Responsable Budget & Finances (m/f) pour la Bibliothèque Royale de Belgique

Vous appuyez le management en analysant la gestion financière et en élaborant des propositions afin d'améliorer celle-ci :

• vous analysez l'impact budgétaire, financier et comptable des décisions stratégiques
• vous analysez les processus clés et faites des propositions d'amélioration au management (en collaboration avec les autorités de contrôle telles que l'audit interne, la Cour des comptes, etc.)
• vous formulez des avis financiers pour les différents services et pour le management
• vous collaborez à des projets d'implémentation de nouveaux instruments de gestion financière ou vous apportez des améliorations aux systèmes existants
• vous suivez de a à z les marchés publics, appels d'offres

Vous suivez de près le budget de l'organisation et élaborez des questions budgétaires et en assurez le suivi :

• vous préparez tous les documents budgétaires nécessaires à l'élaboration du budget et aux différentes adaptations au cours de l'année
• vous rédigez des rapports comptables et financiers, vous planifiez les dépenses et vous approuvez les paiements

Vous assurez l'organisation optimale des processus comptables et du service financier :

• vous dirigez une équipe et le comptable
• vous établissez les procédures comptables et vous les tenez à jour
• vous assurez le suivi de la comptabilisation
• vous coordonnez les opérations pour la préparation du bilan annuel

Vous garantissez le bon fonctionnement des instruments de gestion financière (analyse des budgets et des coûts, rapports et indicateurs de gestion, etc.) :

• vous assurez le suivi de l'exécution des budgets
• vous assurez le suivi du modèle de répartition des coûts, par service et par prestation, des indicateurs de gestion

Vous assurez la responsabilité du service des activités commerciales (shop, cafétéria, locations des salles et catering)

• vous participez à la promotion des activités commerciales
• vous analysez en permanence l'offre existante et faites des propositions afin de développer des pistes d'amélioration, d'élargir l'offre et d'augmenter les recettes
• vous gérez le personnel
• vous gérez les stocks des marchandises
• vous travaillez sur les procédures de caisses, les conventions, les contrats avec les fournisseurs
• Vous entretenez de bonnes relations avec les différents services ou instances internes et/ou externes en vue d'obtenir et de diffuser les instructions financières qui sont essentielles à la bonne gestion de l'organisation. Vous servez d'intermédiaire entre les différentes instances (Cour des comptes, services ou directions internes, fournisseurs, etc.)

Plus d'info sur la fonction ?
Sara Lammens - Directrice des services d'appui
Tél. : 02/519.53.98
Courriel : sara.lammens@kbr.be

Si vous souhaitez avoir une meilleure image de la fonction, allez voir les témoignages de vos futurs collègues via ce lien.

Il y a 1 poste vacant au sein du service Budget & Finances de la Bibliothèque royale de Belgique situé Boulevard de l'Empereur 4, 1000 Bruxelles.

Le service Budget & Finances est un des huit services de la Direction des Services d'appui. Le responsable Budget & Finances est placé directement sous la supervision de la directrice des services d'appui qu'il sera amené à conseiller sur les dossiers le concernant.
Le service Budget&Finances assure les activités relatives à la préparation et au suivi du budget, à la gestion financière des projets de recherche et la tenue des livres de comptabilité de l'institution établie en tant que service de l'Etat à gestion séparée. Le suivi des marchés publics et la conformité des procédures suivies constituent un aspect important de ces activités. Quatre personnes, dont un comptable, sont affectées à ces tâches.
Le service Budget&Finances est également chargé des activités commerciales de l'institution. Dans ce cadre, il gère le shop, la cafétéria, ainsi que la location de salles à des clients externes. L'équipe des activités commerciales comporte dix personnes, dont deux sont sous la supervision directe du responsable Budget&Finances.

La Bibliothèque royale de Belgique est la bibliothèque scientifique nationale de l'état fédéral belge. Elle gère un patrimoine culturel important. Elle acquiert, par dépôt légal, toutes les publications parues en Belgique et celles des auteurs belges parues à l'étranger. En collaboration avec d'autres bibliothèques scientifiques en Belgique, elle accomplit des tâches essentielles pour la mise à disposition
d'informations scientifiques. Elle répond aux besoins d'information dans tous les domaines de la recherche, tant à partir des propres collections qu'à partir d'informations conservées ailleurs. Elle contribue aux recherches dans le domaine des sciences de l'information et de la bibliothéconomie et participe à des projets de recherche consacrés au patrimoine culturel dans les domaines couverts par ses collections. En tant qu'organisation de services au public, elle met des outils et une infrastructure à la disposition de l'utilisateur afin de lui permettre de disposer de manière adéquate des informations nécessaires à ses recherches. www.kbr.be

Compétences

Compétences comportementales

• Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
• Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises.
• Vous fournissez des conseils à vos interlocuteurs et développez avec eux une relation de confiance basée sur votre expertise.

Compétences techniques

• Vous possédez de bonnes connaissances de la comptabilité analytique, générale et budgétaire.
• Vous disposez de bonnes connaissances de la législation comptable et budgétaire de A.R. du 01 février 2000 fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle des établissements scientifiques de l'Etat relevant du Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions, en tant que services de l'Etat à gestion séparée.
• Vous avez des connaissances de base sur la législation des marchés publics.

Attention ! Les compétences en gras sont considérées comme particulièrement importantes pour la fonction. Celles-ci ont une valeur plus importante dans le score final (X2). Une bonne motivation est également importante. L'obtention à l'entretien, d'un score inférieur à 60% pour les compétences techniques, entraine un échec à l'épreuve orale.

Atouts

• La connaissance du néerlandais est un atout étant donné que vous travaillerez dans un environnement bilingue.
• Vous possédez une connaissance de base de la structure et du fonctionnement de l'administration fédérale et des établissements scientifiques.

Conditions de participation

Pour participer à cette sélection, vous devez être agent statutaire francophone de niveau A1 dans l'une des Administrations fédérales ou des Parastataux repris dans l'Arrêté Royal du 15 janvier 2007 (le personnel de la SNCB, de la police fédéral, des greffes et parquets ainsi que les militaires de carrière ne font pas partie du champ d'application du Marché Interne).

Expérience requise à la date limite d'inscription :

Une expérience professionnelle pertinente de minimum 2 années dans au moins deux des trois domaines suivants: 

• comptabilité budgétaire
• gestion budgétaire et/ou contrôle
• marché public

Complétez votre C.V. en ligne de la manière la plus complète en tenant compte de la « Vérification des conditions de participation » sous la rubrique « Procédure de sélection » et ce avant la date limite d'inscription.

Votre cv en ligne doit être complet. Celui-ci doit comprendre une preuve de nomination (arrêté de nomination, extrait du Moniteur Belge, preuve de votre employeur, prestation de serment ou arreté d'accession), ainsi que l'historique complet de votre expérience professionnelle, emploi actuel inclus.

Si vous ne parvenez pas à télécharger votre preuve de nomination, veuillez prendre contact avec Sébastien Catteau au 02/788.66.21 ou lui envoyer ce document par mail sebastien.catteau@selor.be.

Si pour le 10 juillet 2014 au plus tard, vous ne remplissez pas toutes les conditions formelles de participation ci-dessus, nous ne pourrons tenir compte de votre candidature.

Avantages

• possibilité de bénéficier d'une allocation de bilinguisme
• nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail)
• possibilité de souscrire à une assurance hospitalisation à des conditions avantageuses
• gratuité des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail
• avantages et offres intéressantes grâce à la carte carte Fed+
• possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo
• accessibilité aisée via les transports en commun
• possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées
• horaire flexible dans la prestation des 38h par semaine
• 26 jours de congé par an

Retrouvez toutes les informations (primes et allocations supplémentaires,...) et les avantages relatifs à un emploi dans l'administration sur FedWeb, le portail du personnel fédéral.

Selor mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats.

Nos responsables de sélection sont formés à la diversité et à l'égalité des chances. Ils veillent à une procédure de sélection objective au cours de laquelle seules vos compétences sont mesurées sur base d'outils et de tests neutres. Votre couleur de peau, sexe, âge ou handicap,… ne jouent aucun rôle dans l'évaluation de vos compétences.


Nos descriptions de fonction sont rédigées au masculin uniquement pour des raisons de lisibilité. Toutes les fonctions s'adressent de manière égale aux femmes et aux hommes.


Vous souffrez d'un handicap, d'un trouble ou d'une maladie ?

Consultez la rubrique ‘procédure de sélection' de cette description de fonction pour en savoir plus sur les mesures proposées (aménagements raisonnables, adaptation de poste,…).


Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?

Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@selor.be.

Tests de sélection

Screening spécifique à la fonction :

 Event 1: Épreuve informatisée (45minutes)
Cette épreuve sera organisée en fonction du nombre de candidats ayant réussi le screening générique.

Nous mesurerons différentes compétences à l'aide d'une épreuve informatisée ainsi que votre capacité de raisonnement numérique.

Pour réussir cette épreuve, vous devez obtenir au moins 10 points sur 20. Tenant compte du nombre d'emploi à pourvoir, seuls les 10 premiers lauréats seront conviés à l'épreuve suivante.

Cette épreuve se déroulera entre mi-juillet et mi-août. Via l'onglet '« Mes messages et tâches »' de votre compte Mon Selor, vous pouvez choisir en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Vous serez invité à faire ce choix uniquement si vous avez réussi le screening générique.

Event 2: Entretien (1h + 1h partie écrite)

L'entretien évalue si vos compétences comportementales (voir rubrique ‘Compétences') et techniques répondent aux exigences du poste. Vous serez également questionné sur votre motivation, votre intérêt et vos affinités avec le domaine.

L'épreuve orale sera précédée par une partie écrite.

Votre C.V. en ligne dans « Mon Selor » sera utilisé comme information complémentaire lors de l'entretien.

Pour réussir, vous devez obtenir au moins 12 points sur 20. 

Cette épreuve se déroulera au mois d'août. Via l'onglet '« Mes messages et tâches »' de votre compte Mon Selor, vous pouvez choisir en ligne vos date et heure de passation d'épreuve parmi les choix disponibles. Vous serez invité à faire ce choix uniquement si vous avez réussi l'épreuve précédente.

Vous souhaitez de plus amples informations ?

Plus d'infos concernant la procédure de sélection ?
Renseignez-vous auprès du correspondant de Selor (voir « Données de contact Selor »).

Tests et résultats
Vous trouverez toutes les informations relatives au déroulement concret de la procédure, à vos résultats et aux étapes suivantes de la procédure dans votre compte en ligne « Mon Selor ». Votre compte en ligne est le seul endroit qui centralise toutes ces informations de manière fiable. Vérifiez donc régulièrement votre compte en ligne où vous retrouverez toutes les informations relatives à vos sélections.

Compte rendu
Après réception de votre résultat à une épreuve de sélection, vous pouvez demander dans les 3 mois un compte rendu par écrit.

Représentation syndicale
Un délégué syndical peut assister à toute sélection organisée par Selor. Les délégués syndicaux sont tenus par une obligation de discrétion en ce qui concerne les informations et les documents à caractère confidentiels.

Pas satisfait de la procédure de sélection ?
Vous pouvez envoyer une plainte à Selor. Vous trouverez plus d'informations sur www.selor.be, rubrique Contact.

En tant que personne présentant un handicap, un trouble ou une maladie, vous pouvez bénéficier des mesures suivantes

• demander des aménagements raisonnables de la procédure de sélection. Vous devez mentionner ceci au moment de l'inscription à la sélection, via ‘Mon Selor', dans votre C.V. en ligne sous la rubrique ‘Données personnelles'. Donnez-nous un maximum de détails sur les difficultés que vous rencontrez et indiquez-nous également les aménagements qui pourraient vous aider à les surmonter (par exemple : grand écran, programme de synthèse vocale, …).
  
  Procédure
  Etape 1 : cochez l'option « Je souhaite bénéficier d'aménagements raisonnables»
  Etape 2 : décrivez votre handicap/trouble/maladie
  Etape 3 : téléchargez une attestation de votre handicap/trouble/maladie (en cas de problème prenez immédiatement contact à l'adresse suivante : diversity@selor.be)
  Etape 4 : cochez les adaptations raisonnables dont vous souhaiteriez pouvoir bénéficier et expliquez pourquoi vous pensez avoir besoin de ces adaptations.
  
  Important : Les étapes 1 à 4 (incluse) doivent impérativement être entièrement en ordre au moment où vous postulez et avant de choisir une date de participation (sinon votre dossier ne pourra pas être analysé et aucun adaptation raisonnable ne pourra être prévue)
  
  
• demander à Selor d'informer votre futur employeur sur vos besoins en adaptation de poste de travail. Si tel est votre souhait, contactez diversity@selor.be dès que vous savez où et quand vous commencez à travailler afin de recevoir le formulaire de demande correspondant.

Téléchargez également votre attestation officielle et valide de votre handicap avant la date limite d'inscription.

Plus d'information sur notre gestion de la diversité ?
Vous trouverez davantage d'informations à propos de notre politique d'égalité des chances sur www.selor.be -> A propos de Selor -> Egalité des chances. Vous pouvez également contacter diversity@selor.be.

Et après la procédure de sélection ?

Si vous êtes lauréat ?
Le classement des lauréats sera établi sur base des résultats obtenus au screening spécifique à la fonction: entretien + partie écrite. A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la motivation. Si pour cette partie, des personnes ont des points égaux, leur classement sera établi de manière aléatoire.

Si vous faites partie de ceux qui ne peuvent pas immédiatement entrer en fonction, votre nom est repris dans une liste dans laquelle on peut puiser dès qu'une place se libère à nouveau pour cette fonction. En fonction de votre classement, une fonction contractuelle pourra également vous être proposée.

Combien de temps cette liste reste-t-elle valable ?
Une liste de 10 lauréats au maximum, valable 1 an, sera établie. Si plusieurs lauréats sont à égalité de points pour l'attribution de la dernière place, le nombre maximum de lauréats fixé est augmenté en leur faveur.

Si vous n'êtes pas lauréat ?
La procédure prend fin et vous n'êtes pas invité aux éventuelles épreuves suivantes de la même sélection.

Votre candidature sera prise en considération seulement si le 10 juillet 2014 au plus tard :

• vous remplissez votre CV complètement (dans la langue de la sélection) dans Mon Selor
• vous téléchargez votre arrêté de nomination
• vous téléchargez votre diplôme au moment de l'inscription (à supprimer si pas nécessaire)
• et vous cliquez sur le bouton 'Postuler'.

Vous ne pouvez pas postuler via fax ou e-mail.

Correspondant Selor
Sébastien Catteau - Assistant HRS
Tél.: 02/788.66.21
E-mail:sebastien.catteau@selor.be

Adresse et coordonnées générales
Selor
Boulevard Bischoffsheim 15
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E-mail: info@selor.be

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