Assistant administratif P&O (m/f) pour l'agence fédérale des médicaments et produits de santé

Vous gérez de manière autonome et dans les délais les différents aspects administratifs des dossiers du personnel :
Vous assurez la gestion administrative des entrées en service des agents contractuels et statutaires.
Vous gérez les changements administratifs au niveau de la carrière des agents (promotion barémique, mutation interne, accession, changement de contrat ou de statut,
pension…).
Vous traitez les demandes des différents types de congés et assurez le suivi des absences pour maladie. Vous transmettez les informations à différents organismes (ex :
mutualités) en fonction de la situation personnelle des agents.
Vous communiquez au SCDF les données nécessaires au paiement correct des salaires des membres du personnel (temps de travail, ancienneté, situation familiale, primes éventuelles,…).
Vous encodez les données relatives au personnel dans différentes bases de données internes et externes (absentéisme, pension,…). Vous classez des documents électroniques et papiers.
Vous informez les membres du personnel de l'état d'avancement de leur demande et donnez à leurs questions une réponse rapide et conforme à la réglementation.
Vous participez aux réunions d'équipe, signalez des problèmes ou anomalies et donnez des avis constructifs afin d'améliorer le fonctionnement du service.
Vous respectez la confidentialité des dossiers et veillez à l'application des procédures internes.
 
Plus d'info sur la fonction ?
Grenier Sabine - Attaché P&O
Correspondant de l'agence fédérale des médicaments et produits de santé
Tél. : 02/524.82.39
Courriel : sabine.grenier@afmps.be

Il y a 1 poste vacant auprès de la Division Personnel & Organisation, de l'agence fédérale des médicaments et des produits de santé, place Victor Horta 40/40 1060 Saint-Gilles.

Au sein de la division Personnel & Organisation, vous travaillez dans la cellule Gestion de dossier et serez intégré dans une équipe de 5 personnes.

La Division Personnel & Organisation est l'un des services de l'Administrateur général au sein de l'afmps.

L'agence fédérale des médicaments et des produits de santé (afmps) (loi du 20/07/2006), organisme fédéral d'intérêt public, est l'autorité compétente en matière de qualité, de sécurité et d'efficacité des médicaments et des produits de santé.
L'afmps collabore avec les professionnels de la santé et les autres autorités compétentes sur les plans national et international pour assurer aux citoyens le bénéfice optimal des médicaments et des produits de santé dont ils ont besoin.

Les activités de l'afmps sont réparties selon ces 3 directions générales appelées aussi "piliers".

PILIER 1, la "DG PRE Autorisation" assure la gestion de toutes les activités avant la première autorisation de mise sur le marché d'un médicament ou d'un produit de santé
PILIER 2, la "DG POST Autorisation"assure la gestion de toutes activités après la première autorisation de mise sur le marché d'un médicament ou d'un produit de santé
PILIER 3, la "DG Inspection" assure toutes les activités d'inspection et de contrôle

Compétences

Compétences comportementales

• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous accompagnez des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
• Vous planifiez et gérez de manière active votre propre développement en fonction de vos possibilités, intérêts et ambition, en remettant en question de façon critique votre propre fonctionnement et en vous enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
• Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.

Compétences techniques

• Vous disposez d'une bonne connaissance et êtes capable d'appliquer la réglementation concernant le statut, la carrière ainsi que les règles de congé des agents fédéraux.
• Vous vous exprimez oralement et par écrit de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte.

Attention ! Les compétences en gras sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction. Celles-ci ont une valeur plus importante dans le score final. L'obtention d'un score inférieur à 60% à la compétence portant sur la réglementation concernant le statut, la carrière ainsi que les règles de congé des agents fédéraux, entraine un échec à l'épreuve orale.

 
Une bonne motivation est également importante (X2).

Atouts

• Vous avez déjà utilisé CAPELO.
• Vous maîtrisez MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Vous connaissez le néerlandais et/ou êtes prêt à travailler dans un environnement bilingue.
  

Conditions de participation

Pour participer à cette sélection, vous devez être agent statutaire francophone de niveau C dans l'une des Administrations fédérales ou des Parastataux repris dans l'Arrêté Royal du 15 janvier 2007 (le personnel de la SNCB, de la police fédéral, des greffes et parquets ainsi que les militaires de carrière ne font pas partie du champ d'application du Marché Interne).

Avantages

• possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
• possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
• possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation avantageuse
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• avantages et offres intéressantes grâce à la carte carte Fed+
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• divers avantages sociaux
• accessibilité aisée via les transports en commun
• restaurant d'entreprise pratiquant des prix démocratiques
• possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
• horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
• 26 jours de congé par an
• possibilité de télétravail 1 jour/semaine après un an.

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l'administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous souffrez d'un handicap, d'un trouble ou d'une maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@selor.be.

 Screening spécifique à la fonction :

2.1. Event 1: Épreuve écrite (1h)

Si moins de 10 candidats répondent aux conditions de participation de l'examen, l'épreuve écrite sera organisée le même jour que l'entretien.

A l'aide de l'épreuve écrite, nous mesurerons votre communication écrite, la compétence "Résoudre des problèmes" ainsi que votre connaissance et capacité à appliquer la réglementation concernant le statut, la carrière ainsi que les règles de congé des agents fédéraux.
Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 21 points sur 35. Tenant compte du nombre d'emploi à pourvoir, seuls les 10 premiers lauréats seront conviés à l'épreuve suivante.

Cette épreuve se déroulera vers la mi-octobre dans les locaux de l'afmps. Vous y serez convoqué par mail.


2.2. Event 2: Entretien (1h)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences') répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 21 points sur 35.
 
Cette épreuve se déroulera vers la mi-octobre 2014 dans les locaux de l'afmps. Vous y serez convoqué par mail.

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Plus d'infos concernant la procédure de sélection ?
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Compte rendu
Après réception de votre résultat à une épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 3 mois un compte rendu par écrit.

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d'informations sur www.selor.be, rubrique Contact.

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes

• demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection, via ‘Mon Selor', dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles'. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).
  
  Procédure
  Etape 1 : cochez l'option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
  Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
  Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l'adresse suivante : diversity@selor.be)
  Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.
  
  Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue)
  
  
• demander à Selor d'informer votre futur employeur sur vos besoins en adaptation de poste de travail. Si tel est votre souhait, contactez diversity@selor.be dès que vous savez où et quand vous commencez à travailler afin de recevoir le formulaire de demande correspondant.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap avant la date limite d'inscription.

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@selor.be.

Etape 1 > Complétez votre C.V. en ligne

• Décrivez votre handicap, trouble ou maladie avant la date limite d'inscription dans la rubrique ‘Données personnelles' de votre C.V. en ligne. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, temps supplémentaire pour le test, …).
• Indiquez si vous souhaitez être prioritaire à l'engagement. Les services publics qui atteignent moins de 2% de leur quota sont obligés de consulter ces candidats en priorité. A partir de 2014, les services publics qui atteignent moins de 3% de leur quota y seront également obligés. Les autres services publics choisissent s'ils donnent la priorité à ces candidats.
• Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap avant la date limite d'inscription.

Etape 2 > Contactez vous-même l'employeur responsable de la sélection après avoir complété votre C.V. en ligne. S'il le souhaite, cet employeur peut consulter l'expertise de Selor afin de prévoir des aménagements raisonnables.

Etape 3 > Selor informe votre futur employeur sur vos besoins en adaptation de poste de travail. Si tel est votre souhait, contactez diversity@selor.be dès que vous savez où et quand vous commencez à travailler afin de recevoir le formulaire de demande correspondant. Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@selor.be.

Et après la procédure de sélection ?

Si vous êtes lauréat ?
Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus au screening spécifique à la fonction: Event 2 Entretien. A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la partie ‘screening spécifique à la fonction - event 1 : épreuve écrite. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu'une place se libère à nouveau pour cette fonction.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?
Une liste de 10 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l'attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Si vous n'êtes pas lauréat ?
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Votre candidature sera prise en considération seulement si le 03 octobre 2014 au plus tard :

• vous remplissez votre CV complètement (dans la langue de la sélection) dans Mon Selor
• vous téléchargez votre arrêté de nomination
• et vous cliquez sur le bouton 'Postuler'.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Correspondant Selor 
Sylvie Golaire - Assistante HR Services
Tél.: 02/788.66.47
E-mail: sylvie.golaire@selor.be

Adresse et coordonnées générales
Selor
Boulevard Bischoffsheim 15
1000 Bruxelles
www.selor.be
Ligne info gratuite: 0800/505.55
E-mail: info@selor.be

Comment arriver chez Selor ?
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