pour ce niveau ou un niveau supérieur durant une période de 6 mois (development buffer), à compter de la date de participation aux tests auxquels vous avez échoué. Pour pouvoir vous inscrire à une autre sélection du même niveau ou d'un niveau supérieur, votre exclusion doit avoir pris fin avant la date limite d'inscription de la sélection à laquelle vous souhaitez participer.

Quand les tests se déroulent-ils ?

Je n'ai pas de dispense pour le screening générique
Dès que vous avez postulé, vous pouvez choisir en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles via l'onglet '« Mes messages et tâches »' de votre compte Mon Selor.

J'ai une dispense pour le screening générique
Au plus tôt 10 jours après la date limite d'inscription, vous pourrez vous inscrire en ligne pour le screening spécifique à la fonction (parmi les choix disponibles : à supprimer si une seule date prévue) via l'onglet '« Mes messages et tâches »' de votre compte Mon Selor.
Vous trouverez un grand choix de dates dans le calendrier des épreuves. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

2. Screening spécifique à la fonction

2.2. Event 2: Entretien (1h00)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences') répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.
Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 21 points sur 35.

Cette épreuve se déroulera les 1 et 2.10.2018 (dates sous réserve). Via l'onglet « Mes messages et tâches » de votre compte Mon Selor, vous pouvez vous inscrire à l'épreuve informatisée. Vous serez invité à vous inscrire uniquement si vous avez réussi le screening générique. Si plusieurs dates sont disponibles : choisissez en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Cependant, n'attendez pas le dernier moment pour vous inscrire au test, au risque de ne plus trouver de place disponible les derniers jours.

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Plus d'infos concernant la procédure de sélection ?
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Compte rendu
Après réception de votre résultat à une épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 2 mois un compte rendu par écrit.

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d'informations sur www.selor.be, rubrique Contact.

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes :

• demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection, via ‘Mon Selor', dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles'. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).
  
  Procédure
  Etape 1 : cochez l'option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
  Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
  Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l'adresse suivante : diversity@bosa.fgov.be
  Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.
  
  Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue)
  
  
• être classé si vous le demandez dans la liste de recrutement spécifique pour des lauréats présentant un handicap en cas de réussite aux sélections statutaires fédérales. Les services publics qui atteignent moins de 3% de leur quota sont obligés de consulter les candidats de ces réserves en priorité.
• Demander concrètement des aménagements du poste de travail lors de l'engagement. Si vous souhaitez des aménagements du poste de travail, vous pouvez en informer votre futur employeur au moment de votre entrée en service. Attention, votre futur employeur n'en sera pas informé automatiquement.
  Chaque fois que vous recevrez une offre d'emploi, vous pourrez télécharger un formulaire de demande d'adaptations du poste de travail. Vous devrez le compléter et l'envoyer personnellement par e-mail à votre futur employeur.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap au moment de l'inscription à la sélection.

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@bosa.fgov.be.

Vous êtes enceinte ou vous allaitez votre enfant et vous avez besoin d'un aménagement raisonnable ?

Par exemple : vous avez besoin d'un local à part pour une pause d'allaitement ?
Prenez contact avec diversity@bosa.fgov.be (au moins 1 semaine avant la date du test) afin que nous puissions prévoir les adaptations raisonnables à temps.

Et après la procédure de sélection ?

Si vous êtes lauréat ?
Vous serez repris sur la liste des lauréats si vous avez réussi le screening spécifique à la fonction.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu'une place se libère à nouveau pour cette fonction.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?
Une liste de lauréats, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l'attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Si vous n'êtes pas lauréat ?
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 31.08.2018 inclus.

Vous devez poser votre candidature en ligne via 'Mon Selor'. Nous procédons au screening du C.V. tel qu'il se trouve dans 'Mon Selor' à la date limite d'inscription. Nous procédons également au screening du diplôme que vous devez télécharger au moment de l'inscription.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Comment télécharger votre diplôme ?
Vous pouvez télécharger votre diplôme dans votre C.V. en ligne (avant la date limite d'inscription) dans l'un des formats suivants : PDF, DOC, DOCX, JPG ou TIF. La taille du fichier ne doit pas dépasser 8 MB. Si vous ne parvenez pas à télécharger votre diplôme, vous pouvez également en envoyer une copie à la personne de contact chez Selor (voir la rubrique ‘Données de contact Selor') en mentionnant votre numéro de registre national, votre nom, votre prénom et le numéro de la sélection.

Correspondant Selor
Mohamed Laarbaui - Responsable Sélections
Tél. : 02/238.35.68
E-mail : laar@belspo.be

Adresse et coordonnées générales
Selor
WTC III - Bld. Simon Bolivar, 30
1000 Bruxelles
Site web : www.selor.be/fr/contact

Comment arriver chez Selor ?
Description du trajet